В этой статье я постараюсь показать, как организовать работу над проектированием мебели качественнее и быстрее. Для этого я предлагаю использовать такое понятие, как роль. В качестве примера покажу это на матрице RACI.
Основные роли в этой матрице:
- Ответственный — отвечает за результат;
- Исполнитель — выполняет задачу;
- Консультант — дает экспертную поддержку;
- Информируемый — должен быть в курсе.
Мы будем рассматривать эту матрицу на примере небольшого мебельного салона, занимающегося индивидуальной корпусной мебелью, где работает до 10 человек. В такой команде RACI подходит идеально. Эти салоны еще не настолько крупные, как фабрики, и в работе задействовано не так много людей. Но они уже имеют команду, и работает в них не только собственник.
Без системы не работает ни один салон. Если вы её не внедряли, она складывается сама собой. А как она складывается? Хаотично. Если собственник делает всё сам, это ещё приемлемо. Но если он хочет постепенно расширять салон, увеличивать обороты и выходить из операционной деятельности, то стихийно сложившаяся система — не лучший вариант. Думаю, с этим согласятся многие.
В системе есть процессы и роли. Роль — это набор прав, обязанностей и функций, которые выполняет участник процесса (далее проекта). То есть, назначая роли, мы чётко определяем, кто и что делает в рамках проекта. Роли закрепляются в самом начале. Это помогает избежать путаницы, дублирования усилий и пробелов в ответственности, а также позволяет быстро запустить проект в работу. Вы ведь знаете, как бывает, когда роли не ясны? Вроде обсудили начало проекта, а он не двигается, потому что никто не понял, кто должен начать, когда и что делать.
Ответственный — отвечает за конечный результат проекта: чтобы он был выполнен в срок и с нужным качеством. Он принимает ключевые решения и несёт ответственность перед собственником. В бизнес-процессах такого сотрудника ещё называют владельцем процесса. В салоне это может быть проект менеджер или руководитель тех. отдела или собственник.
Исполнитель — отвечает за выполнение конкретной работы. Например, конструктор отвечает за проектирование и выпуск полного пакета документов, замерщик — за корректно выполненный замер, менеджер — за заключение договора и передачу документов в технический отдел и т. д.
Консультант — даёт рекомендации, чтобы работа была выполнена правильно. В салонах они не всегда нужны на простых проектах, но на сложных — лучше их привлекать. Это может быть сам собственник, сотрудник поставщика или даже монтажник.
Информируемый — не принимает решений и не выполняет работу, но должен своевременно получать информацию, чтобы понимать ситуацию, планировать действия или контролировать последствия. Идеальный пример в процессе проектирования — менеджер, ведь именно с ним чаще всего общается клиент. Он доверил менеджеру свои деньги, и при возникновении проблем — например, на монтаже — клиент звонит именно ему. То же самое касается рекламаций и других вопросов.
Когда все роли в матрице RACI распределены правильно, в команде появляется ясность: каждый понимает, что именно он делает, за что отвечает, к кому обращаться за советом и кого нужно держать в курсе. Это устраняет путаницу, исключает дублирование действий и помогает избежать ситуации, когда никто не берёт на себя ответственность.
Работа идёт быстрее, потому что становится понятно, кто принимает решения, кто выполняет задачи и с кем нужно согласовывать действия. Снижается количество задержек и недоразумений.
Процесс управления проектом становится более прозрачным и контролируемым: легче отслеживать ход работы и выявлять проблемные места. В результате проект продвигается чётко и организованно, без лишних конфликтов и задержек.
Внедрение этой матрицы — это шаг к системе, которую можно чётко описать и в которую легко вводить новых сотрудников. Надеюсь, вам было полезно. Если нужны дополнительные комментарии или у вас есть свои примеры — обязательно делитесь. До скорых встреч!
вчера в 18:29