Правильное заполнение графика отпусков на 2025 год — важный процесс, который требует внимательности. Эффективное планирование отпусков не только минимизирует путаницу и непонимание среди работников, но и способствует стабильному функционированию компании.
Грамотно составленный график позволяет заранее учесть потребности сотрудников в отдыхе и в то же время обеспечивает непрерывность рабочих процессов.
В статье мы детально рассмотрим ключевые аспекты, связанные с ведением графика отпусков. Вы узнаете о нюансах его составления для разных категорий работников, включая тех, кто имеет право на дополнительные отпуска.
Обсудим важные моменты оформления документа, а также возможные последствия за нарушение установленных сроков и правил.
Что такое график отпусков и зачем он нужен
График отпусков представляет собой документ, который определяет порядок предоставления отпусков сотрудникам в течение года. Каждый работодатель обязан его составлять.
Отсутствие графика может привести к административной ответственности: юридические лица могут получить штраф в размере от 30 до 50 тысяч рублей. Для индивидуальных предпринимателей и должностных лиц штраф составляет от 1 до 5 тысяч рублей, что указано в части 1 статьи 5.27 Кодекса об административных правонарушениях.
С помощью графика отпусков работодатель может заранее планировать работу подразделений, учитывая отсутствие сотрудников в определенные периоды. Это способствует более эффективной организации рабочего процесса и планированию задач на будущее.
Особенности составления графика отпусков
Процесс составления графика отпусков может быть прописан в коллективном договоре, правилах внутреннего трудового распорядка или других локальных нормативных актах.
Роструд подчеркивает, что для каждого структурного подразделения может быть разработан отдельный график, что особенно актуально для крупных компаний с сотнями или тысячами сотрудников. В таких случаях проектирование графиков выполняют руководители подразделений, а затем передают документы кадровикам, которые формируют сводный график отпусков.
В графике отпусков обязательно должна быть представлена информация о времени и длительности отпусков каждого работника, который трудится по трудовому договору.
Длительность отпуска обычно зависит от количества дней, на которые сотрудник имеет право, и от неиспользованных отпусков на 1 января 2025 года.
При разработке графика отпусков важно не забывать о новых сотрудниках, которые к началу календарного года еще не проработали шесть месяцев.
Право на отпуск за первый год работы возникает по истечении шести месяцев непрерывного труда у данного работодателя. Следовательно, при составлении графика следует учитывать, чтобы новички имели возможность воспользоваться положенными днями отдыха до конца года.
Курс Кадровое делопроизводство 2024 со знанием 1С ЗУП 8.3. Инспектор по кадрам
Как заполнить график отпусков
Заполнение графика отпусков можно выполнить по форме № Т-7, регламентированной постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1, или вы можете создать свой собственный бланк. Главное — обеспечить присутствие следующих данных:
- Наименование компании и подтверждение утверждения графика руководителем, а также учёт мнения профсоюза, если таковой имеется.
- Номер и дата составления документа, которая не должна быть позднее 17 декабря 2024 года. Превышение этого срока может привести к штрафу согласно ч. 1 ст. 5.27 КоАП.
- Год, для которого планируется график.
- Список структурных подразделений и должностей сотрудников, включая их ФИО, согласно штатному расписанию.
- Запланированные дни отпуска. Важно указать как количество дней, так и даты начала отпуска. Одна из частей отпуска должна составлять минимум 14 календарных дней, остальные могут быть определены по соглашению сторон. Если согласие не достигнуто, лучше предоставить неделимый отпуск (на основании письма Минтруда от 01.11.2023 № 14-6/ООГ-6853).
Работодатель не имеет права самостоятельно делить отпуск работника на части без его согласия, что может привести к штрафу. Также сотрудник имеет право обратиться в суд с иском о признании графика незаконным и о возмещении морального ущерба.
Помните, что в график должны быть включены все виды ежегодных оплачиваемых отпусков, включая дополнительные, положенные «вредникам», работникам с ненормированным рабочим днем и определённым категориям медработников.
