Пластмассовый мир почти победил — продолжаем переходить на ЭДО. Использование цифровых накладных не является обязательным, но мы рекомендуем уже начать адаптацию, тестировать работу и избавляться от ошибок. В статье разберем, что такое ЭТрН, как подписывать накладные онлайн и что потребуется для перехода.
Что такое ЭТрН и зачем она нужна
Транспортная накладная (ТН):
- устанавливает договоренность об условиях перевозки;
- обосновывает легальность перевозки товара;
- фиксирует цену услуг перевозчика;
- содержит информацию о перевозимом грузе;
- служит подтверждением расходов для налогового учета.
Электронная транспортная накладная (ЭТрН) позволяет делать то же самое в цифровом формате. С 2020 года идет тестирование системы, чтобы полностью отказаться от накладных на бумаге.
В частности, работать с ЭТрН придется и общепиту. Использование ЭТрН пока опционально, но для участников оборота алкоголя 1 сентября 2025 года вступят в силу изменения в ст. 10.2 закона № 171-ФЗ. С этой даты начнется переходный период: ТТК на алкоголь можно будет оформлять в электронном формате, а с 1 марта 2027 года это требование станет обязательным (Федеральный закон от 29.05.2024 № 102-ФЗ).
Больше о документах, необходимых каждому ресторану, — в гайде.
Что должно быть в ЭТрН
Форма ЭТрН описана в приказе ФНС № ЕД-7-26/1065@ от 09.12.2021. Там содержится то же, что и в напечатанной накладной:
- место и время погрузки/разгрузки;
- транспортное средство;
- особые условия перевозки;
- штрафы за задержку доставки.
Как обмениваться ЭТрН
Обмен ЭТрН происходит через аккредитованного провайдера по схеме:
- Грузоотправитель создает ЭТрН, заполняет данные и подписывает документ квалифицированной электронной подписью (КЭП).
- Документ загружается в ГИС ЭПД (государственную систему электронных перевозочных документов).
- Перевозчик получает накладную, водитель подписывает ее ПЭП через мобильное приложение.
- Приемщик в ресторане проверяет товар и подписывает соответствующий раздел КЭП.
- Перевозчик завершает процесс, подписывая финальный раздел.
Готовые ЭТрН хранятся в ГИС ЭПД. Их можно скачать, информация из них по запросу поступает в МВД, ФНС и Роспотребнадзор.
Как ресторану перейти на ЭТрН
Сотрудникам ресторана, ответственным за приемку, потребуется КЭП. КЭП выдается как физлицам, а затем руководитель выдает машиночитаемую доверенность (МЧД).
Также нужно будет выбрать оператора ГИС ЭПД и подключиться, чтобы иметь возможность работать с документами онлайн.
Накладные необходимы для работы с маркировкой. Скачайте полный гайд по работе с «Честным знаком», чтобы разобраться, как делать это правильно.
Рекомендуем учиться работе с ЭТрН сейчас, чтобы в будущем с этим не возникало сложностей. Поверьте: когда вы перестанете пытаться разобрать буквы на замызганных бумажках, вам станет легче.