Главный враг развития компании по аренде оборудования, инструмента, одежды, авто, спецтехники и любых других материальных вещей – операционный хаос. К нему приводят сложности с учетом оборудования, расчетом стоимости аренды, выставлением счетов, ведением документации, контролем движения и массой других операций. И только автоматизация с помощью программы для учета аренды способна превратить хаос в управляемую систему:
● минимизировать ручной труд в учете и логистике;
● исключить ошибки при расчетах и выставлении счетов;
● наладить контроль за перемещением каждой единицы;
● автоматизировать расчет зарплаты и формирование актов;
● обеспечить масштабируемость без раздувания штата.
На примере автоматизации аренды для бизнеса по предоставлению грязезащитных ковров покажем, как компания за несколько месяцев может выйти из операционного хаоса и получить возможность масштабироваться в 4 раза.
Какие проблемы в бизнесе по аренде ковров решила автоматизация
Компания по аренде грязезащитных ковров на постоянной основе обслуживает более 300 клиентов, это около 650-700 точек ежедневно. Персонал находится в операционном хаосе из-за большого количества ручной работы. Мы помогли компании полностью пересобрать ключевые бизнес-процессы с помощью автоматизации аренды на базе 1С, что позволило:
● автоматически формировать план отгрузки и менять его в 1 клик, на что ранее операционный директор тратил половину рабочего дня;
● снизить нагрузку на одного менеджера в 4 раза при формировании графика замен ковров;
● автоматически строить оптимальные маршруты доставки за счет чего график замен четко соблюдается, экономия на топливе достигает 20%, и пропали претензии со стороны водителей;
● видеть в режиме реального времени, где находится каждый ковер за счет прозрачной автоматической системы учета в программе управления арендой;
● экономить до нескольких миллионов рублей в сезон за счет снижения потерь инвентаря с 10% практически до нуля;
● сократить срок закрытия месяца с 7 до 1 дня и решить проблему с согласованием документов за счет их автоматического формирования;
● повысить лояльность клиентов за счет значительного снижения ошибок при заменах и улучшения качества обслуживания.
Раскроем подробности, что может включать в себя программа учета проката и как нам удалось добиться таких результатов.
Решение проблемы с графиками поставок и замен, ведением договоров с помощью автоматизации аренды
На каждый объект по графику доставляются чистые ковры, а использованные забираются на стирку. Чтобы обслужить все точки, вовремя произвести замену и ничего не перепутать, план отгрузки должен учитывать:
● режим работы каждого объекта, а у одного клиента их может быть 5, 10, 15…;
● срок замены ковров – для каждой точки он отличается и, как правило, меняется в зависимости от сезона;
● праздничные и выходные дни в производственном календаре.
Как составлялся график поставок ДО
У компании не было системы учета аренды, поэтому менеджеры вручную в таблицах Excelсоставляли планы отгрузки. Операционный директор на основании всех файлов разрабатывал единый план.
Что в результате?
● На обработку одного договора менеджер тратит 4 часа.
● Если на одной из точек обслуживания меняются условия замены (поменялся режим работы, нужно больше/меньше ковров, объект закрылся и т. д.), то менеджер вынужден переделывать всю работу заново.
● Операционный директор тратит полдня на составление плана отгрузки на завтра. А остальные полдня он тратит на «тушение пожаров» из-за хаоса в остатках и отсутствия нужных ковров к отгрузке.
Как мы автоматизировали работу с договорами, графиком поставок, сократили время работы менеджеров в 4 раза и разгрузили операционного директора от ежедневной рутины
В системе автоматизации на базе «1С:Комплексная автоматизация» разработали специализированный модуль «Договоры обслуживания».
- Для формирования договора менеджер вводит в поля данные по клиенту.
2. Для каждой точки заполняются условия доставки и замены ковров с учетом режима работы и времени доставки. Также можно назначить определенный склад отгрузки ковров для каждого объекта.
3. После введения данных программа учета аренды автоматически составляет график работ с учетом вида ковров, их количества, сезона, периодичности замены, и рассчитывает дату первой замены.
При изменении условий доставки/замены ковров на какую-либо точку можно создать дополнительное соглашение и скорректировать условия доставки с любой даты. График работ перестраивается автоматически и учитывает дату начала действия новых условий.
4. Система составляет протокол согласования, который содержит количество замен за сезон, общую стоимость обслуживания и стоимость каждой замены.
