Для того, чтобы понимать, что и как происходит в компании, производят разделение всей деятельности компании на составляющие части, вводят соответствующие определения и разрабатывают методики, позволяющие руководителям и специалистам выполнять свою работу осознанно и целенаправленно. Это также дает руководителям и специалистам возможность более глубоко изучать и выполнять анализ этих частей, а также, осуществлять их совершенствование, тем самым повышая эффективность деятельности компании.
Рассмотрим, как это происходит на основании существующих подходов.
В настоящее время авторами выделяются следующие виды деятельности в компании:
1. Основная деятельность.
2. Вспомогательная деятельность.
3. Управленческая деятельность.
К основной деятельности относят деятельность, которая является источником дохода компании в зависимости от профиля ее деятельности (производство, торговля, оказание услуг и др.). Судя по публикациям, некоторые авторы относят к ней также некоторые задачи, которые относятся к вспомогательной деятельности, т.е. не создают доход.
К вспомогательной деятельности относят деятельность, которая способствует реализации основной деятельности, а также выполнение задач, выполняемых остальными сотрудниками компании. Некоторые авторы считают, что важность некоторых задач позволяет отнести их к основной деятельности, исходя из степени их влияния на основную деятельность даже несмотря на то, что выполнение этих задач требует только расходов и они не создают стоимость.
Теперь разберемся, что относят к управленческой деятельности. В статье «Что такое управленческая деятельность: разбираем базовый термин в теории менеджмента», 27.08.2024, опубликованной на сайте skillbox.ru представлены следующие определения, что такое управление или управленческая деятельность:
- Настраивание людей на труд, Ли Якокка.
- Это особый вид деятельности, превращающий неорганизованную толпу в целенаправленную, результативную и эффективную группу, Питер Друкер.
- Это процесс планирования, организации, мотивации и контроля, необходимый для того, чтобы сформулировать цели организации и достичь их при помощи других людей, Майкл Мескон.
Этот вид деятельности, который осуществляется руководителями всех уровней управления. Все имеющиеся на эту тему материалы, касающиеся управленческой деятельности, предназначены именно для них. Если вы спросите любого специалиста, занимающегося бизнес-процессами, да и вопросами управления, как осуществляется управление в компании, то в качестве примера приводят управленческий цикл. На сегодняшний день известно несколько моделей описания управленческого цикла. Вот некоторые из них:
- цикл А. Файоля. Планирование – Организация – Стимулирование (мотивация) – Контроль;
- цикл У. Деминга PDCА. Plan – планируй, Do –делай, Check – проверяй, Act – воздействуй;
- цикл Сбор информации – Планирование – Реализация – Учет – Контроль - Анализ – Регулирование.
При этом необходимо отметить, что в управленческом цикле отсутствует упоминание о сотрудниках (только у Файоля есть пункт, имеющий отношение к сотрудникам – стимулирование) и это несмотря на то, что в вышеприведенных определениях «что такое управленческая деятельность» главный акцент в управленческой деятельности сделан главным образом на работу с людьми. Таким образом, примеры этих управленческих циклов не дают ответов, как осуществлять управление и что для этого необходимо делать, а показывают лишь последовательность действий при организации работы в компании, что тоже нужно знать руководителям.
Что касается основной и вспомогательной деятельности, то руководителям для их осуществления предлагается опробованные временем и практикой способы и/или методики, позволяющие им осуществлять свою работу в компании независимо от ее величины и сферы деятельности. Это также дает руководителям понимание как правильно организовать работу компании, и в какой последовательности следует выполнять основные задачи при организации основной и вспомогательной деятельности.
Успешное осуществление основной и вспомогательной деятельности невозможно без детального изучения выполняемых в них операций, которые в зависимости от того, как они организованы, влияют на эффективность компании. Это выполняется путем описания, изучения, анализа и совершенствования бизнес-процессов (операционных процессов), которые имеются в этих видах деятельности. Наличие разных нотаций и способов описания операционных процессов и программ, где их можно отразить, позволяет наглядно видеть существующие в них связи, осуществлять работу по их совершенствованию и, соответственно, повышать эффективность основной или вспомогательной деятельности компании (см. Рис. 1).
Если по основной и вспомогательной деятельности все вроде бы понятно, то по управленческой деятельности неясные вопросы остаются. Почему так сложилось?
Существуют различные понятия и определения, что такое управление. В книге «Методология управления», Новиков Д.А., (серия «Умное управление»), М., Либроком, 2011, приводится следующий подход к тому, что такое управление:
Если управление осуществляет субъект, то управление следует рассматривать как деятельность. Такой подход: управление – вид практической деятельности (управленческая деятельность – см. введение), многое ставит на свои места – объясняет «многогранность» управления и примиряет между собой различные подходы к определению этого понятия.
