Данный обзор подготовлен на основе практики внедрения программных решений «РП-Интеграция» для учета документов для кадров, секретариата и договорных отделов. Представленные рекомендации являются универсальными и применимы в любой компании, вне зависимости от сферы деятельности.
📌Деятельность любой компании состоит из набора действий, выполняемых сотрудниками в рамках своих ролей и обязанностей. Если эти действия описаны и регламентированы, то речь идет о бизнес-процессах. Даже если формально их никто не выделял, де-факто они уже существуют — в устных договорённостях, должностных инструкциях и внутренних регламентах.
📌Ключевой ресурс любой компании — время сотрудников. Оно лежит в основе трудоемкости и себестоимости продукта или услуги, а значит, напрямую влияет на прибыль. Оптимизация затрат времени является приоритетной задачей.
При этом скорость работы зависит не только от человека, но и от организации процессов. Мы все разные, кто-то медленный, а кто-то, наоборот, чересчур активный. Причем вторая особенность не всегда является преимуществом, особенно в бизнес-процессах, требующего детального погружения в задачу. Характер и привычки сотрудника изменить трудно, но можно дать ему инструмент, который позволит работать быстрее и точнее — речь идет об автоматизации. Однако внедрять её стоит поэтапно, чтобы «не сломать» существующую бизнес-модель.
Ниже приведены четыре ключевых шага, которые помогут принять правильное решение по автоматизации определенного набора бизнес-процессов.
🧩 Шаг 1. Проанализируйте текущие процессы и при необходимости скорректируйте их
Начните с понимания, как именно сегодня выполняется работа.
- Соберите входные данные через опросы сотрудников и замеры затрат времени на процессы. Иногда руководителю полезно самому пройти путь исполнителя — это даёт понимание слабых мест, которое трудно увидеть «сверху».
- Смоделируйте процессы. Это можно сделать простым описанием блок-схем с указанием ролей и связей на бумаге или доске. А также можно применить специальные программы, но это уже потребует определенных навыков или экспертизы создания графических схем процессов в BPMN (Business Process Model and Notation, стандартизированный графический язык для моделирования бизнес-процессов).
- Выявите проблемные зоны. К ним относятся процессы, где чаще возникают ошибки или затрачивается много времени, а возможно выполняются избыточные или дублирующие действия. Для устранения этих слабых мест перенастройте текущие бизнес-процессы.
🧩 Шаг 2. Выберите подходящее программное решение
У Вас есть выбор. Можно выделять существенный бюджет на общую информационную систему, которая помимо дорогой лицензии потребует еще месяцы (а может и годы) внедрений, настроек и обучений. Или применять отдельные программы на каждой группе процессов, по которым принято решение об автоматизации.
📌 Причем не надо бояться т.н. «зоопарка решений», речь может идти о таких сферах, как договорной или кадровый учет. Эти процессы, по сути, не пересекаются и переплачивать за единые сложные решения нет смысла. Отдельная программа для договорного учета и отдельное решение для отдела кадров на компанию — это нормальный подход без лишних затрат. Более того, все современные программы имеют модули обмена данными через файлы Excel и прочие форматы. При необходимости всегда можно организовать синхронизацию.
📌Список ключевых критериев для выбора программного решения:
- Функциональность: Программа должна включать функционал, помогающий ускорить процесс и уменьшить количество ошибок. Не усложняйте и не стремитесь внедрять решения с избыточным функционалом.
- Интеграция: Решение должно быть открытым для обмена данными с прочими программами, например через удобный и простой формат Excel.
- Гибкость и настройка: Возможность адаптации под специфику процессов компании и настраиваемая отчётность.
- Стоимость владения: немаловажным является не только стоимость первоначальной лицензии, но и стоимость владения ПО, т.е. условия дальнейшей поддержки со стороны разработчика.
🧩 Шаг 3. Составьте план внедрения выбранной программы
Резкий переход на новое ПО — это риск парализации работы. Оптимальный подход— поэтапное внедрение:
- Запустите тестовый режим.
- Проведите обучение сотрудников.
- Соберите обратную связь. Возможно, проявятся прочие процессы, которые требуют автоматизации.
Важно убедиться, что система действительно улучшает работу, прежде чем масштабировать её на весь коллектив.
Не стоит автоматизировать сразу все процессы — рекомендуем сосредоточиться на ключевых процессах, и поэтапно отслеживать изменения показателей.
🧩 Шаг 4. Измеряйте эффект от автоматизации
После внедрения отслеживайте и сравнивайте «до и после» ключевые показатели:
- Время выполнения задачи.
- Количество ошибок.
- Рост производительности.
📌Как рассчитывать эффективность от внедрения программных решений Вы можете узнать в нашем отдельном обзоре.
Даже если автоматизация внедрена, но улучшений нет, то проблема не всегда в выбранной программе. Часто причина в самих бизнес-процессах — если они изначально выделены и описаны некорректно.
📌Не забывайте, что «хаос» не получится автоматизировать. В такой ситуации нужно вернуться к первому этапу анализа и оптимизации процессов, прежде чем менять программное решение.
🧩 Вывод
Автоматизация — это инструмент, а не самоцель и не дань модным технологическим трендам. Успех автоматизации зависит от правильной диагностики и настройки бизнес-процессов, грамотного выбора ПО и аккуратного внедрения. Прежде всего начните с анализа процессов.
В дополнение к данному обзору, рекомендуем ознакомиться с нашими советами по внедрению ПО "без стресса" для сотрудников в другой статье.