Одной из задач HR подразделения является составление должностных инструкций. В нескольких статьях расскажу о том, что это за документ, зачем и как его использовать в практике HR, и, как составить самостоятельно.
1️⃣ Что такое должностная инструкция?
Должностная инструкция (ДИ) — внутренний документ, который:
- определяет трудовые функции по должности и ее подчинённость;
- устанавливает квалификационные требования;
- закрепляет зону ответственности;
- регламентирует взаимодействие с другими подразделениями.
Чаще всего HR специалист оформляет ДИ отдельным документом. Но с обязательным упрминанием его в трудовом договоре (доп соглашении к нему). Так как сотрудник должен ознакомиться с ДИ до подписания договора (соглашения).
Реже ДИ оформляют приложением к трудовому договору. Еще реже - описание должностных обязанностей включают непосредственно в текст трудового договора. Например, если нужно прописать индивидуальную зону ответственности.
2️⃣ Зачем нужна должностная инструкция?
ДИ помогает работодателю:
- решать спорные вопросы (например, в случае применения к работнику дисциплинарного взыскания),
- оптимизировать работу и кросс-функциональное взаимодействие,
- минимизировать риски при проверках,
- обосновывает отказ в приеме на работу (если кандидат не соответствует требованиям),
- служит доказательством в суде (например, при несоответствии работника занимаемой должности).
Кроме того, ДИ является основой для других документов HR.
Например, ДИ как основа для документа "Описание должности" и последующей оценки должности по методологии грейдинга. Используется для определения размера совокупного вознаграждения.
3️⃣ Обязательна ли должностная инструкция?
Трудовой кодекс РФ прямо не обязывает работодателей разрабатывать ДИ. Об этом указано и на сайте "Онлайнинспекция", и в Письмах ГИТ.
Однако Трудовой Кодекс обязывает работодателя закреплять трудовую функцию по должности в трудовом договоре. И наиболее полно её можно описать именно в ДИ.
Кроме того, отраслевые нормативные акты (например, для госслужащих, педагогов, медиков) могут прямо упоминать и требовать вид документа - ДИ.
4️⃣ Порядок согласования и утверждения ДИ
Обычно устанавливается следующий порядок работы с ДИ (если ДИ не является приложением к трудовому договору):
- Разработка HR специалистом + руководитель подразделения.
- Согласование с юристом (при необходимости).
- Утверждение генеральным директором или уполномоченным должностным лицом.
- Ознакомление сотрудника под подпись (до или при приеме на работу).
- Хранение должностной инструкции (например, в личном деле).
