Даже если вы ИП без сотрудников, работаете “на доверии” и «всё по-честному» — налоговая, банки и контрагенты будут смотреть не на слова, а на документы.
Вот актуальный список документов, которые должен вести ИП в 2025 году, чтобы:
- спать спокойно,
- работать “в белую”,
- и не нервничать при словах «камеральная проверка».
⚖️ 1. Договоры с клиентами и подрядчиками
Зачем: подтверждают факт сделки, условия, оплату.
Что важно:
- даже устная договорённость ≠ защита;
- используйте шаблоны (или хотя бы письма с подтверждением условий);
- если клиент — физлицо, можно оформить оферту + чеки.
📌 Совет: храните договоры в папке с датами и номерами — лучше в облаке.
📒 2. Акт выполненных работ или товарная накладная
Зачем: это первичный документ, который “закрывает” факт оказания услуги или отгрузки.
Подходит для: УСЛУГ — акт, ТОВАРА — ТОРГ-12 или УПД.
Нужен даже если вы ИП без НДС.
📌 Совет: подписывайте акты не только сами, но и получайте подпись клиента — это защита в случае спора.
📊 3. Книга учёта доходов и расходов (КУДиР)
Зачем: это основа расчёта налога при УСН.
Обязательна для: всех ИП на УСН.
Формат: можно в бумаге, Excel или сервисах типа МойСклад, Эльба, Контур.
📌 Важно: налоговая вправе затребовать КУДиР при проверке — ведите её регулярно.
🧾 4. Чеки с онлайн-кассы или БСО
Зачем: подтверждение расчётов с физлицами.
Обязательны для: всех ИП при расчётах с физлицами (наличка, карта, переводы).
Варианты:
- Онлайн-касса (ОФД),
- Мобильные кассы или сервисы (например, Мой налог — для самозанятых),
- БСО (в редких случаях при оказании услуг).
📌 Совет: следите, чтобы фискальные данные уходили в ФНС.
💼 5. Банковские выписки и подтверждение операций
Зачем: при любой проверке вас спросят: а откуда деньги?
Подходит: выписка по расчётному счёту, подтверждение оплаты (если по QR, СБП, переводом).
Храните: хотя бы 3–5 лет.
📌 Важно: не смешивайте личные и рабочие счета.
📂 6. Аренда, трудовые, налоговые и “базовые” документы
Если есть:
- Аренда помещения — нужен договор.
- Сотрудники — трудовой договор, СЗВ-ТД, кадровые приказы.
- Поставщики — накладные, УПД, счета-фактуры (если на ОСНО).
- Патент — уведомление и копия самого патента.
- Лицензия — если требуется (например, для медицины, транспорта).
📌 Совет: делайте отдельную папку с “юридическим основанием” вашего бизнеса.
🧾 7. Налоговые уведомления, квитанции, отчётность
Зачем: это подтверждение, что вы выполняете обязательства.
Что важно хранить:
- Уведомления о налогах,
- Платёжки с оплатой (включая госпошлины),
- Сданные декларации, отчёты.
📌 Совет: сохраните копии себе, даже если подаёте через кабинет ФНС.
📑 Как и где всё это хранить?
✔️ Лучше в облаке с доступом с телефона — Google Диск, Яндекс.Диск, Dropbox.
✔️ Создайте понятную структуру: Контракты / 2025 / Март / Иванов
✔️ Используйте номера документов и даты — они ускоряют разборки.
✔️ Поставьте напоминание в календаре: раз в неделю — 15 минут на порядок.