Часть 2
📉 Проблема, которая «съедает» дни операторов и бухгалтерии
В конце каждого месяца отдел продаж, бухгалтерия или операторы сталкиваются с одной и той же задачей — закрыть оказанные услуги по действующим договорам:
- Для каждого клиента нужно сделать пакет документов: акт, счет, УПД.
- Сверить данные с условиями договора.
- Проверить цены, объемы, даты.
- Отправить по e-mail или через ЭДО.
Если клиентов 150–200 и услуги оказываются регулярно, на ручную подготовку уходит несколько дней. Плюс ошибки из-за копирования, забытые позиции, разночтения в суммах.
💡 Решение: автоматизация закрытия работ в 1С
Мы создали обработку, которая берет все данные из собственных договоров (см. первую часть) и автоматически готовит весь пакет закрывающих документов.
Как это работает:
- Определение условий
Система подтягивает из договора: стоимость, периодичность, спецификацию услуг, изменения по допсоглашениям. - Два сценария работы
Фиксированный объем: например, аренда помещения с постоянной ставкой каждый месяц.
Переменный объем: услуги по факту — уборка, ремонт, IT-поддержка. Стоимость рассчитывается по единице объема (час, кв. метр, штука). - Сбор фактов оказания услуг
По фиксированным договорам — данные берутся напрямую из условий.
По переменным — из заказ-нарядов, заявок или других учетных документов. - Формирование пакета документов
Акт выполненных работ.
Счет на оплату.
УПД (универсальный передаточный документ). - Детализация
Возможность включить в печатную форму подробности: даты, обращения, исполнителей, объемы. - Мгновенная рассылка
Отправка документов по e-mail или через ЭДО.
Все отправленные документы фиксируются в 1С, с возможностью открыть подписанный файл клиента прямо из карточки реализации.
📊 Эффект для бизнеса
- Время: подготовка документов для 200 клиентов — 15 минут вместо нескольких дней.
- Качество: полное исключение ошибок в суммах и реквизитах.
- Прозрачность: весь архив закрывающих документов доступен в пару кликов.
- Управляемость: можно быстро проверить факт отправки и подписи по ЭДО.
- Гибкость: подходит и для циклических, и для разовых услуг с переменным объемом.
📌 Вывод: автоматизация закрытия работ — это способ не только разгрузить сотрудников, но и сделать процесс максимально прозрачным и предсказуемым для клиента.
👉 Если вы ещё не внедрили учет условий договоров в 1С — начните с этого. Подробно об этом я писал в первой части серии.
#автоматизация #эффективность_бизнеса #1С #акты #кейсы