Если в компании сотрудники регулярно оформляют служебные записки или другие документы задним числом — стоит ли вообще переходить на КЭДО (кадровый электронный документооборот)?
Да, стоит. И вот почему
Основная причина запоздалых служебок, заявлений и прочих документов — сложность бумажного оформления, долгие процессы подписания и согласования этих документов.
Документ нужно вовремя составить, передать на согласование руководителю (а часто и нескольким по цепочке), получить подписи. Если начальство работает в другую смену — это почти невозможно сделать быстро. Поэтому документы и появляются постфактум.
Но здесь для компании возникают правовые риски:
- есть ряд событий, которые по закону не должны происходить, пока соответствующий документ не будет подписан.
И если такой документ подписан значительно позже даты события, то это считается нарушением, что
уже формальный повод для штрафа и удар по репутации компании; - при систематических же нарушениях проверяющие органы могут заподозрить не соблюдение компанией трудового законодательства, а это уже риск лично для генерального директора и лично для кадрового специалиста;
- признание документов, оформленных задним числом, подлогом, а это уже уголовно наказуемое деяние.
SmartКЭДО снимает эту проблему: документ легко создать — пара минут и он уже на подписи у нужных людей. Поэтому не возникает необходимости оформлять что-то задним числом: всё можно сделать в моменте быстро и просто.
При этом, в случае необходимости, наша система остается гибкой. С помощью легко настраиваемых шаблонов документов вы можете урегулировать любую, даже самую нестандартную управленческую ситуацию.
Резюмируем:
Функционал SmartКЭДО разрабатывали кадровики с большим опытом работы.
Они знают, как устроены реальные процессы, и что именно мешает оформлять документы корректно и в срок.
Поэтому наша система помогает компании выйти из замкнутого круга: все будет оформлено правильно, без лишней бюрократии и стресса для сотрудников и кадровых специалистов.
SmartКЭДО защищает и кадровых специалистов, и компанию:
- мы повышаем безопасность, в том числе правовую;
- усиливаем эффективность, особенно управленческую.
Бумажный хаос не должен мешать бизнесу. КЭДО дает возможность выстроить процессы, которые работают сразу и для всех.