Как уйти от «всё в голове»: документирование бизнеса без перегруза
Вы построили дом. Красивый. Уютный Только вот нет чертежей. Ни плана фундамента.
Ни схемы проводки.
Ни списка, как включить отопление. Вы знаете всё.
Потому что строили сами. А потом уезжаете. И кто-то включает свет — и весь дом вспыхивает. Так же работает бизнес, где всё в голове у владельца. Вы — и архитектор, и электрик, и сантехник, и кодовый замок. И пока вы рядом — всё работает. Как только вы исчезаете —
начинается контрольный выстрел по системе. Сегодня — о том, как задокументировать бизнес
не за 100 часов,
не с кучей папок,
а по-человечески,
без перегруза и паники.
🧠 Почему «всё в голове» — это бомба замедленного действия
Пока бизнес маленький — кажется, что:
- «Я и так всё помню»
- «Зачем писать — я же объясню устно»
- «Это и так понятно»
Но с ростом:
- Новые сотрудники делают не так
- Клиенты жалуются: «А мне говорили другое»
- Вы не можете отпустить ни одного процесса
- Бизнес не растёт без вас
Факт:
Если бизнес не может работать без владельца —
он не бизнес.
Он — подработка с высокой нагрузкой.
🛠 Как начать: 4 простых шага (без 1С и гуру)
Не нужно писать 50 инструкций за неделю.
Начните с малого.
Каждый шаг — как один кирпич в стене.
1. Зафиксируй ключевые процессы — на телефон
Не беги за блокнотом.
Говори вслух — и запиши голосом в телефон.
Что записать:
- Как принять заказ
- Как ответить на частые вопросы
- Как проверить товар перед отправкой
- Как выставить счёт
Пример:
«Когда приходит заявка — сначала смотрю, есть ли в наличии.
Потом пишу: „Здравствуйте, есть в наличии, цена 5 000 ₽, доставка 500 ₽. Готовы оплатить?“
Если да — выставляю счёт, жду оплату, отправляю».
Потом перепиши это в текст — и прикрепи в чат команды.
Польза:
Никто не будет спрашивать: «А как ты это делаешь?»
2. Создай «базу знаний» — даже если вы вдвоём
Не обязательно — Confluence или Notion.
Достаточно Google Диска или чата в Telegram.
Структура папки:
Правило:
Если вопрос задают второй раз — клади ответ туда.
3. Делегируй не задачу — а инструкцию
Не говорите:
«Сделай рассылку» — и уходите.
Говорите:
«Вот шаблон письма, вот список, вот срок.
Сделай — и скинь на проверку».
Совет:
Запишите одно видео на 3 минуты:
«Как я делаю рассылку» — и отправляйте новым сотрудникам.
Эффект:
Через 2 недели — они будут делать лучше вас.
4. Проверяй не личность — а систему
Когда ошибка — не кричите:
«Ты опять всё не так сделал!»
Спрашивайте:
«А где написано, как надо?»
Если нет — значит, система неполная.
А не человек плохой.
Мораль:
Лучший сотрудник — не тот, кто угадывает,
а тот, кто следует инструкции.
💡 Бонус: 3 правила, чтобы не перегружаться
- Документируй только то, что повторяется
→ Не надо писать, как ты пьёшь утром кофе
→ Но надо — как обрабатываешь заказ - Делай это по 10 минут в день
→ В понедельник — записал инструкцию по звонкам
→ В среду — добавил шаблон договора
→ В пятницу — проверил базу - Не стремись к идеалу
→ Пусть будет коряво, но будет
→ Лучше «плохая инструкция» — чем «всё в голове»
Вывод
Документирование — это не бюрократия.
Это свобода.
Когда процессы записаны:
- Вы можете уйти в отпуск — и бизнес работает
- Можете нанять нового сотрудника — и он начнёт с понедельника
- Можете продать бизнес — потому что он не зависит от вас
Ваша сила — не в том, что вы всё знаете.
Ваша сила — в том, что вы это записали.
🔔 Подписывайтесь
Буду писать о том, как вести учёт без бухгалтера и как не утонуть в расходах.