Или как одна неоформленная заправка превращается в налоговую проблему
Авансовый отчёт — вроде бы простая бумажка: дали деньги → потратил → отчитался. Но если что-то не так, даже с мелочью, у налоговой будет повод:
- доначислить налог на прибыль,
- снять расходы,
- начислить НДФЛ и страховые,
- и ещё выписать штраф за кассовую дисциплину.
Разбираемся: какие ошибки в авансовых отчётах встречаются чаще всего и чем они заканчиваются.
🧾 1. Нет подтверждающих документов
Что происходит:
Сотрудник сдал авансовый отчёт, но без чека, накладной, БСО, акта или хотя бы ЭП.
Чем грозит:
- Расход не подтверждён — нельзя списать
- Сумма может пойти как доход физлица — НДФЛ + взносы
- При проверке налоговая считает это выплатой наличных
Как избегать:
✅ Напоминать сотрудникам: каждый рубль = документ
✅ Проверять, чтобы были все обязательные реквизиты
⏰ 2. Просрочка по сроку сдачи (более 3 дней)
Что происходит:
Сотрудник получил аванс, но сдал отчёт позже, чем через 3 рабочих дня.
Чем грозит:
- Нарушение кассовой дисциплины
- Штраф до 50 000 ₽ за нарушение порядка расчётов с подотчётными лицами
- Иногда — доначисления НДФЛ, если посчитают, что деньги использовались не по назначению
Как избегать:
✅ Вести реестр подотчётников
✅ Автоматически напоминать о сроке (в Telegram, CRM, почте)
🧾 3. Чеки без назначения или “левые” расходы
Что происходит:
Сотрудник тратит аванс не на то, что было согласовано. Или подаёт чек за кофе, оформляя это как «производственные расходы».
Чем грозит:
- Расход не признают, налог увеличится
- При отсутствии служебного задания могут снять НДС
- Сотруднику могут начислить НДФЛ с «нецелевого» расхода
Как избегать:
✅ Прописывать цели в заявке на аванс
✅ Заводить служебное задание/заявку под каждый аванс
🔁 4. Двойной учёт: и через отчёт, и через поставщика
Что происходит:
Один и тот же чек попадает в учёт через подотчётника и напрямую от контрагента (например, по ЭДО).
Чем грозит:
- Завышение расходов
- Ошибки в бухучёте
- Проблемы при камеральной проверке — снятие НДС и штраф
Как избегать:
✅ Вести учёт номеров чеков и контрагентов
✅ Использовать систему проверки дубликатов (1С, МоеДело, Контур и т.д.)
💰 5. Остаток аванса не возвращён
Что происходит:
Остаток не потрачен, но и не сдан в кассу.
В 1С всё “висит”, а по факту — деньги у сотрудника.
Чем грозит:
- Считается нецелевым использованием
- Может пойти как личный доход → НДФЛ + взносы
- При проверке — вопрос: а не обнал?
Как избегать:
✅ Закрывать каждый аванс в системе
✅ Следить за “висяками” ежемесячно
📎 Вывод
Авансовый отчёт — это не “бумажка ради отчёта”, а финансовый инструмент, который защищает бизнес. Ошибки здесь — не только про “не порядок”, но и про:
- налоги,
- безопасность,
- репутацию при проверке,
- штрафы на десятки (или сотни) тысяч.