Трактовка управления как одной из разновидностей практической деятельности кажется неожиданной. Ведь управление традиционно воспринимается как нечто «высокое» и очень общее, однако деятельность управленца организована так же (по тем же общим законам), как и деятельность любого специалиста-практика: учителя, врача, инженера и т.д. Более того, иногда «управление» (управленческая деятельность) и «организация» (как процесс, то есть деятельность по обеспечению свойства организации) рассматриваются рядоположенно.
Структуру, приведенную на Рис. 2, можно наращивать, добавляя уровни иерархии (то есть, переходить к рассмотрению трех-, четырех- и более уровневых систем). Принципы описания управления в многоуровневых системах остаются такими же.
Для теории управления стандартной является терминология «субъект управления – объект управления», но с точки зрения психологии, если речь идет об управлении людьми, то некорректно их называть объектами, поэтому в этом случае их называют управляемыми субъектами.
Если управление – это деятельность управляющего органа, то осуществление этой деятельности является функцией управляющей системы, процесс управления соответствует процессу деятельности (управленческой), управляющее воздействие – ее результату и т.д. [64]. Если и управляющий орган и управляемая система являются субъектами, то управление – деятельность (управляющих органов) по организации деятельности (управляемых субъектов).
Термины управляющий орган, управляющая система, субъект управления в настоящей работе употребляются как синонимы и обозначают того, кто осуществляет управление. Термины управляемая система, управляемый субъект, объект управления также употребляются как синонимы и обозначают того, кем управляют.
Попробуем разобраться с указанным выше материалом. На Рис. 2 видно, что:
- Субъект управления «формирует» условия, требования, нормы и принципы, критерии, а также «определяет» потребность, мотив, цель, задачи, технологию, действие и результат. Таким образом, он формирует состояние управляющей системы. Здесь речь идет о деятельности, как отдельного человека, так и коллективного субъекта. Далее субъект управления доводит до управляемого субъекта цель, задачи, технологию, результат. При этом на субъект управления и управляемый субъект могут оказываться внешние воздействия.
- Управляемый субъект «руководствуется» условиями, требованиями, нормами, принципами и критериями, а также потребностью, мотивом, целью, задачами, технологией и результатом, «выполняя» свое действие.
К сожалению, в книге «Методология управления» автором не раскрыто полностью, как именно осуществляется управление субъектом управления управляемого субъекта. Только на Рис. 3 указано, что результатом деятельности руководителя является управленческое решение, которое доводится до подчиненного. Поэтому в деятельности субъекта управления и управляемого субъекта глаголы взяты в кавычки, так как это мое предположение, а у автора может быть другое пояснение.
Автор указывает, что руководитель должен прогнозировать поведение подчиненных как реакцию на то ли иное управленческое решение.
Взаимодействие, приведенное на Рис. 3, представляет собой «замкнутый круг». Подставим вместо руководителя механизм управления – процедуру принятия им управленческих решений (на входе этой процедуры – действие подчиненного и внешняя ситуация, на выходе – конкретное управленческое решение). Получим структуру, приведенную на Рис. 4, в рамках которой механизм управления детерминирует управленческие решения, принимаемые руководителем.
Искусство управления, условно говоря, заключается в том, чтобы добиться от подчиненных требуемых действий. Значит, необходимо выбрать такой механизм управления, при котором подчиненные выбирают требуемые для руководителя действия.
Изменяемые в процессе и результате управления компоненты управляемой системы называются предметами управления.
Механизм управления – это совокупность правил и процедур принятия субъектом управления решений, влияющих на поведение управляемых субъектов – в частности, сообщаемую ими информацию и выбираемые ими действия.
На Рис. 4 отражено, что механизм управления представляет собой только совокупность правил и процедур, необходимых для принятия решения руководителем, и предназначен только для выработки решений. Однако остается неясность, как происходит управление, т.е. каким способом и с помощью каких инструментов осуществляется воздействие на управляемый субъект (объект управления). Таким образом, остаются еще вопросы, которые требуют дальнейшей проработки, чтобы можно было использовать это в практической деятельности.
Хотелось бы отметить, что часто применяемые выражения: управление компанией, управление финансами, управление процессами, управление проектами и др., не соответствуют структуре управленческой деятельности, указанной на Рис. 2. Возможно, под этими выражениями понимаются руководители, которые целенаправленно воздействуют на других сотрудников, входящими в компанию, занимающихся финансами, выполняющих процессы и т.д. Тогда все становится понятно. Но все это не явно и об этом надо только догадываться, что представляет определенные трудности для понимания при выполнении руководителям и специалистами своей работы.
