Вы когда-нибудь думали, что каждая сделка — это как маленький бизнес? Со своими доходами, расходами, долгами и рисками. А теперь представьте, что вы можете управлять ими не “по ощущениям”, а по цифрам в реальном времени. Именно так работает проектный учёт — и сегодня я покажу на примере, как мы внедрили его в компании, где каждая сделка — как на ладони.
Задача клиента:
Клиент подходит к проектам очень практично – для них каждый проект – это, по сути, сделка. Их основная цель – четкое финансовое управление на уровне каждой такой сделки-проекта. Им критически важно:
- Заранее знать рентабельность: Понимать плановую доходность каждой сделки еще до ее полного завершения.
- Контролировать денежные потоки: Видеть в деталях, как именно деньги приходят по сделке (поступления от заказчика) и как они расходуются (платежи поставщикам, исполнителям и т.д.).
- Оценивать результат: Рассчитывать фактическую рентабельность по завершении этапов или всей сделки.
- Управлять задолженностью: Четко видеть долги – как свои (перед кем-то по сделке), так и дебиторку (кто должен им).
- Отслеживать статусы: Понимать, на какой стадии находится каждая сделка-проект (в работе, завершен, просрочен платеж и т.д.).
- Получать детальную отчетность: Формировать различные отчеты именно по сделкам-проектам для анализа и принятия решений.
Что мы имеем на начальном этапе 1С:Предприятие в котором ведется вся информация по бизнесу.
Что сделали:
В 1с добавили модуль P&L от компании Хорошие Люди, этот модуль встраивается в 1с и помогает собирать отчеты в нужном и читаемом виде для собственников.
Первым делом администратор системы включает функционал проектного учета в настройках P&L.
Теперь клиент создает в системе отдельный Проект для каждой своей значимой сделки. При создании указываются ключевые параметры:
- Название проекта (часто соответствует названию сделки/контракта).
- Сроки действия (Дата начала и окончания проекта).
- Ответственная организация (юридическое лицо из их структуры).
- Контрагент (заказчик или ключевой партнер по сделке).
- Договор (основной документ сделки).
- Плановые показатели: Плановый доход (ожидаемая выручка) и Плановый расход (ожидаемые затраты). Система сразу рассчитывает плановую рентабельность на основе этих цифр – это дает первичное понимание выгодности сделки.
Ежедневная работа бухгалтера/фин. менеджера.
После создания проекта, его нужно указывать в документах. Это ключевой шаг для сбора данных! Бухгалтер (или другой специалист) при проведении любых финансовых документов, связанных с этой сделкой, обязательно заполняет поле «Проект».
- Какие документы? Абсолютно все денежные и бухгалтерские документы, относящиеся к сделке:
- Поступления денег от заказчика (Платежные поручения входящие, Кассовые чеки).
- Платежи поставщикам/исполнителям (Платежные поручения исходящие, Расходные кассовые ордера).
- Реализация товаров/услуг (Накладные, Акта выполненных работ/оказанных услуг).
- И другие документы, отражающие доходы/расходы по сделке. - Где указывать? Проект указывается в дополнительных реквизитах P&L, которые легко доступны во всех необходимых документах. Это занимает секунду, но зато все данные автоматически «привязываются» к нужному проекту-сделке.
Мониторинг и анализ в режиме реального времени.
Список проектов: Пользователь заходит в общий список проектов. Выбирая конкретный проект (сделку), он мгновенно видит всю собранную информацию в одном месте:
- Общие сведения (параметры, плановые показатели).
- Фактические платежи и поступления – полная детализация движения денег по этой сделке.
- Маржинальный доход (прибыль/убыток) – расчет фактического финансового результата по сделке на текущий момент.
- Статусы и задолженности – видно, есть ли просрочки платежей (их или им), текущее состояние проекта.
Планирование платежей (Платежный календарь)
Клиент не только фиксирует факт, но и может планировать будущие денежные потоки по сделке:
- Можно вносить плановые поступления и платежи прямо в карточке проекта, на вкладке «Платежный календарь».
- Либо работать с общим платежным календарем всей компании, но обязательно указывая при планировании соответствующий проект.
- Отслеживание исполнения: Система позволяет легко видеть в календаре, какие плановые платежи/поступления по сделке уже исполнены, какие ожидаются, а какие – просрочены. Это дает мощный инструмент контроля финансовых обязательств и ожиданий по каждому проекту.
Какие отчёты получает собственник
Вот где модуль P&L раскрывается полностью! Благодаря тому, что все операции помечены проектом, система позволяет строить невероятно полезные отчеты:
- План-Факт анализ: Сравнение плановых доходов/расходов с фактическими по каждой сделке. Видно, где уложились в бюджет, а где произошло отклонение.
- Отчет по Платежному календарю с детализацией по проектам: Показывает движение денег не только по статьям, но и в разрезе каждой сделки. Видно запланированные, исполненные и просроченные суммы по каждому проекту.
- Отчет ДДС (Движение Денежных Средств) с детализацией по проектам: Анализ реальных денежных потоков компании, но с возможностью «развернуть» и увидеть, какой вклад в общий поток внесла каждая конкретная сделка-проект. То же самое с отчетами по Доходам и Расходам (ОПиУ- Отчет о прибылях и убытков).
- Анализ Доходов/Расходов по проектам: Детализированные отчеты о том, из чего именно складывались доходы и расходы по каждой сделке.
- Различные варианты представления: Система позволяет строить как вертикальные (иерархические), так и горизонтальные (сводные, кросс-таблицы) отчеты, анализируя как деньги, так и объемы (накладные) в разрезе проектов.
Итог для клиента
После внедрения проектного учёта на базе модуля P&L клиент получил:
✅ Полный контроль над каждой сделкой — от планов до факта
✅ Чёткое понимание, где зарабатывают, а где теряют
✅ Возможность принимать решения по цифрам, а не на интуиции
✅ Автоматические отчёты по прибыли, задолженностям и движению денег
✅ Упрощённую работу для бухгалтера — данные собираются по ходу дел
✅ Существенную экономию времени и сил — вместо ручного контроля и Excel
А главное — они стали увереннее управлять бизнесом, потому что теперь видят реальную картину по каждой сделке в один клик.
Если вы ведёте проектный бизнес — стройка, услуги, агентство, интегратор и вам важно:
- понимать рентабельность каждой сделки,
- вовремя видеть кассовые разрывы,
- и управлять деньгами, а не угадывать,
то проектный учёт — это обязательный инструмент.
📩 Напишите, если хотите получить бесплатную консультацию и план внедрения под вашу бизнес-модель.
Больше про учет в моем 🔹Telegram-канале