В. АРТЕМЬЕВА – бренд-менеджер СУ НТД «Техэксперт», Консорциум «Кодекс»
И. САМОТУГО – эксперт проекта «Академия SMART Техэксперт», Консорциум «Кодекс»
Для многих предприятий плановая разработка и актуализация внутренней документации остается задачей «со звездочкой». Один из самых трудозатратных и сложно контролируемых процессов при этом — групповое обсуждение документа. В 2025 году в коммерческое распространение выходит важное обновление Системы управления нормативными и техническими документами «Техэксперт» — подсистема «Обсуждение нормативных документов». Разработчики цифровой платформы «Техэксперт» рассказывают, что необходимо предусмотреть при совместной подготовке документа в цифровом формате, чтобы сделать этот процесс эффективным, прозрачным и контролируемым.
Система управления нормативными и техническими документами «Техэксперт»
Более 30 лет Консорциум «Кодекс» занимается разработкой программных решений для работы с нормативными и техническими документами. Развивая цифровую платформу «Техэксперт», специалисты Консорциума осознают: предприятиям необходимы не только готовые системы с доступом к внешней базе нормативной информации, но и эффективные инструменты, позволяющие перевести в цифровой формат работу с внутренними документами организации. Ответом на этот запрос стала Система управления нормативными техническими документами «Техэксперт» (СУ НТД). Система не просто позволяет сформировать единый цифровой фонд документации, но также автоматизирует весь цикл управления нормативными документами на предприятии.
Создавая прообраз СУ НТД, разработчики понимали: у внутреннего нормативного документа есть свой жизненный цикл (рис. 1), и для полноценной работы с ним необходимы инструменты, которые позволят оптимизировать этапы этого жизненного цикла. Такой подход к документу определяет структуру СУ НТД. Система представляет собой модульное программное решение, каждая подсистема которого помогает оптимизировать отдельный процесс подготовки документа.
Для каждого предприятия набор необходимых ему подсистем СУ НТД будет индивидуальным. Какие бизнес-процессы в первую очередь нуждаются в цифровизации – каждая организация оценивает самостоятельно по результатам аудита бизнес-процессов, а также сопоставляя свой образ «идеальной» системы с реальными возможностями компании. Задачи, которые при этом решает СУ НТД – предоставить предприятиям набор совместимых друг с другом инструментов, решающих максимально широкий спектр задач, а также заложить возможности для интеграции системы с другим программным обеспечением пользователя.
СУ НТД уже более 10 лет. Все годы своего существования система бурно развивалась и обрастала новыми подсистемами – каждая из них явилась ответом на запросы пользователей. Все подсистемы добавлялись не на основе абстрактных «потребностей рынка», а как результат живого диалога с действующими пользователями системы. Подсистема «Обсуждение нормативных документов» не стала исключением. Она родилась на пересечении потребностей, выявленных у разных клиентов, на сравнении прямо и косвенно сформулированных запросов от пользователей, исходя из большого опыта создания и внедрения специализированного программного обеспечения на предприятиях.
Коллективное обсуждение: подводные камни и поиск решения
Редко, когда важные для организации документы, влияющие на работу предприятия, разрабатываются специалистом в одиночку. Зачастую этот процесс предполагает коллективное обсуждение.
Например, для создания внутреннего стандарта не предприятии обычно формируется отдельная экспертная группа. Сотрудник, отвечающий за разработку проекта стандарта, должен отправить документ каждому члену этой группы, собрать, обработать и проанализировать отзывы, зафиксировать решение по каждому из них и предоставить участникам группы обратную связь. Обсуждение документа может предполагать несколько циклов – по каждому из них принимается отдельное решение. Все сведения о ходе обсуждения необходимо фиксировать, обрабатывать и хранить.
Чем больше участников, тем сложнее сохранить процесс согласования на должном уровне, фиксируя всю необходимую информацию и учитывая мнения каждого участника. Кроме того, даже в случае добросовестной и слаженной работы всей экспертной группы сбор и анализ отзывов по проекту «в ручном режиме» отнимает много времени.
Особой трудностью группового обсуждения документа является обеспечение единого информационного поля для всех ее участников. Когда каждый работает со своей бумажной копией проекта или с отдельным файлом, полученным по электронной почте, ни у кого из экспертов нет гарантии, что его версия проекта совпадает с документом у других членов группы. Помимо этого, участники не видят комментарии друг друга и не могут отследить решения по каждому из них. Такая разобщенность неизбежно провоцирует ошибки и приводит к дублированию комментариев – это отнимает лишнее время как у тех, кто оставляет отзывы, так и у тех, кто их обрабатывает.
Для того, чтобы сделать совместную работу и взаимодействие сотрудников эффективными, сократить трудозатраты, снизить риски при работе с документацией, необходимы инструменты автоматизации. Подсистема «Обсуждение нормативных документов» призвана обеспечить ими специалистов, занимающихся разработкой документации – стандартизаторов, специалистов, ответственных за систему менеджмента качества, руководителей инженерно-технических служб и т. д. Подсистема позволяет организовать единое информационное пространство и автоматизировать процесс экспертного обсуждения документов и проектов документов, а также решить задачи по упорядоченному хранению и поиску результатов обсуждений и их аналитике.
В подсистеме можно работать с документами, размещенными в едином фонде СУ НТД или подгружать внешние PDF-файлы. Но наибольшую результативность «Обсуждение нормативных документов» показывает при работе с документами, разработанными в другой подсистеме СУ НТД – «Техэксперт SMART: Конструктор нормативных документов». Чем именно сильна эта связка, разберем ниже.