5. Благодаря учету аренды оборудования в 1С система позволяет автоматически создавать план работ на все время действия договора с учетом сформированного ранее графика и видов работ: «Укладка/Замена/Снятие».
6. В автоматическом режиме менеджер выгружает документы для согласования условий с заказчиком: «Протокол согласования цены и объемов», «График замен», «Списки уполномоченных лиц», печатная форма договора, акты приема-передачи и другие документы. Форма договора настраивается под требования компании.
7. За 3 дня до отгрузки формируется заказ на перемещение – общий график доставки ковров на определенный день. Он учитывает условия обслуживания каждой точки по всем договорам в системе.
После проверки информации по каждой точке менеджер ставит статус «отгрузить» и программа для аренды автоматически резервирует нужное количество ковров на складе. Если каких-то позиций для отгрузки не хватает, система не может поставить их в резерв и выдает уведомление об этом. Благодаря тому, что система формирует график доставки за 3 дня до отгрузки, у менеджера есть время, чтобы гибко спланировать движение ковров по точкам и найти недостающие позиции.
Результат автоматизации работы с договорами и графиком поставок – в 4 раза снижена нагрузка на менеджеров и операционного директора. Внедрение программы для аренды оборудования открыло возможность масштабировать бизнес без увеличения штата, благодаря тому что:
● исключены ошибки в доставках, заменах ковров – система точно рассчитывает даты с учетом праздников и сезонности;
● все условия, включая стоимость и график замен, заранее согласованы с клиентом и утверждены;
● операционный директор занимается планированием, а не сведением десятков файлов Excel в общий график поставок и «тушением пожаров»;
● менеджер обрабатывает договор и составляет график поставок по нему за 1 час вместо 4-х;
● при изменении условий обслуживания любого объекта на перестроение графика замен не нужно тратить 4 часа, все делается в несколько кликов.
Как автоматизация сдачи в аренду оборудования на базе 1С решила проблемы с логистикой и учетом, контролем остатков и движением ковров?
До внедрения автоматизации учет остатков на складе, а также движение ковров и составление маршрутов доставки производились вручную. Это выливалось в 2 большие проблемы:
- Логист просто физически не мог построить оптимальный маршрут для сотен точек, распределить их по очередности доставки, учесть вес, площадь и объем груза для каждой машины. Результат – сбой в графике доставок ковров, перерасход топлива, претензии со стороны водителей.
- Потери ковров достигали 10%, что приводило к убыткам в несколько миллионов рублей за сезон. На момент начала сотрудничества никто не мог сказать, где находится более 600 ковров из текущего оборота.
Как мы автоматизировали учет ковров, составление маршрутов, работу с документами для перемещения и свели потери инвентаря к нулю
В той же системе на базе «1С:Комплексная автоматизация» разработали модуль «Управление доставкой».
- Логист в разделе «Доставка» выбирает дату и склад отгрузки, если их несколько, и система автоматически показывает список точек, которые должны быть обслужены. Список формируется на основании общего графика доставки ковров. Для каждой точки указано время доставки, которое учитывается системой при планировании маршрута.
2. Крайне важная функция – программа по учету аренды оборудования показывает не только те точки, которые нужно обслужить в выбранную дату, но и объекты, на которые доставка не была выполнена за предыдущие дни. Эти строки подсвечены зеленым. Т. е. если вчера водитель не довез заказ на точку, то он будет отображаться в системе, пока логист не поставит его в отгрузку снова, либо не отменит.
3. Сделали интеграцию нашей системы с маршрутным ПО, в данном случае с «АТС24», которая строит оптимальные маршруты по весу, объему и порядку точек. Логист нажимает на кнопку «Выгрузить в АТС24», все данные по точкам доставки отправляются в «АТС24». Там производится расчет маршрутов. После этого при нажатии кнопки «Выгрузить из АТС24», данные с маршрутами поступают в нашу систему.
4. На основании данных из «АТС24» создаются задания на перевозку.
5. Каждое задание на перевозку для конкретного автомобиля включает список точек и данные по ним, необходимые для доставки. Также программа для учета аренды рассчитывает общий вес и объем груза – зеленые цифры в верхней части окна.
6. В окне задания на перевозку логист может распечатать комплект документов для водителя, необходимых для перемещения ковров на точку и в обратном направлении. Документы формируются автоматически. Преимущество 1С для учета аренды оборудования – возможность полностью автоматизировать работу с документами.
