Приветствую всех. В конце статьи будет ссылка на готовый к применению файл, качайте, пользуйтесь, пишите, если что.
При реализации нового бизнес-проекта в сфере АПК, встал вопрос с организацией и созданием системы учета труда и выполненных работ. На момент создания предприятия, возможности, как технические , так и кадровые, не позволяли осуществить ведение полноценного первичного учета труда, документооборота в специализированной бухгалтерской программе.
Поэтому было принято решение первичный учет осуществлять с применением электронных таблиц Excel,
При этом первоначально передо мной были поставлены следующие задачи:
- создать для управляющего файл, позволяющий ежедневно осуществлять регистрацию выполненных на его подразделении полевых сельскохозяйственных работ в разрезе сотрудников, машин и агрегатов, видов работ, с обязательной фиксацией остатков ГСМ на начало и конец дня, заправки, объемов работ;
- осуществить разработку и занесение в созданный файл расценок с градацией по маркам, агрегатам и выполненным работам.
- обеспечить вывод ежемесячного отчета, содержащего выработку, расход ГСМ и начисленную заработную плату в разрезе ФИО, марок, агрегатов,, видов работ, полей.
В процессе работы, позднее было принято решение о разделении информации на несколько файлов, с одним - содержащим информацию о всех полевых работах работал на своем ПК управляющий, со вторым - содержащим информацию о всех прочих работах - учетчик-кладовщик (далее по тексту - учетчик), ну а с третьей частью, которая содержала расценки и автоматически подгружала данные из первых двух файлов - работали экономист, бухгалтер и руководитель предприятия.
По моему, получилось все довольно неплохо, к концу месяца вся необходимая для ввода в 1С сводная информация по начислениям формируется в несколько кликов.
Ну а далее обо всем этом более подробно.
Начну с файла учетчика, который называется "Прочие работы"
Файл "Прочие работы"
Этот файл содержит
Лист "Транспортные" в котором учетчик ежедневно фиксирует все работы, которые не относятся к полевым, выполненные сотрудниками предприятия на подразделении.
На листе "Транспортные" содержится таблица, в которой учетчиком выбираются фамилии сотрудников, тип осуществленной работы и в зависимости от него - вид работы, а также выработка в различных единицах измерения, при этом, единица измерения, которая выходит автоматически в графе "ед. изм" - это основная, по которой обязательно должна быть занесена информация, для начисления заработной платы.
ФИО сотрудников, типы и виды работ в таблице выбираются учетчиком из выпадающих списков. Данные для формирования этих списков вносятся заранее в соответствующие листы справочников.
Графа таблицы "Краткое описание работ" - содержит текстовые поля, предназначенные для заполнения учетчиком с целью пояснения и описания выполненной работы для экономиста и руководства.
Лист справочника "Сотрудники".
Содержит фамилии, имена и отчества сотрудников, в нашем случае заполняется учетчиком при появлений новых работников на подразделении. При этом, даже у нас есть случаи полных тезок, поэтому дополнительно есть графа "Дата рождения", но её мы заполняем только при наличии дублей по причине полного совпадения ФИО сотрудников.
Лист справочника "Тракторы".
Содержит марки техники, и модели с указанием госномеров, или инвентарных номеров.
Лист справочника "Виды работ".
Содержит типы и виды работ, а также единицы измерения для начисления заработной платы по каждому виду работ. При этом важно, чтобы таблица была отсортирована по типу работ. Это необходимо для корректного формирования выпадающего списка на листе "Транспортные".
Лист справочника "Единицы измерения".
Содержит единицы измерения.
Лист справочника "Агрегаты".
Содержит наименования агрегатов, коды - графа "КА" и индексы расхода ГСМ - графа "ИРГСМ" при этом при формировании справочника нужно учесть, чтобы наименования агрегатов и коды не дублировались, а индексы расхода ГСМ - заполнять как доля от максимально возможного. К примеру Кировец может агрегатироваться плугом, БДТ, посевным комплексом, при этом средний расход на гектар по плугу - 18, по БДТ - 11, по посевному комплексу - 9. Тогда ИРГСМ плуг - 1, БДТ - 11/18 - 0,61, а посевной комплекс - 9/18 - 0,5.
ИРГСМ используется в расчетах файлов, когда трактор в течение дня (смены) выполняет различные работы с разными агрегатами, при этом не производится фиксация промежуточных остатков ГСМ в баке.
Лист "Транспортные" и лист "Единицы измерения" защищены с целью исключения сбоев формул. Остальные листы защиты не имеют.
Таже в файле присутствуют листы "Табель"
и "Для сверки"
Оба листа содержат сводные таблицы, причем в первом случае - с ФИО и часами - с возможностью настройки месяца и года отображаемого периода. А во втором - с более детальной информацией по выработке сотрудников - для сверки по концу месяца полноты внесения информации учетчиком и информирования работников об их выработке.
На этом первая часть статьи заканчивается. Файл "Прочие работы" - ссылка для скачивания.
Во второй части будет освящен файл "Полевые", в котором осуществляется ведение учета полевых работ и ГСМ. Спасибо за прочтение и всего наилучшего Вам.