Когда мы говорим о бизнес-событиях — будь то презентация книги, форум, встреча с клиентами или деловой завтрак — легко впасть в заблуждение: «Главное — найти крутое помещение. Всё остальное — второстепенно». Но правда в том, что атмосферу создают детали. Именно они запоминаются, именно они формируют «вкус» события. И именно на них нельзя экономить.
Сегодня поговорим о том, на чём действительно нельзя скупиться. И почему дорогой конференц-зал — ещё не гарантия успеха.
Пазлы впечатлений
Один и тот же зал может быть пустым и душным, или уютным и атмосферным — в зависимости от того, как ты его наполнишь. Вот список «мелочей», которые делают из события — вау:
- На входе — бутылка воды. Кажется, ерунда. А человек почувствовал заботу.
- На кресле — мини-подарок. Закладка, открытка, шоколадка с логотипом, набор стикеров — всё это стоит копейки, но создаёт ощущение щедрости.
- Ароматы. Нет ничего хуже, чем затхлое помещение. А вот если в воздухе — лёгкий аромат кофе, апельсина или свежести — человек чувствует себя как дома.
- Температура и воздух. В жарком душном помещении человек не слушает — он выживает.
- Программа идёт чётко, без провисаний. Это заслуга не локации, а сценария, репетиций и точной работы команды.
Эти мелочи не требуют миллиона. Они требуют внимания. И именно на них люди потом реагируют: «Как всё было продумано!»
Дорогой зал и провал
В 2022 году один московский бизнес-клуб (название мы деликатно умолчим) арендовал зал в люксовом отеле на Новом Арбате. Программа — спикеры уровня Forbes. Но…
- зал оказался душным
- гостей кормили пересушенными закусками
- никто не объяснил, где туалет
- кофе-брейк начался на 30 минут позже
- ведущий вышел с запинками и перепутал фамилию спикера
Выглядело роскошно, но ощущалось — неловко. И отзывы были соответствующие. Люди ушли, не дождавшись конца, и в соцсетях писали: «дорого — не значит качественно».
Бюджет, но со вкусом
А вот другой пример: форум молодых предпринимателей в Казани. Лофт в бывшем индустриальном здании. Бюджет — в 4 раза меньше, чем у столичных проектов. Но:
- каждому гостю — фирменный welcome-бокс
- идеальный тайминг
- лампочки, свечи, музыка — всё в духе бренда
- дружелюбный ведущий, который общался с залом, как с друзьями
- удобная навигация по залу
- кофе и пирожные без очереди
Гости выкладывали сторис, отмечали организаторов, просили повторить. Потому что было по-человечески.
Где можно экономить (и нужно)
Не обязательно арендовать фойе Кремля. Лофт, коворкинг, пространство на краю города — отлично подойдут. Декор может быть минималистичным, если атмосфера выстроена светом, звуком, словом и заботой.
Кейтеринг — не дорогой ресторан. Главное — вкусно, понятно и без «размазни». Лучше маленькие сендвичи и круассаны, чем омары с соусом, о которых все забудут.
Вывод
Событие — это как роман. В нём важны сцены, диалоги, интонации. И если всё будет вылизано, но без души — люди закроют его на первой странице.
Никогда не экономьте на мелочах. Потому что именно они делают «вау». И именно о них потом говорят, вспоминают, рекомендуют.
А вот на пафос можно не тратиться. Потому что он — не гарантия эмоций. А эмоции решают всё.