Учет времени, отработанного каждым работником, — обязанность работодателя по статье 91 ТК РФ. Он нужен, в первую очередь, для правильного начисления зарплаты.
Рассказываем в статье, что такое табель учета рабочего времени, и как с ним работать.
Что такое табель учета рабочего времени и его назначение
Работодатель обязан отслеживать время, фактически отработанное каждым сотрудником (ч. 4 ст. 91 ТК РФ). В табеле ежедневно записывается количество часов, отработанных каждым работником, а также общее количество явок и неявок по различным видам оплачиваемого труда. Основные назначения табеля включают:
- учет фактически отработанного времени в течение рабочего дня или смены, особенно в компаниях со сменным графиком;
- учет неотработанного времени (больничные, прогулы, простой и т.д.);
- контроль соблюдения рабочего времени сотрудниками;
- получение информации об отработанном времени, необходимой для расчета заработной платы;
- статистическое наблюдение за числом сотрудников и оплатой труда.
Для повышения эффективности контроля за рабочим временем можно дополнительно вести журнал учета рабочего времени. Правила его ведения целесообразно закрепить в локальном нормативном акте — например, в положении о табельном учете рабочего времени (ч. 1 ст. 8, абз. 7 ч. 1 ст. 22 ТК РФ).
Если хотите узнать все тонкости в сфере оплаты труда и кадрового делопроизводства, повысить квалификацию поможет курс от экспертов РУНО “Учет зарплаты и кадров + 1С ЗУП 8.3”. После получения новых знаний вы сможете претендовать на увеличение оклада или на продвижение по карьерной лестнице.
Кто должен вести табель учета рабочего времени в организации
Закон не определяет конкретно, кто должен заниматься ведением табеля учета рабочего времени. В небольших компаниях эту задачу обычно выполняет работник кадровой службы. В крупных организациях табели могут оформляться отдельно для каждого подразделения, и в каждом из них назначается ответственный сотрудник. Обязанности по ведению табеля стоит прописать в трудовом договоре или должностной инструкции (абз. 3 ч. 2 ст. 57 ТК РФ).
Рекомендуется также издать приказ о назначении ответственного за табель. Хотя данный документ не является обязательным, в нем желательно указать конкретного сотрудника, который будет заниматься ведением табеля в компании или в ее структурном подразделении.
Унифицированные формы табеля учета рабочего времени
С 1 января 2013 года организации (за исключением государственных) могут использовать как собственные формы первичных учетных документов, так и унифицированные. Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 №1 утверждены две формы для учета рабочего времени:
- № Т-12 «Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда»;
- № Т-13 «Табель учета рабочего времени».
Форма № Т-13 предназначена для автоматизированного учета, в то время как форма Т-12 актуальна для компаний, которые работают с бумажными носителями. Табель Т-12 состоит из двух разделов:
- «Учет рабочего времени» (страница 2);
- «Расчет с персоналом по оплате труда» (страницы 3 и 4).
Если заработная плата рассчитывается в других регистрах бухучета, можно заполнять только первый раздел табеля, оставляя второй пустым.
На курсе "Локально-нормативные акты работодателя (ПВТР, Положения, инструкции). Практика составления" подробно рассматриваются правовые основы и практические навыки составления и внедрения ЛНА в организации.
Обучение поможет с уверенностью подходить к вопросам регулирования внутренних трудовых процессов и обеспечения соблюдения законодательства.
Как документ влияет на налоги
При удержании НДФЛ с доходов сотрудников компания обязана определить, является ли работник налоговым резидентом РФ, чтобы правильно применить ставку налога. Табель учета рабочего времени служит одним из важных документов, который подтверждает фактическое нахождение работника на территории России (согласно письмам Минфина от 16.05.2011 № 03-04-06/6-110, ФНС России от 22.07.2011 № ЕД-4-3/11900@ и постановлению Восьмого кассационного суда общей юрисдикции от 25.03.2020 N 16-1210/2020).
Кроме того, на основании данных табеля бухгалтерия начисляет зарплату сотрудникам. Если в ходе налоговой проверки компания не сможет подтвердить корректность расчета выплат, проверяющие могут оспорить расходы на оплату труда, влияющие на расчеты налога на прибыль, а также пересмотреть начисление и удержание «зарплатных» налогов. Существуют примеры, когда с помощью табеля компании удалось подтвердить обоснованность расходов на оплату труда при увеличенной сменности (постановление Федерального арбитражного суда Московского округа от 14.01.2011 № КА-А40/17115-10).
Обязательные элементы документа
В табеле обязательно должны быть указаны данные о количестве рабочих дней и часов, проведенных сотрудником на рабочем месте. Необходимо также отметить причины отсутствия на работе. Все причины зафиксированы в виде кодов, которые приведены в форме № Т-12, и их следует использовать при заполнении формы № Т-13.
Заполнение табеля выполняется уполномоченным лицом ежемесячно. После этого документ подписывает руководитель структурного подразделения и ответственный за кадровый учет сотрудник. Затем табель передается в бухгалтерию (абз. 2 раздела 2 указаний, утвержденных постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1).