Открыт склад в другом городе? А может, запустили точку выдачи или офис продаж? Скорее всего, это обособленное подразделение — по-народному «обособка». Без оформления налоговая быстро напомнит о себе штрафами, пенями и ворохом претензий. Но это не просто про бумажки и формальности. Правильно оформленное ОП — это шанс расти, открывать новые точки, привлекать клиентов и не бояться проверок. Звучит как лишняя бюрократия? На деле это как страховка: один раз настроил — и бизнес работает без головной боли. Например, грамотно зарегистрированное ОП помогает избежать лишних вопросов от банков, упрощает работу с контрагентами и даже повышает доверие клиентов, которые видят, что компания официально присутствует в их регионе. Эта статья объясняет, как создать ОП по уму, не запутаться в бумагах и избежать проблем. Всё чётко, по-человечески, с примерами из жизни.
Зачем регистрировать обособленное подразделение
Если компания работает не только по юр.адресу, а, например, открывает офис, склад или пункт выдачи, это повод задуматься об обособленном подразделении. Неважно, большой бизнес или маленький — налоговая требует уведомления, если созданы стационарные рабочие места за пределами главного офиса. Это закон.
Статья 11 НК РФ определяет обособленное подразделение как место, где:
• Работа ведётся вне адреса головного офиса.
• Есть стационарные рабочие места: стол, компьютер, сотрудник, работающий ежедневно.
• Деятельность длится дольше месяца.
• Есть документы: договор аренды, приказ, штатное расписание.
Обязанность уведомить ФНС прописана в подп. 3 п. 2 и п. 7 ст. 23 НК РФ — сделать это нужно в течение 30 дней с начала работы.
Пример: Интернет-магазин «Всё для дома» открыл пункт выдачи в Туле. Установили терминал, наняли менеджера с графиком с 9 до 18. Через месяц налоговая выписала штраф 10 000 ₽ за отсутствие регистрации. Вывод: сотрудник, стол и регулярная работа — повод идти в ФНС.
Если не уведомить вовремя, грозит штраф 10 000 ₽ по статье 116 НК РФ или пени 1/300 ставки ЦБ за день по статье 75 НК РФ. При умышленном сокрытии доходов возможна уголовная ответственность по статье 199 УК РФ (если суммы >15 млн ₽ за три года).
Ошибки, которые дорого обходятся
Некоторые думают: «Это же склад, кто заметит?» Или: «Офис на два месяца, зачем возиться?» Но налоговая замечает. Вот частые ошибки.
Временная точка вместо ОП
Аренда на месяц-два, сотрудник и компьютер — кажется, это не обособленное подразделение. Но если работа идёт каждый день, это ОП. Срок аренды не важен.
Пример: Компания «Техно» арендовала офис в Казани на три месяца для встреч с клиентами. Поставили стол, ноутбук, наняли менеджера. Через полгода — штраф 10 000 ₽ и доначисление налогов.
Маленькая выручка не спасает
Один сотрудник, пара клиентов в день — какое ОП? Но налоговая смотрит на факт: рабочее место, регулярная работа, адрес вне юрадреса.
Пример: Кафе «Булочка» открыло точку выдачи в ТЦ. Один продавец, стол, выручка — 20 000 ₽ в месяц. Налоговая нашла точку через соцсети, доначислила 50 000 ₽.
Забыли уведомить ФНС
Аренда, приказ, штат оформлены, а уведомление не отправили. Бухгалтер думал, что юрист подал, юрист — что бухгалтер. Штраф — 500–1 000 ₽ за документ (ст. 15.6 КоАП РФ) или пени.
Не в ЕГРЮЛ — не ОП
Обособленные подразделения, кроме филиалов и представительств, не вносятся в ЕГРЮЛ, но налоговая считает их ОП (ст. 11 НК РФ).
Уведомление с ошибками
Форма С-09-3-1 подана, но адрес неверный или документы не приложены. Налоговая возвращает бумаги, а компания не знает, что уведомление не принято.
Последствия:
• Штраф: 10 000 ₽ (ст. 116 НК РФ).
• Доначисления: НДФЛ (13%), страховые взносы (22%), налог на прибыль (20%).
• Пени: 1/300 ставки ЦБ за день (ст. 75 НК РФ).
• Блокировка счёта.
• Проблемы с Социальным фондом России (СФР): задержки с больничными.
• Суды: контрагенты могут оспаривать договоры.
Вывод: один день на регистрацию спасёт от месяца разборок.
Какие бывают обособленные подразделения
По статье 55 ГК РФ обособленные подразделения делятся на три типа. Выбор зависит от задач.
Филиал
Филиал — почти мини-компания. Он может:
• Заключать договоры.
• Открывать счёт.
• Зарабатывать.
• Представлять фирму в суде.
У филиала есть руководитель с доверенностью. Его вносят в ЕГРЮЛ, учёт отдельный.
Пример: Сеть «Светлый дом» открыла филиал в Екатеринбурге. Он продаёт лампы, договаривается с поставщиками, платит налоги по месту.
Представительство
Лёгкая форма. Не продаёт, а только:
• Рекламирует компанию.
• Ведёт переговоры.
• Общается с клиентами.
• Вносится в ЕГРЮЛ, учёт проще.
Пример: IT-компания «Кодер» открыла представительство в Новосибирске. Менеджеры продвигают софт, но продажи — через головной офис.
Иное обособленное подразделение
Склады, пункты выдачи, мастерские. Не вносятся в ЕГРЮЛ, но регистрируются в ФНС, если работают дольше месяца.
Пример: «Доставка 24» открыла склад в Ростове. Два сотрудника, погрузчик, терминал. Это ОП.
Как выбрать:
• Продажи, контракты, заработок — филиал.