Так, некоторыми специалистами это понимается буквально (методика описания бизнес-процессов этому соответствует) и, основываясь на таком понимании, они, например, обсуждают управление процессами при этом не принимая во внимание основных действующих участников процесса управления (субъекта и объекта управления).
На схемах бизнес-процессов принято отражать связи между документами и иной информацией и описываемыми операциями, таким образом указывая, что при проведении такой-то операции используется такая-то информация. Это, конечно, нужно для понимания функционирования операционного процесса, но здесь не отражается процесс управления. А субъекту управления (управляющий субъект), предписана роль владельца бизнес-процесса, который организует операционный процесс, обеспечивает его необходимыми ресурсами и отвечает за результаты выполнения операционного процесса и на этом все «управление» заканчивается. Но при этом понимание, что владелец бизнес-процесса организует работу исполнителя и воздействует на него разными способами с целью успешного выполнения операционного процесса у специалистов отсутствует.
Дело в том, что назначение у операционного процесса и у процесса управления разное и у них разные сущности. Поэтому, как осуществляется владельцем бизнес-процесса процесс воздействия на исполнителя в существующих методиках по бизнес-процессам не указывается. И это вполне объяснимо, так как основой описания бизнес-процесса является отображение операций и сопутствующей информации. Исполнитель здесь является всего лишь одним из элементом операционного процесса. Также хочется отметить, что в штатном расписании любой компании такого персонажа, как владелец бизнес-процесса, просто нет. А это означает, что это искусственное образование (название), появившееся только для решения вопросов, связанных с обеспечением и организацией протекания операционного процесса. При этом вопросы управления, касающиеся функционирования исполнителя и самого операционного процесса, не рассматриваются. Скорее всего такая ситуация сложилась из-за отсутствия точного понимания, что такое управление, кто там участвует и как это осуществляется.
Рассмотрим составные части деятельности компании с учетом предлагаемых новаций.
Исходя из выполняемых в компании задач можно расширить виды деятельности компании:
1. Основная деятельность.
2. Вспомогательная деятельность.
3. Обеспечивающая деятельность.
4. Управленческая деятельность.
К основной деятельности относится работа сотрудников, которая является источником дохода компании исходя из ее специализации на рынке (производство продукта, торговля, оказание услуг и др.). Никакие другие задачи в этом виде деятельности не следует рассматривать. При планировании в компании мероприятий по повышению эффективности ее деятельности основная деятельность всегда должна находиться на первом месте.
К вспомогательной деятельности относится работа сотрудников, которая способствует успешной реализации основной деятельности. К ней относятся:
- планирование деятельности компании и контроль выполнения плана;
- ведение коммерческой работы;
- выполнение логистических операций;
- осуществление финансовой деятельностью;
- другое.
К обеспечивающей деятельности относится работа части сотрудников, которая выполняется для всех сотрудников компании. К ней относятся:
- бухгалтерский учет;
- административно-хозяйственная деятельность;
- работа с персоналом;
- ИТ обеспечение;
- безопасность.
Такое разделение по видам деятельности позволяет производить оценку их важности, надежности и др. при осуществлении основной деятельности как при самостоятельном выполнении каких-либо задач, так и при передаче их на аутсорсинг. Практика показала, что лучше всего для передачи на аутсорсинг подходят задачи, выполняемые в рамках обеспечивающей деятельности (например, ведение бухгалтерского учета), а также некоторые задачи из вспомогательной деятельности (например, складская обработка товаров и/или их перевозка). В любом случае необходимо рассматривать не только, какой экономический эффект компания получит при передаче какой-либо задачи на аутсорсинг, но и как это может повлиять на надежность и ритмичность поставок и т.п.
Посмотрим, из каких частей состоит деятельность компании при новом подходе (см. Рис. 5).
На Рис. 5 показаны основные части, составляющие деятельность любой компании. И если виды деятельности и способы их реализации касаются главным образом руководителей, то на уровне непосредственного выполнения поставленных руководителем задач выполняются операции, которые объединяются в процессы. Здесь уже происходит взаимодействие руководителей и их подчиненных и выполнение последними поставленных им задач. Процесс управления неразрывно связан с операционным процессом и всегда ему предшествует, так как исполнитель операционного процесса может только тогда выполнять свои обязанности, когда он знает, что, когда и как он должен делать, а все это относится к процессу управления. Профильные знания исполнитель получает первоначально в результате профессионального образования, которые затем пополняются с накопленным опытом и применяются им по указанию руководителей, которые могут отразить их, т.е. осуществить воздействие на исполнителя, как через различные регламентные документы, так и при конкретной постановке им задач.
В управленческой деятельности также, как и в других видах деятельности (см. Рис. 5), имеются процессы управления. Задачей процесса управления является воздействие субъекта управления на объект управления для получения продукта с заданными параметрами, в заданном количестве и в установленный срок (определение автора).
