В каких ситуациях допустим перенос отпуска, какие документы требуются и как правильно оформить изменения, чтобы избежать споров и нарушений трудового законодательства – с такими вопросами сталкивается каждый кадровик.
В статье разберём законные основания для переноса, порядок подачи заявлений и издания приказов, а также практические рекомендации по внесению изменений в кадровые документы.
В учебном центе “РУНО” разработали специальный курс “Локально-нормативные акты работодателя (ПВТР, Положения, инструкции)". Практика составления”, который поможет разобраться в составлении локально-нормативных актов компании и позволит стать компетентным специалистом кадрового делопроизводства.
Ежегодный основной оплачиваемый отпуск
Работнику положен минимум 28 календарных дней оплачиваемого отпуска в год (ст. 115 ТК). Для отдельных категорий этот срок увеличен. Так, для инвалидов минимальная продолжительность основного отпуска — не менее 30 дней. Продление отпуска также установлены для педагогов, медицинских работников, научных сотрудников и несовершеннолетних работников.
Кто имеет право? Право на отпуск имеют все официально трудоустроенные работники, в том числе лица, работающие по совместительству.
Когда можно использовать отпуск? Стандартное правило — отпуск предоставляется после шести месяцев непрерывной работы у одного работодателя (ст. 122 ТК). При необходимости отпуск раньше этот вопрос решается по соглашению с работодателем.
Некоторые категории могут уйти в отпуск до истечения шести месяцев по их заявлению — например, несовершеннолетние и беременные женщины, готовящиеся к декретному отпуску. Совместители вправе брать отпуск одновременно с отпуском по основному месту работы.
Особенности основного оплачиваемого отпуска:
- отпуск можно разделить на части, но одна из частей должна быть не менее двух недель.
- заменить отпуск денежной компенсацией нельзя, кроме случая увольнения работника.
В каких случаях переносить отпуск работника
Если у сотрудника есть уважительные причины, ежегодный оплачиваемый отпуск должен быть продлен или перенесен на другие даты. Ниже — основные основания для переноса, пример практической ситуации и случаи, когда работодатель вправе отказать.
Если работник заболел во время отпуска или до его начала, он вправе перенести неиспользованную часть отпуска на другие даты. Доказательством служит электронный листок временной нетрудоспособности. Судебная практика подтверждает, что работодатель обязан перенести отпуск даже при незакрытом больничном.
Основаниями для продления или переноса отпуска также являются прохождение военных сборов, явка по повестке в суд, исполнение обязанностей присяжного и другие государственные поручения. Например, если сотрудника вызвали в военкомат на медицинское обследование во время отпуска, отпуск должен быть продлён или перенесён (письмо Роструда от 16.01.2025 № ПГ/28050-6-1).
Когда работодатель может отказать. Отказ возможен при отсутствии уважительных причин или при отсутствии подтверждающих документов, а также если сотрудник не уведомил работодателя своевременно. В отдельных случаях отказ может быть обусловлен неотложными производственными потребностями, но и тогда отказ должен быть обоснован, а работник может защищать свои права через ГИТ или суд.
Как оформить перенос отпуска:
- работник уведомляет работодателя и предоставляет подтверждающие документы;
- работодатель оформляет перенос или продление приказом и вносит изменения в график отпусков;
- при согласовании дат учитываются предпочтения работника и производственные возможности работодателя.
Когда выплачивать отпускные
Отпускные надо выплатить не позднее чем за три календарных дня до начала отпуска (ч. 9 ст. 136 ТК). При задержке выплаты работник вправе требовать переноса отпуска (ст. 124 ТК). За несоблюдение сроков работодателю грозит административная ответственность, поскольку бухгалтерия ориентируется на приказ об отпуске и табель. Чтобы избежать проблем, передавайте приказ и табель коллегам заблаговременно (постановление Первого КСОЮ от 17.02.2022 № 16-680/2022).
Сроки уведомления о начале отпуска. Работника нужно уведомить о начале отпуска не позднее чем за две недели. Если этого не сделано, сотрудник может отказаться от отпуска в запланированные даты и перенести его на другой срок. В случае обращения в суд работодатель может быть обязан компенсировать моральный вред (определение Девятого КСОЮ от 19.09.2024 № 88-8218/2024).
Льготные категории работников. Сотрудники из льготных категорий имеют право перенести отпуск, запланированный по графику, и получить отказ нельзя (ч. 4 ст. 123 ТК). К примеру, к льготникам относятся родители троих и более детей до 18 лет, если младшему не исполнилось 14 лет. Полный перечень таких категорий приведен в специальной таблице в статье. В спорах суд, как правило, встаёт на сторону льготника; при проигрыше работодателю могут присудить компенсацию морального вреда и возмещение убытков (апелляционное определение Свердловского облсуда от 05.03.2024 по делу № 33-3574/2024).
Присоединение отпуска к декретному. По желанию работницы ежегодный оплачиваемый отпуск до или после отпуска по уходу за ребенком должен быть предоставлен (ч. 3 ст. 122 ТК). Отказать можно лишь при отсутствии неиспользованных ежегодных отпусков, включая авансированные за текущий рабочий год.
Производственная необходимость. При производственной необходимости работодатель вправе просить перенести отпуск, если отсутствие сотрудника существенно нарушит работу организации. Перенос возможен только с письменного согласия работника. Использовать такой отпуск нужно не позднее чем через 12 месяцев после окончания рабочего года, за который он предоставлялся (ст. 124 ТК).
Личные обстоятельства. Если работник по личным причинам не хочет брать отпуск в даты графика, работодатель не обязан менять график. Суды отмечают, что пожелания сотрудников учитываются, но не всегда обязательны к выполнению, если работник не относится к льготной категории (определение Первого КСОЮ от 23.01.2024 № 88-2601/2024).
Для корректного решения вопросов о выплатах и переносах отпусков оформляйте все заявления и приказы письменно, сохраняйте подтверждающие документы и заранее информируйте бухгалтерию. Это снизит риск споров и административных претензий.
Когда работодатель может отказать в переносе отпуска
Компания не обязана автоматически соглашаться на перенос дат отпуска по просьбе сотрудника и имеет право отказать. Одной из оснований для отказа служит наличие утвержденного графика отпусков, с которым работник ознакомлен под роспись — этот документ обязателен для исполнения обеими сторонами.
Отказ возможен, если временное отсутствие сотрудника негативно скажется на работе организации или нарушит её производственные процессы. Трудовое законодательство не дает точного определения понятия «неблагоприятные обстоятельства», мешающие нормальной деятельности предприятия или индивидуального предпринимателя, что подчеркивала Государственная инспекция труда Москвы, поэтому оценка риска остается за работодателем и должна опираться на реальные потребности производства и документальные подтверждения.
В период отпусков, ежегодный оплачиваемый отдых должен быть предоставлен, и соответствующее требование действует в течение двух лет подряд. Из этого правила есть исключения — это несовершеннолетние работники и сотрудники, занятые на работах с вредными и опасными условиями труда.