Введение
Сегодня в компаниях сложилась ситуация, при которой сам факт наличия в организации разработанных и утверждённых положений является определённым достижением.
В некоторых компаниях положения отсутствуют вообще, в других - есть только положения о создании подразделений, в третьих - описывают исключительно сложные бизнес-процессы.
А между тем, осуществление компанией "законотворческой деятельности" (разработка и утверждение положений) определяет её системность, а, как показывает практика, значит и результат.
В настоящей статье рассмотрим: понятие и назначение положения, его примеры и виды, а также алгоритм внедрения.
Что такое положение
Для лучшего понимания понятия "Положение" приведу несколько определений:
Положение - это:
📍нормативно-правовой или локальный правовой акт, который определяет основные правила организации и деятельности компании, её структурных подразделений, всего коллектива или группы работников, различных комиссий и рабочих групп, направлений работы и проектов, бизнес-процессов и управленческих систем работы.
📍внутренний документ организации, который устанавливает порядок выполнения определённой деятельности или работы;
📍документ, который регламентирует трудовую деятельность, взаимодействие структурных подразделений и их работников, бизнес-процессы компании.
Для чего нужно положение
Положения в компании решают множество задач (проблем), причём каждое положение решает свою конкретную. Если в положении описать алгоритм решения новой задачи или повторяющейся проблемы, то, как правило, "результат не заставит себя долго ждать".
Приведу только некоторые возможности для компании, которые предоставляют положения:
📍регламентирование деятельности структурных подразделений компании (постановка целей и задач, определение структуры и зоны ответственности);
📍чёткое определение роли, задач, функций и ответственности каждого сотрудника компании;
📍оценка результатов работы и уровня компетентности сотрудников;
📍предотвращение или оперативное разрешение конфликтов между работниками;
📍повышение качества взаимодействия структурных подразделений;
📍стандартизация существующих и новых бизнес-процессов, систем работы, проектов и т. п.;
📍защита компании от нарушений законодательства, судебных споров, штрафных санкций и т. п.;
📍достижение поставленных целей компании.
Примеры известных положений
В компании могут быть разработаны несколько десятков и даже сотен положений различной важности.
Приведу 8 известных примеров положений (должны быть в каждой компании):
📍Положение о защите персональных данных.
📍Положение о коммерческой тайне.
📍Положение об отпусках.
📍Положение об оплате труда.
📍Положение о премировании.
📍Положение об охране труда.
📍Положение о согласовании договоров.
📍Положение о структурном подразделении.
Виды положений
Все положения я, как их разработчик, условно разделяю на 2 вида (имеют разные цели, назначение):
📍Положение о структурном подразделении - создаёт "с нуля" новое подразделение или закрепляет (актуализирует) цели, задачи, функции, структуру, права и обязанности, ответственность и т. п подразделения и его сотрудников;
📍Положение о внедрении какого-либо нового бизнес-процесса или о порядке организации работы уже существующей системы в компании - описывает цели, задачи, суть, механизм работы и внедрения, исполнителей и участников взаимодействия, инструменты и т. п. бизнес-процесса / системы работы.
Структура положения
Структура положения для коммерческих организаций и государственных органов могут значительно отличаться. В государственных органах структура положения чётко прослеживается и относительно стандартна (для этого предусмотрен штат работников), а вот в коммерческих организациях - она в известной степени произвольная - во многом зависит от позиции руководителя и компетенции конкретных исполнителей (разработчиков положений).
Структура положения, в том числе содержание его основного блока, зависит от цели разработки (назначения) конкретного положения. Так, структура положения о внедрении бизнес-процесса (системы работы) и положения о подразделении компании будут серьёзно отличаться.
Вопрос структуры положения заслуживает отдельного внимания (рассмотрим в отдельной статье). По сути, алгоритм формирования структуры положения - это практический кейс по разработке самого положения.
Внедрение положений
Для того, чтобы внедрить положение, а значит запустить какой-либо процесс или систему, направление работы или проект, новое подразделение, необходимо выполнить следующие действия (алгоритм):
📍Разработать положение.
📍Согласовать его с будущими участниками (соучастниками) или исполнителями (соисполнителями) процесса / системы / проекта и т. п.
📍Утвердить положение приказом компании.
📍Довести приказ и положение в письменном виде и под подпись до всех заинтересованных лиц (исполнители, участники, пользователи) компании.
📍Отслеживать соблюдение положения исполнителями (ответственными сотрудниками), фиксировать нарушения.
📍Обсуждать выявленные нарушения положения и их недопустимость с соответствующими работниками и руководителем компании (при необходимости).
📍Вносить необходимые изменения в положение и повторно утверждать новую редакцию документа.
Мой релевантный опыт
За свою карьеру я разработал более 30 различных положений, которые были утверждены и внедрены в компании.
Приведу 8 примеров моих положений:
📍о накопительной дисконтной системе скидок;
📍о проведении конкурса "Лучший продавец торгового центра";
📍о порядке регистрации и рассмотрения обращений и жалоб покупателей;
📍о поощрении постоянных покупателей;
📍о порядке организации работы с клиентами;
📍о составлении и предоставлении еженедельных планов и отчетов;
📍об использовании служебного легкового автотранспорта;
📍о департаменте гарантийного сопровождения строительных объектов.
Все приведённые положения реально работали ("не просто лежали в папках"), поскольку они внедрялись согласно приведённому ранее алгоритму.
Положение - это не просто "бумага", это формализованное решение задачи или проблемы компании.
Мне всегда нравилось разрабатывать положения, поскольку это предоставляет разработчику возможность:
👉 описывать сложные механизмы работы, причём так, чтобы было понятно любому сотруднику компании;
👉 решать сложные задачи, реализовывать сложные проекты, внедрять сложные системы работы;
👉 наблюдать за результатами своей деятельности на практике ("система работает или нет").
Заключение
Итак, положение - это внутренний документ, который регламентирует трудовую деятельность, взаимодействие структурных подразделений и их работников, бизнес-процессы компании.
В настоящей статье я привёл определения и примеры положений, выделил 2 их вида и рассказал об алгоритме их внедрения в компании.
Без положений компания, её подразделения и сотрудники, бизнес-процессы и проекты не могут работать системно и результативно.
В одной из своих будущих статей я планирую рассказать о структуре и содержании положения, т. е. привести практический кейс по разработке данного документа.
Друзья, если вам понравилась моя статья или она оказалась полезной, то вы можете поддержать автора канала донатом (добровольным финансовым пожертвованием) на любую сумму 💰 Поддержать автора можно здесь.
Рекомендую ознакомиться с новой подборкой статей:
С уважением и благодарностью к своим читателям,
Азат Хабибуллин
#управление#компания
#положение#составление
#документ#подготовка
#разработка#система#процесс
#организация#подразделение
#отдел#проект#направление
#работа#должность#функции
#цели#задачи#обязанности
#руководитель#работник
#сотрудник#персонал
#классикауправления
#азатхабибуллин
#classic_management
#classicmanagement
#azatkhabibullin#8