Продолжительность основного отпуска для различных категорий работников
- 28 календарных дней (статья 115 ТК РФ) — для всех сотрудников, не относящихся к льготным категориям;
- 31 календарный день (статья 267 ТК РФ) — для работников до 18 лет;
- 30 календарных дней (Федеральный закон от 24.11.95 № 181-ФЗ) — для инвалидов;
- 30-40 календарных дней (Федеральный закон от 22.08.95 № 151-ФЗ) — для работников спасательных служб, в зависимости от стажа непрерывной работы;
- 42-56 календарных дней (Федеральный закон от 07.11.2000 № 136-ФЗ; Постановление Правительства РФ от 14.05.2015 № 466) — для работников, занимающихся работами с химическим оружием, а также для отдельных категорий педагогов.
Как составить график отпусков для особых категорий работников
1. Сотрудники, имеющие право на оплачиваемый отпуск по заявлению до истечения шести месяцев непрерывного трудового стажа.
Такие работники перечислены в статье 122 ТК РФ:
- женщины — перед отпуском по беременности и родам или сразу после него;
- сотрудники младше 18 лет;
- работники, усыновившие ребенка в возрасте до 3-х месяцев.
Согласно статье 123 ТК РФ, по желанию сотрудника ежегодный отпуск может быть предоставлен в период, когда его жена находится в отпуске по беременности и родам, независимо от срока его непрерывной работы у работодателя.
2. Многодетные работники с детьми до 12 лет.
Федеральный закон от 11.10.2018 № 360-ФЗ добавил в Трудовой кодекс статью 262.2, согласно которой родителям трёх и более детей в возрасте до 12 лет предоставляется право на ежегодный оплачиваемый отпуск в любое удобное для них время.
В Письме Минтруда РФ от 20.11.2018 N 14-2/ООГ-9166 уточняется, что возраст детей определяется на момент предоставления отпуска. Это означает, что если на начало года, когда предоставляется отпуск, многодетный работник имел право воспользоваться отпуском в удобное для него время, это право сохраняется даже если старшему ребенку исполнится 12 лет к моменту начала отпуска.
Важно знать!
По мнению экспертов РУНО, право на использование отпуска в удобное время не означает права на разделение отпуска на части по желанию работника. Такое разделение в соответствии с ст. 125 ТК РФ возможно только по соглашению сторон. При этом одна из частей отпуска должна быть не менее 14 календарных дней.
3. Ветераны, работники, удостоенные нагрудного знака «Почетный донор России», сотрудники, воспитывающие ребенка-инвалида до 18 лет, а также супруги военнослужащих - могут брать оплачиваемый отпуск в любое для них удобное время.
4. Сотрудники, призванные на военную службу по мобилизации или подписавшие контракт, также имеют свои особенности.
В соответствии со статьей 351.7 ТК РФ, такие работники могут воспользоваться ежегодным оплачиваемым отпуском в удобное время в течение шести месяцев после восстановления действия трудового договора, независимо от стажа работы.
Надо помнить, что нерабочие праздничные дни, перечисленные в статье 112 ТК РФ, не учитываются в количестве календарных дней основного или дополнительного отпусков. Таким образом, если отпуск совпадает с этими днями, срок его окончания автоматически продлевается.
Нужно ли включать совместителей в график отпусков
В график отпусков на следующий календарный год следует включать всех работников, с которыми заключены трудовые договоры, включая совместителей. Этот вывод основан на письме Минтруда от 15 апреля 2025 года № 14-6/ООГ-1950.
Минтруд поясняет, что порядок предоставления оплачиваемых отпусков регламентируется статьей 123 Трудового кодекса, согласно которой график отпусков утверждается работодателем ежегодно, не позднее чем за две недели до начала нового календарного года. Этот график обязательный как для работодателя, так и для сотрудников (ч. 2 ст. 123 ТК РФ).
Отдельные моменты по предоставлению отпуска совместителям отражены в статье 286 ТК РФ. В ней указано, что отпуск совместителя должен совпадать с отпуском по основной работе. Если к моменту основного отпуска совместитель не отработал на дополнительной должности шесть месяцев, отпуск предоставляется авансом. Если же продолжительность ежегодного отпуска по совместительству меньше, чем на основной работе, работник имеет право взять отпуск «за свой счет» на недостающие дни.
Минтруд подчеркивает, что Трудовой кодекс не вводит никаких особых условий для составления графика отпусков для совместителей, а значит, такие работники должны включаться в график на общих основаниях.
Больше информации о том, как выстроить кадровое делопроизводство без ошибок и попасть в спорные ситуации нарушения трудового законодательства, пройдите курсы образовательного центра “РУНО”, Опытные эксперты помогут разобраться даже в самых сложных ситуациях.