Привет, на связи Руслан 👋
Недавно я увидел исследование, в котором говорится о том, что популярность Microsoft Teams выросла в 2025 году. За год количество посещений сайта увеличилось на 35%, а поисковый трафик — на 25%.
Я понял, что даже мы в команде давно не используем Zoom, а всегда прибегаем к инструментам Microsoft Teams. И, согласно исследованию, популярность Zoom падает. Одна из причин, почему такое происходит — это возможность использовать Microsoft Teams не только для созвонов, но и для других задач. Для каких именно — рассказываю в статье 😉
Для чего нужен Microsoft Teams
Поначалу мы пользовались Zoom, но когда инструментов стало не хватать, мы с командой начали искать новую многофункциональную программу.
После изучения всех доступных инструментов мы поняли, что Teams — лучший вариант. А на практике в этом и убедились.
Вы сразу поймете почему, когда увидите его основные функции:
- Видеоконференции. Самое главное для чего нужен Teams и другие программы для созвонов. Мало того, что вы запускаете групповые созвоны, так еще можете планировать их начало через календарь, настраивать отправку напоминаний и приглашений участникам. Также можно записывать созвон, обмениваться экранами и использовать виртуальные фоны. Кто из вас любит оказаться на Мальдивах во время созвона в 9:00? Я просто обожаю 😁
- Планировщик задач. С его помощью можно создавать, назначать и отслеживать задачи внутри команды. Также устанавливать дедлайны и прикреплять файлы. Это очень удобно — все нужные регламенты, правила и особенности задачи прикреплены к ней же.
- Совместное редактирование и обмен файлами. С командой можно в режиме реального времени работать над документами, а через OneDrive — быстро обмениваться ими.
- Интеграция с Office 365. Через него вы можете открывать, редактировать и сохранять файлы из Word, Excel и PowerPoint прямо в Teams, что тоже экономит время.
- Личные и групповые чаты. Через чат вы можете не только общаться, но и назначать задачи, форматировать текст сообщений (выбрать жирный, курсив, подчеркнутый, изменить цвет или выравнивание) закреплять их и проводить опросы и голосования.
- Шаблоны. Они есть для всего — чатов, задач, созвонов. Если не знаете, как создать и оформить чат или просто не хотите этим заниматься, выбирает шаблон и вуаля, готово!
Возможности Microsoft Teams подходят для всех
Microsoft Teams можно использовать не только в бизнесе, чтобы делиться файлами, выставлять задачи и проводить утренние созвоны. Это незаменимая программа для удаленщиков, которым нужно обсудить планы на ближайшую неделю, и учебных заведений, где дети учатся на дистанте.
Программа нужна везде, где важно сохранить общение и звонки. Teams можно использовать даже дома, когда вы хотите, чтобы все задачи были в одном месте. Или, например, работаете сами на себя, общаетесь с коллегами, подрядчикам или фрилансерами. Microsoft Teams — отличное место, где можно поговорить со всеми партнерами и не потерять какие-то важные данные. Все хранится в одном месте и если нужно — делитесь файлами через OneDrive.
Мы с командой вывели несколько лайфхаков, которые упрощают работу.
Microsoft Teams — лайфхаки для работы
Некоторые лайфхаки максимально очевидные, но мы проверили на практике, как они упрощают работу. Поэтому ими стоит пользоваться и вам.
- Используйте собственные вкладки
В чатах можно добавлять вкладки, которые видят сразу все участники. Например, если вы постоянно работаете в Excel, то можете добавить иконку программы во вкладки. Для этого нажимайте «+» рядом со вкладками в верхней части чата или канала. Набираете в поиске нужное приложение, добавляете и оно сразу становится видно для всех участников.
- Берите приложение с собой
Microsoft Teams — очень гибкая программа. Она доступна не только на ПК, но и на телефонах (и на iOS, и на Android). Поэтому, если вы любите часто отходить от компьютера, или у вас вообще свободный график, но на связи быть нужно — установите приложение на телефон. Мы иногда пользуемся таким, когда нужно куда-то отъехать. Если появился вопрос — сразу решили его по телефону.
- Закрепите важные каналы
Одно время у нас развелось так много каналов, что я стал путаться, куда и что писать. А потом понял, что нужные каналы можно закреплять. Стало в разы удобнее — закрепил каналы, с которыми работаю каждый день.
Чтобы закрепить, нажмите справа от названия канала «Дополнительные настройки» и «Закрепить».
- Почаще отправляйте мемы 🤡
Это было смешное открытие для нашей команды, когда мы узнали, что в чатах можно отправлять GIF-сообщения. GIF доступны под полем ввода сообщения. Ищите там нужный файл и отправляете его.
Нужно же иногда разбавлять рабочие будни 😄
- Использование Microsoft Teams с подпиской Microsoft 365 Business
Microsoft 365 Business — ключик, который открывает дополнительные возможности Teams. Именно благодаря подписке вы можете не просто созваниваться, а совместно работать над проектами, ставить задачи (и отслеживать их), синхронизировать программы с другими инструментами Microsoft.
Почему вам стоит использовать подписку Microsoft 365 Business вместе с Microsoft Teams:
- Вы получаете не только полный доступ к Teams, но и другим приложениям для работы, например, Word и Excel
- Можете работать в облачном хранилище OneDrive и делиться через него файлами с коллегами
- Открывается инструмент «Совместная работа», который недоступен без подписки
- Вы можете настраивать права доступа и шифрования, что увеличивает безопасность данных
- Все программы из подписки регулярно обновляются и Microsoft Teams в том числе
Когда мы сами начали пользоваться этой подпиской, то эффективность работы выросла еще сильнее. Поэтому советую и вам к ней присмотреться.
Заключение
Microsoft Teams можно скачать и пользоваться отдельно без подписки. Но вместе с ней для бизнеса открывается больше возможностей и инструментов, которые улучшают безопасность данных и ускоряют работу сотрудников. Поэтому мы и начали с командой пользоваться программой для созвонов, как планировщиком, календарем и местом для выставления задач, и заметок.
Если вы хотите узнать о дополнительных функциях и лайфхаках для работы с другой программой, напишите об этом в комментариях 👇