Под субъектом управления понимается сотрудник, который оказывает воздействие, а под объектом управления понимается сотрудник, на которого оказывается воздействие. Оказывать воздействие на сотрудников в процессе их деятельности могут не только руководители, но и другие сотрудники.
Приведем пример: руководитель компании дал указание секретарю организовать совещание (он – субъект управления, а секретарь – объект управления). Секретарь направила уведомление участникам совещания о том, что запланировано совещание на определенную тему, с указание места, даты и времени (секретарь – субъект управления, а участники, если они даже руководители подразделений – объекты управления). Также это происходит и при выполнении сотрудниками своих задач, результат выполнения которых может стать задачей для их коллег по технологической цепочке.
Любой вид деятельности возможен только при наличии необходимых для этого знаний. Это вроде бы банальная истина, но применительно к организации работы компании она имеет прямое отношение. Так, для производства продуктов необходимы знания у руководителей и сотрудников по самому производству и по сопутствующих производству процессах. Для ведения коммерческой деятельности также необходимы соответствующие знания. Таким образом, поставленная задача верхнего уровня требует от руководителя знаний хотя бы общего плана и информации о том, как ее можно выполнить. Специалисты же должны обладать глубокими знаниями в своей специализации.
Принцип объединения сотрудников из одной области знаний, включая и их руководителя, в одном подразделении позволяет формировать функциональную структуру управления компании по выполняемым задачам верхнего уровня. Если имеется потребность объединить в рамках одного подразделения сотрудников, из разных областей знаний (бригада, смена и др.), то руководитель такого подразделения должен иметь представление о работе таких сотрудников, т.е. знать, что, как и почему они делают.
Каким образом и где имеется возможность повышения эффективности компании в управленческой деятельности?
В основной, вспомогательной и обеспечивающей видах деятельности компании возможность в повышении ее эффективности лежит в плоскости выполнения сотрудниками операций. Существует прямая зависимость повышения производительности труда в компании от применяемых орудий труда, используемых роботов и наличии автоматических участков или производств. Это давно используемые методы и подходы, которые широко применяются.
Для управленческой деятельности все не так очевидно. Можно, например, внедрить, электронный документооборот, улучшить способы передачи информации, в том числе как это сделано для некоторых операционных процессов. Например, в программе СУС (система управления складом), где реализована возможность обработки информации по товарам, их местонахождению и передачи указаний об этом исполнителям на их электронные устройства (ТСД). Имеются и другие разовые решения, касающиеся вопросов совершенствования процесса управления, т.е. обработки и передачи информации, оформленные в различные программы (например, программа ЭДО). Однако в связи с отсутствуем единого, четкого и понятного всем понимания «что такое процесс управления» это все делается не системно, а точечно, по мере возникновения потребности у бизнеса.
На самом деле, совершенствование процессов управления – это дополнительный и весьма существенный способ повышения эффективности деятельности всей компании, который еще мало кем применяется, а если и применяется в некоторых компаниях, то фрагментарно и не системно. Почему это так?
Управление – это в первую очередь работа с информацией. А мы живем в эпоху бурного развития информационных технологий. Поэтому тот, кто знает, что такое процесс управления и как он осуществляется получает дополнительные возможности и преимущества в развитие своей компании и своего бизнеса.
Зоны повышения эффективности процессов указаны на Рис. 6.
На Рис. 6 видно, что основные зоны повышения эффективности находятся на операционном уровне. Необходимо отметить, что при описании, изучении и применении современных ИТ технологий в операционные процессы, которые связаны с обработкой информацией и сопутствующие им процессы управления позволяют получить мультикативный эффект от их внедрения, в том числе с использованием ИИ. Примером этому являются программы по управлению складом, ERPсистемы и другие. Однако при разработке таких программ в силу указанных причин недостаточно прорабатываются сопутствующие операционным процессам процессы управления, что снижает их эффективность.
Комментарии:
1. Управленческая деятельность, как и другие виды деятельности, предназначены главным образом для руководителей, так как знания о том, как эти виды деятельности должны осуществляться помогают им в организации их работы.
2. Нижнем уровнем управленческой деятельности являются процессы управления, где происходит ее реализация, по аналогии с другими видами деятельности (основной, вспомогательной и обеспечивающей), где на их нижнем уровне имеются операционные процессы.
3. Механизм управления в компании складывается на уровне процессов управления, которые можно описать, изучить, проанализировать и усовершенствовать. Таким образом, можно получить полную картину взаимодействия всех сотрудников компании при выполнении ими задач.
4. Наличие понимания, что такое процесс управления и как он функционирует, позволяет разработать специальную программу по управлению, которая будет служить помощником для руководителей всех уровней.