FB Consulting уже много лет помогает бизнесу проходить проверки без лишних стрессов и штрафов. Сегодня расскажем, как правильно подготовиться к визиту трудовой инспекции, чтобы он не превратился в кошмар для руководителя и бухгалтерии.
Почему важно быть готовым к проверке
Проверка трудовой инспекции — это не просто формальность. Это процесс, в ходе которого инспекторы оценивают, соблюдает ли организация трудовое законодательство: правильно ли оформлены сотрудники, соблюдаются ли нормы охраны труда, есть ли нарушения в оплате труда и документации.
Штрафы за несоблюдение могут достигать сотен тысяч рублей, а в отдельных случаях — привести к приостановке деятельности. И, что особенно неприятно, любая проверка фиксируется и может быть учтена в будущем при других проверках.
Когда ждать проверку
Проверки бывают плановые и внеплановые:
- Плановые проводятся по утверждённому графику (он есть на сайте Роструда). Обычно организации проверяют раз в 3–5 лет, но для некоторых сфер — чаще.
- Внеплановые могут начаться из-за жалобы сотрудника, несчастного случая на производстве, обращения прокуратуры или выявленных нарушений при других проверках.
Важно помнить: даже если вам кажется, что «никаких поводов нет», инспекция может нагрянуть в любой момент.
Что проверяют
В первую очередь трудовая инспекция обращает внимание на:
- Трудовые договоры — наличие, правильность оформления, соответствие закону.
- Локальные нормативные акты — правила внутреннего распорядка, положения об оплате труда, графики отпусков.
- Документы по охране труда — приказы, инструкции, акты проверки знаний, медосмотры.
- Расчёт заработной платы — правильность начислений, отсутствие задержек, соблюдение МРОТ.
- Рабочее время и отдых — графики, табели учёта, переработки, сверхурочные.
- Сведения об увольнении сотрудников — соблюдение сроков и процедуры.
Подготовка шаг за шагом
1. Проведите внутренний аудит документов
Прежде чем придёт инспектор, проверьте, все ли документы у вас в порядке:
- у каждого сотрудника должен быть трудовой договор;
- приказы о приёме, переводе и увольнении оформлены правильно;
- есть должностные инструкции и подписи работников об ознакомлении.
2. Проверьте правильность ведения кадрового учёта
Ошибки в трудовых книжках, отсутствие приказов или неверные даты — частые причины штрафов.
3. Наведите порядок в охране труда
Инструкции, журналы инструктажей, акты проверок знаний — всё должно быть на месте и подписано. Медосмотры — актуальны и подтверждены.
4. Убедитесь в правильности расчёта зарплаты
Задержки, «серые» выплаты или начисления ниже МРОТ — прямой путь к штрафу.
5. Проведите «репетицию» проверки
Назначьте ответственного за общение с инспекторами, проработайте порядок предоставления документов.
Как вести себя во время проверки
- Сохраняйте спокойствие — инспектор выполняет свою работу, ваша задача — показать, что у вас всё в порядке.
- Отвечайте чётко и по существу — не нужно рассказывать лишнего.
- Документы выдавайте только те, которые запросили — лишняя информация может вызвать дополнительные вопросы.
- Ведите журнал действий инспектора — фиксируйте, что и когда он запросил и получил.
Частые ошибки при подготовке
- Игнорирование «мелочей» — например, отсутствие подписи в журнале инструктажа. Для инспектора это серьёзное нарушение.
- Паника и хаотичные действия — перед проверкой не стоит срочно переписывать документы, это заметно.
- Отсутствие ответственного — когда непонятно, кто даёт документы, начинается путаница.
Что делать, если нашли нарушение
Не спорьте на эмоциях — фиксируйте всё в акте, просите внести ваши пояснения. Если нарушение действительно есть — постарайтесь устранить его в кратчайшие сроки, чтобы минимизировать штраф.
Подготовка к проверке трудовой инспекции — это не разовая акция, а системная работа по поддержанию кадрового и бухгалтерского учёта в порядке. Если у вас всё налажено, визит инспектора пройдёт спокойно и без последствий.
Если вы хотите быть уверены, что проверка пройдёт без штрафов и лишних нервов, обратитесь в FB Consulting. Мы проведём аудит документов, подготовим компанию к визиту инспекции и защитим ваши интересы.
📞 Телефон: +7 (495) 782-58-28
💬 WhatsApp: https://wa.me/79017559792
💬 Telegram: https://t.me/FirstBusinessConsulting
🌐 Сайт: https://fb-consulting.ru/