При приеме и увольнении сотрудников ИП важно соблюдать требования законодательства. Ошибки могут обернуться штрафами и судебными спорами. В статье рассмотрели, какие документы нужны для трудоустройства персонала и как правильно уволить сотрудника.
Какие договоры может заключать ИП
Индивидуальный предприниматель может нанимать работников как по трудовому договору, так и по договору гражданско-правового характера (ГПХ).
Важно! Подменять трудовые отношения договором ГПХ — незаконно. Это может повлечь штрафы и доначисления налогов.
Подробнее про выбор способа оформления персонала мы разобрали в отдельной статье.
Какие документы нужны при приеме на работу
Чтобы оформить сотрудника по ТК РФ, ИП должен запросить:
- паспорт (или иной документ, удостоверяющий личность);
- СНИЛС (если нет — оформить через СФР);
- трудовую книжку или сведения о трудовой деятельности в электронном виде (кроме случаев, когда трудовой договор заключается впервые);
- диплом/удостоверение — если требуются профильные навыки (например, водитель, врач);
- документы воинского учета — для военнообязанных;
- справку об отсутствии судимости — если деятельность этого требует (например, работа с детьми);
- медицинскую книжку — для работников общепита, торговли, салонов красоты и т. п.
Порядок оформления сотрудника у ИП: инструкция
1. Ознакомить работника с локальными документами
ИП должен предоставить сотруднику внутренние правила — режим работы, график перерывов, порядок отпусков. Это делается через локально-нормативные акты.
Важно! Сотрудник должен быть ознакомлен с правилами под роспись до начала работы.
2. Утвердить штатное расписание
Это таблица с перечнем должностей, отделов и зарплат. Штатное расписание — необязательный документ, но помогает систематизировать структуру персонала и зарплаты.
3. Заключить трудовой договор
Договор обязательно заключается в письменной форме в двух экземплярах — один остается у ИП, второй — у сотрудника.
В договор обязательно нужно включить:
- данные ИП и работника (ФИО, паспорт, СНИЛС, ИНН);
- дату начала работы;
- условия труда, режим, обязанности;
- размер оклада, премии и бонусы.
Также нужно получить от сотрудника согласие на обработку персональных данных. Подписать договор нужно в течение трех рабочих дней с момента выхода сотрудника на работу.
4. Издать приказ о приеме на работу
При оформлении сотрудника работодатель обязан издать приказ (распоряжение) о приеме на работу. В нем указываются дата приема, должность, условия труда и другие существенные условия трудового договора.
5. Внести данные в трудовую книжку
Если сотрудник работает впервые после 31.12.2020, трудовая ведется только в электронном виде. Если работник пожелает — можно вести бумажную трудовую книжку параллельно.
6. Подать форму ЕФС-1 в СФР
Форма ЕФС-1 с подразделом 1.1 (сведения о трудовом договоре) подается в СФР не позднее следующего календарного дня после оформления сотрудника на работу. За несвоевременную подачу может быть наложен штраф — до 500 руб. за каждое нарушение.
7. Завести личную карточку сотрудника
Личная карточка по форме Т-2 — обязательный документ для учета персональных данных работника, его должности, стажа и отпусков.
Увольнение сотрудника ИП: документы
При увольнении сотрудника ИП обязан соблюсти все формальности: провести расчет, выдать документы и отчитаться перед фондами.
Что обязательно выдать в день увольнения
- Трудовая книжка или справка СТД-Р
Если велась бумажная книжка — внести запись об увольнении и передать работнику. Если электронная — подготовить форму СТД-Р. - Копия раздела 3 из РСВ
Содержит сведения о страховых взносах за последние 3 месяца. Обязательный документ при увольнении. - Выписка из персонифицированных сведений
Формируется за последний месяц работы. Включает зарплату и страховые взносы. - Расчетный листок
Выдается в день увольнения. Отражает все выплаты, компенсации, удержания, включая неиспользованный отпуск. - Оригиналы документов
Верните сотруднику все личные документы, которые хранились у работодателя: дипломы, медкнижки, справки и др.
Также уничтожьте копии персональных данных — по закону их нельзя хранить без письменного согласия.
Важно! Все документы должны быть заверены, электронные — подписаны усиленной квалифицированной ЭЦП.
Какие документы выдать по запросу сотрудника
По письменному запросу бывшего сотрудника документы нужно предоставить в течение 3 рабочих дней. За задержку — штраф до 20 000 руб. (ст. 5.27 КоАП РФ).
По запросу выдают:
- копии приказов (о приеме, переводе, увольнении, отпусках, командировках);
- справку о доходах (на основе 6-НДФЛ);
- справку 182н (отменена, но при запросе выдать все равно нужно);
- справку о неиспользованных днях по уходу за ребенком-инвалидом;
- справку о среднем заработке (для центра занятости).
Не хотите тратить время на оформление увольнений, отчетность и расчеты?
Мы возьмем на себя кадровый и бухгалтерский учет ИП — аккуратно, точно и вовремя. Оставьте заявку, чтобы узнать подробнее о наших услугах.