• Реклама, переговоры — представительство.
• Склад, точка выдачи — иное ОП.
На что обратить внимание:
• Контроль: Филиал требует отдельного учёта, представительство — меньше, иное ОП — минимум.
• Лицензии: Для медицины или образования нужен филиал.
• Налоги: У филиала налоги могут считаться отдельно.
Пример: Компания «Логистика плюс» открыла склад в Воронеже, решив, что это «просто аренда». Через полгода налоговая доначислила 500 000 ₽ за отсутствие регистрации..
Как подготовить документы
Чтобы зарегистрировать ОП, нужно собрать бумаги. Вот план.
Найти помещение
Заключить договор аренды или подготовить свидетельство о собственности. Адрес — точный, арендодатель должен разрешить регистрацию.
Пример: Магазин одежды арендовал место в ТЦ, но арендодатель запретил регистрацию. Пришлось искать другой адрес.
Издать приказ
Составить приказ: «Создаётся ОП по адресу такому-то, ответственный — Иванов».
Написать положение
Полезно указать задачи, функции, структуру ОП. Для филиалов — обязательно.
Назначить руководителя
Если кто-то подписывает договоры, выдать доверенность.
Настроить бухгалтерию
ОП нужен КПП, субсчета в 1С, раздельный учёт доходов-расходов.
Проверить помещение
Соответствие нормам пожарной безопасности, СЭС, охраны труда.
Документы для ФНС:
• Договор аренды или свидетельство.
• Приказ.
• Положение (если есть).
• Штатное расписание.
• Доверенность.
Совет для бухгалтерии:
• Завести субсчета по КПП.
• Разделить доходы и расходы.
• Подготовиться к сдаче отчётности.
Совет для юриста:
• Проверить договор аренды.
• Убедиться в соответствии помещения нормам.
• Оформить доверенность.
Как зарегистрировать ОП
Регистрация — чёткий процесс. Вот шаги.
1. Собрать документы
· Договор аренды.
· Приказ.
· Положение (если есть).
· Доверенность.
2. Заполнить форму С-09-3-1
Уведомление утверждено Приказом ФНС от 04.09.2020 № ЕД-7-14/632@. Указать адрес, КПП головного офиса, данные руководителя. Ошибка — и бумаги вернут.
3. Подать уведомление
· Лично в налоговую.
· По почте с уведомлением.
· Через Личный кабинет на сайте ФНС или МФЦ.
Срок — 30 дней с начала работы. Опоздание — штраф 10 000 ₽ (ст. 116 НК РФ).
4. Получить КПП
За 5 рабочих дней налоговая присвоит КПП и пришлёт извещение.
5. Обновить учёт
Внести КПП в 1С, договоры, счета. Уведомить СФР.
Пример: «Сервис Плюс» открыла филиал в Нижнем Новгороде. Подали форму С-09-3-1через МФЦ, через неделю получили КПП. Бухгалтерия настроила учёт.
Вывод: Регистрация занимает 5–7 дней. Это проще, чем платить штрафы.
Что делать после регистрации
КПП получен? Теперь встроить ОП в работу компании.
· Настроить бухгалтерию.
· Завести субсчета по КПП в 1С. Разделить доходы и расходы. Счета 20, 26, 44, 90, 62 — с учётом КПП.
· Обновить реквизиты
· Добавить КПП в договоры, счета, акты.
· Уведомить СФР
· Данные об ОП должны уйти в Социальный фонд автоматически, но лучше отправить уведомление самому.
· Провести инструктаж
· Ознакомить сотрудников с приказами, оформить штатное расписание, допсоглашения.
Проверить помещение
Соответствие нормам пожарной безопасности, СЭС, охраны труда.
Вести отчётность
Подавать по ОП:
• 6-НДФЛ.
• Расчёты по страховым взносам.
• Декларацию по прибыли (упрощённую для ОП).
• СДФЛ выдавать сотрудникам по их запросу (п. 3 ст. 230 НК РФ).
Пример: Аптека «Здоровье» открыла филиал в Самаре. Забыли настроить учёт, и налоговая доначислила 300 000 ₽ из-за ошибок в отчётности.
Провести аудит
Проверить документы, учёт, уведомления.
Вывод: настроить учёт и отчётность — и ОП станет частью бизнеса.
Что будет, если не зарегистрировать
Без регистрации ждут неприятности:
• Штраф: 10 000 ₽ (ст. 116 НК РФ) или 500–1 000 ₽ за документ (ст. 15.6 КоАП РФ).
• Доначисления: НДФЛ (13%), взносы (22%), налог на прибыль (20%).
• Пени: 1/300 ставки ЦБ (ст. 75 НК РФ).
• Блокировка счёта.
• Проблемы с СФР.
• Суды: контрагенты могут оспаривать договоры.
Пример: ООО «ЛогистикСклад» открыло склад во Владивостоке. Через год налоговая доначислила 4 млн ₽. Пришлось закрывать склад.
Вывод: не регистрировать ОП — как ездить без номеров.
Полезные советы
• Изучить местные налоги: Проверить льготы по транспортному или земельному налогу.
• Использовать ЭЦП: Ускоряет подачу через сайт ФНС.
• Настроить кассы: Привязать к КПП ОП.
• Проверять договоры: Для сделок свыше 60 млн ₽ готовить документы по трансфертному ценообразованию.
• Следить за разъяснениями: Письмо Минфина от 22.01.2018 № 03-01-15/1363 подтверждает регистрацию точек выдачи с сотрудниками.
Чек-лист:
• Договор аренды готов.
• Приказ и положение оформлены.
• Уведомление подано.
• КПП получен.
• Отчётность настроена.
• СФР уведомлён.
• Помещение соответствует нормам.