Представьте ситуацию: важный договор не возвращается от контрагента вовремя. Сначала это кажется незначительной задержкой, но когда наступает момент для подготовки документов к налоговой проверке, нервозность нарастает. Вдруг выясняется, что нужная бумага не на месте. Это не только стресс, но и потеря времени, которое так дорого.
Или вот еще пример: компания отправила десятки подписанных актов контрагенту, но при попытке вернуть их обратно несколько документов не нашли своего места. В этом случае возникает целая цепочка проблем, ведь каждый такой документ может стать причиной разбирательств или замедлить процесс.
Что если можно избежать подобных ситуаций и точно знать, где находится каждый документ? Это возможно с штрихкодированием документов.
Почему стоит использовать штрихкодирование
Каждый раз, когда не удается найти нужный документ или возникает сомнение в его возврате, появляется лишний стресс и дополнительные проблемы. Штрихкодирование решает все эти задачи.
- Выгрузка документа из архива. Для отправки контрагенту необходимо найти нужный документ в электронном архиве и распечатать его. В процессе печати на документ наносится уникальный штрихкод, который будет привязан только к этому экземпляру.
- Отправка контрагенту. После нанесения штрихкода документ отправляется контрагенту для получения обратной связи.
- Возврат документа. Контрагент подписывает документ и возвращает его обратно. При получении подписанного экземпляра сотрудник сканирует штрихкод или вводит последние цифры кода вручную.
- Регистрация возврата. После сканирования штрихкода система автоматически регистрирует возвращенный документ в электронном архиве. Процесс загрузки занимает считанные секунды, а программа сразу уведомляет о получении документа специальной отметкой.
- Хранение в архиве. После регистрации документ подшивается в архив и остается доступным для использования на любое время, в зависимости от потребностей.
Штрихкодирование документов в «1С»
Сегодня существует несколько решений для «1С», которые помогают упростить работу с документами, особенно если речь идет о их отслеживании и контроле на всех этапах — от отправки до возврата. Одним из таких решений является «Скан-Архив», который интегрируется с «1С» и включает функционал штрихкодирования.
Штрихкодирование документов помогает решать множество проблем, связанных с документооборотом. Когда документы распечатываются из базы, на них автоматически наносится уникальный штрихкод. Это позволяет легко отслеживать их местоположение, будь то отправка контрагенту, возврат или хранение.
В зависимости от настроек системы, «Скан-Архив» позволяет печатать и штрихкодировать документы как по одному, так и массово. Это решение особенно удобно при большом объеме работы, когда требуется быстро и эффективно обработать большое количество документов.
Такой подход позволяет значительно повысить точность работы с документами, сократить время на их поиск и подготовку, а также минимизировать риски потери или ошибок. Стандартные операции по штрихкодированию становятся частью рабочего процесса, не требуя дополнительных настроек или контроля со стороны сотрудников.
Если вам интересно узнать, как это работает на практике, вы можете посмотреть видеоролик.