Сотрудников, работающих удаленно, можно уволить как по общим основаниям, так и по специальным, которые работодатель может указать в трудовом договоре с дистанционным работником. Увольнение по каждому из оснований имеет свои важные нюансы.
Как провести процедуру увольнения правильно, рассказываем в статье.
Если хотите узнать, как правильно оформлять увольнение, принимать новых сотрудников, перестать ошибаться в кадровом делопроизводстве и вовремя узнавать обо всех изменениях в законодательстве, запишитесь на комплексный курс Руководитель кадровой службы. Дипломная программа. Уровень 6 Профстандарта
Как уволить за проступки
Одной из причин отмены увольнения за проступок становятся ошибки в процессе запроса объяснений. Это обязательный этап дисциплинарной ответственности даже для удаленных сотрудников. Игнорировать его, потому что работник не находится в офисе, нельзя, как указано в определении Шестого КСОЮ от 10.02.2022 № 88-3844/2022.
Для дистанционных сотрудников порядок запроса объяснений зависит от настроенной вами коммуникации. По закону запрос и ответы на него могут оформляться как в бумажном, так и в электронном виде. Главное — сохранить доказательства того, что запрос был оформлен в письменном виде, согласно приказу Роструда от 11.11.2022 № 253. Необходимо детализировать правила в локальных нормативных актах вашей организации.
Если работник не забирает письмо, все сроки нужно считать с момента, когда истечет срок хранения письма в почтовом отделении.
При обмене бумажными документами учитывайте, что срок на предоставление объяснений начинается не с момента отправки запроса. Если работник получил письмо, время на ответ составляет два полных рабочих дня с момента его получения. Если письмо не было получено, срок следует считать с даты истечения 30-дневного срока хранения письма в почтовом отделении, как указано в п. 10.2 Порядка, утвержденного приказом АО «Почта России» от 16.08.2024 № 249-п.
Если работник получит уведомление после того, как увольнение уже оформлено, оно будет признано незаконным. Судьи подчеркивают, что электронная почта может использоваться как законный способ отправки запроса, что подтверждается определением Второго КСОЮ от 23.01.2024 по делу № 88-496/2024. Однако важно, чтобы такая возможность была прописана в правилах вашей компании.
При использовании электронных каналов связи проследите за тем, какие обязанности по получению сообщений определены для работника. Если правил нет, и работник игнорирует ваши электронные письма, это не может служить основанием для утверждения, что он отказался предоставлять объяснения. Чтобы избежать споров, рекомендуется установить в локальных нормативных актах компании, что информация, отправленная работодателем, считается полученной работником через определенный срок после поступления письма на почту.
Курс Специалист по кадровому делопроизводству и подбору персонала + 1С ЗУП 8.3
Курс Ведение воинского учета в организации. Учет мобилизованных сотрудников
Курс Удаленная работа. Особенности кадрового оформления дистанционных работников
Как уволить по соглашению сторон
В практике часто возникают ситуации, когда дистанционные работники, находящиеся за границей, стремятся к увольнению по соглашению. Однако это решение доступно и в других ситуациях, и для удаленных сотрудников не существует никаких ограничений.
Основное правило — отсутствие конфликтов между работником и работодателем. Это существенно снижает риск споров. Если вы знаете о проблемах у сотрудника с коллегами или начальством, лучше избегать такого увольнения.
Попросите работника направить заявление о желании уволиться по соглашению. Для удаленных сотрудников это единственный способ убедиться, что инициатором увольнения является не работодатель и не было никаких принуждений, а это — желание самого сотрудника. Если по каким-то причинам работник не может прислать заявление, лучше откажитесь от увольнения по этому основанию, так как работодатель имеет право заключать соглашение, но не обязан.
С 1 января 2025 года работник может получать трудовую книжку за границей, направив заявление по почте.
Если у вас есть система электронного документооборота, соглашение можно подписать через нее. Важно использовать правильный тип электронной подписи, что сделает документ юридически обязательным, как предусмотрено в решении Засвияжского районного суда города Ульяновска от 16.01.2024 по делу № 2-415/2024.
Если системы ЭДО нет, обменяйтесь сканами подписанного соглашения через корпоративную почту и оригиналами документов. Процесс будет следующим: отправьте работнику финальную версию соглашения по корпоративному e-mail. Попросите его распечатать документ в двух экземплярах, подписать и отправить оба варианта вам по почте. После получения соглашения подпишите его и отправьте один экземпляр работнику, а второй сохраните у себя.
Чтобы обезопасить себя, начните обмен оригиналами за месяц до планируемого расторжения трудового договора. Так к последнему рабочему дню у вас обоих будет по подписанному оригиналу соглашения.
В последний рабочий день проведите окончательный расчет с работником. Отправьте на корпоративную почту сканы подписанного приказа об увольнении, заполненной трудовой книжки и всех других документов от бухгалтерии. Соберите весь пакет документов и отправьте работнику по почте, выбрав способ, который позволяет отслеживать доставку и получение.
Увольнение дистанционного работника через ЭДО
Если трудовой договор заключен путем обмена электронными документами, то не позднее трех дней с момента его заключения необходимо направить дистанционному работнику бумажный экземпляр трудового договора по почте с уведомлением (ст. 312.2 ТК). Невыполнение этого требования может значительно усложнить защиту прав компании в суде.
Судебная практика показывает важность соблюдения данного положения. В одном из дел работницу, принятую на должность супервайзера во Владивостоке, уволили из-за неудовлетворительных результатов испытательного срока, не направив ей экземпляр трудового договора. Суд установил, что сторонам не удалось представить ни бумажные, ни подписанные электронные версии договора. В итоге, поскольку условия испытания не были должным образом зафиксированы, суд удовлетворил иск работницы и восстановил ее на работе (решение Советского районного суда г. Владивостока от 15.02.2019 № 2–131/19).
Для увольнения дистанционного работника необходимо заранее прописать соответствующие основания в трудовом договоре (ст. 312.5 ТК). В противном случае уволить работника по ч. 1 ст. 312.5 ТК будет невозможно. Судебная практика подтверждает законность таких оснований, как нецелесообразность дальнейшего сотрудничества, нарушение сроков сдачи отчетов или признание работы неэффективной.
В трудовом договоре можно указать дополнительные основания для увольнения по инициативе работодателя. Однако такие основания не позволят уволить работника во время болезни или отпуска, а также затруднят расторжение договора с беременными сотрудницами по инициативе компании.
Рекомендуется, чтобы дистанционный работник использовал для работы свои технические средства, например, компьютер. Это обеспечит выполнение задания в случае поломки оборудования. В случае, если оборудование предоставляется работодателем, ответственность за неисполнение обязанностей в период неисправности распределяется иначе. Если работник использует свое имущество, стоит предусмотреть в трудовом договоре выплату компенсации (ч. 1 ст. 312.3 ТК).