Создание безупречного мероприятия - это сплав опыта, внимательности и стратегического мышления. Роман Яковлев, опытный организатор ивентов, готов поделиться своим видением и уберечь вас от самых распространенных ошибок. Он рассказал о 10 самых распространенных ошибках, которые могут потопить даже самый перспективный проект.
1. Смета
Казалось бы, простая задача, но именно невнимательность к цифрам может стать началом финансового кошмара. Неточности в смете приводят к неожиданным расходам, недовольству клиента и, в конечном итоге, к убыткам. Тщательно проверяйте все цифры, учитывайте возможные колебания цен и всегда имейте запасной бюджет.
2. Устные договоренности
Никаких "я позвоню, договоримся" – только официальные коммерческие предложения! От площадок, от хедлайнеров, от кейтеринга – требуйте письменное подтверждение условий. Устные договоренности легко забываются или трактуются по-разному, что чревато конфликтами и несостыковками.
3. Инспекция площадки
Фотографии и презентации – это прекрасно, но реальность может быть совершенно иной. Лично посетите площадку, оцените ее состояние, инфраструктуру, логистику и потенциальные проблемы. Увиденное своими глазами поможет избежать неприятных сюрпризов в день мероприятия.
4. Меню
Голодные гости – это провальное мероприятие. Недостаточно еды и напитков создают негативное впечатление, а избыток – нецелевые расходы. Тщательно анализируйте целевую аудиторию, учитывайте возможный процент неявки и составляйте меню с учетом различных вкусов.
5. Монтаж площадки
На подготовку масштабного мероприятия требуется время, и за ночь все не сделать. Планируйте монтажные дни заранее, согласовывайте время заезда подрядчиков и учитывайте дополнительные расходы на аренду площадки в этот период. Иначе вы столкнетесь с хаосом и задержками.
6. Дегустации блюд
Заказывая кейтеринг вслепую, вы рискуете разочаровать гостей невкусной едой или некрасивой подачей. Обязательно проводите дегустацию блюд, чтобы убедиться в их качестве и соответствии вашим ожиданиям.
7. Концепция и декор
Визуализация – это ключ к успеху. Покажите клиенту, как будет выглядеть площадка, декор, оформление. Согласуйте все детали, чтобы избежать разногласий и разочарований в день мероприятия.
8. Логистика
Комфорт гостей – ваш приоритет. Учитывайте проходимость входных групп, пропускную способность гардероба, количество туалетов. Сделайте пребывание на мероприятии максимально удобным и приятным.
9. Особенности площадки
Высотный салют – это красиво, но если рядом аэропорт, то придется отказаться от этой идеи. Учитывайте все локальные особенности площадки, правила и ограничения, чтобы избежать неприятных сюрпризов.
10. Форс-мажорные ситуации
Никто не застрахован от неожиданностей, поэтому всегда имейте запасной план. Дождь, поломка оборудования, неявка подрядчика – будьте готовы к любым ситуациям и имейте готовые решения.
Избежать этих ошибок поможет профессиональный подход и внимание к каждой детали. Если вы хотите, чтобы ваше мероприятие прошло безупречно можно воспользоваться помощью эксперта.
Я проведу аудит вашего мероприятия, выявлю потенциальные слабые места, помогу оптимизировать бюджет и создам надежную основу для успеха.
Связаться со мной:
• Телефон: +74991366266
• Telegram: @romanyakovlev77
сайт: https://yakovlevgroup.pro/
Благодаря мне вы получите уверенность в каждом этапе подготовки и гарантированно впечатлите своих гостей!