В список документов входит: «Лист комплектации» (какие позиции должны быть отгружены), «Лист приемки» (какие позиции должны быть приняты), «Маршрутный лист» с перечислением вида работ по точке.
Ключевое – ежедневно по расписанию документы распечатываются автоматически. Распечатка производится комплектами по водителям с нумерацией по точкам. Логисту остается обеспечить наличие бумаги в принтере и раздать комплекты документов.
7. На основании данных в документах производится загрузка автомобилей. А благодаря автоматически созданным формам МХ-1 и МХ-2 по каждой точке, фиксируется перемещение товаров между точками обслуживания и складом компании.
В каждой форме МХ-1 и МХ-2 имеется собственный штрих-код, который сканируется при отгрузке ковров со склада и их возвращении на склад после обслуживания точки. Каждый ковер промаркирован и отслеживается по штрихкоду. Результат – потери ковров и недостачи исключены. Более того, система автоматизации аренды оборудования показывает в режиме реального времени, где находится каждый ковер, фиксируется перемещение: отгрузка → доставка → замена → возврат.
Результат автоматизации логистики, учета и контроля остатков, движения ковров:
● сведены к минимуму ошибки по доставке ковров на точки;
● значительная экономия времени логиста и водителя на построение маршрутов и работу с документами – они формируются автоматически в несколько кликов, распечатка производится по расписанию также в автоматическом режиме;
● экономия на топливе до 20% за счет построения оптимальных маршрутов;
● полная прозрачность в движении ковров по цепочке «отгрузка → доставка → замена → возврат»;
● экономия до несколько миллионов рублей за сезон за счет снижения потерь инвентаря с 10% до практически полного нуля.
Как программа для аренды решает проблемы с учетом выработки, составлением счетов и актов, расчетом заработных плат
Закрытие месяца в компании занимало до 7 рабочих дней – вручную сводились отчеты, проверялись замены и начислялась зарплата водителям. Возникали сложности с согласованием документов с контрагентами из-за неверно выставленных счетов, неправильно рассчитанного объема работ и т. д.
Как мы сократили срок закрытия месяца с 7-ми до 1 дня и решили проблему с согласованием документов
- По завершении месяца программа для учета аренды автоматически формирует закрывающие документы по каждому контрагенту и договору – счет и акт выполненных работ. В документах учитывается фактическое количество ковров, которые были привезены и заменены и даты замен. Также по каждому договору можно посмотреть расшифровку, на основании каких документов на перемещение формируется счет/акт.
Формируется автоматически счет на оплату, в который подставляется факсимильная печать и подпись.
Все эти документы отправляются контрагенту на подпись по электронной почте или ЭДО. При необходимости, их можно распечатать.
2. Программа учета проката позволяет формировать различные виды отчетов, включая: «План факт выполнения работ», который позволяет увидеть отклонения от плана и провести анализ, «Отчет по водителям», который позволяет автоматически рассчитывать заработную плату на основании произведенных работ.
Насколько оправданным оказалось внедрение программы для учета аренды в бизнес по предоставлению грязезащитных ковров?
Автоматизация аренды избавила компанию от операционного хаоса, позволила оптимизировать ключевые процессы и значительно сократить ежемесячные расходы. А также открыла возможность масштабировать бизнес в 4 раза без увеличения штата, либо значительно сократить затраты на персонал.
Реализация проекта позволила реально продемонстрировать эффективность инвестиций в автоматизацию аренды.
● 3-4 месяца окупаемость инвестиций в автоматизацию
● в 4 раза снижена нагрузка на менеджеров и операционного директора
● с 7-ми до 1-го дня сокращен срок закрытия месяца
● с 10% до 0% уменьшены потери ковров из оборота
● до 2 млн руб. экономия в сезон за счет снижения потерь инвентаря
● до 20% экономия на топливе за счет оптимальных маршрутов
Если вы хотите увидеть, как именно в вашей ситуации автоматический учет проката оборудования позволит избавиться от операционного хаоса, увеличить прибыль и сократить затраты, запишитесь на бесплатный экспресс-аудит к нашему специалисту. В течение часа мы разберем ключевые проблемы в ваших бизнес-процессах и продемонстрируем конкретные решения по автоматизации аренды.
Чтобы записаться на бесплатный экспресс-аудит или получить консультацию, звоните: + 7 (831) 282-31-99