Почему ручная работа с НСИ все еще обходится нам слишком дорого
Инженеры, конструкторы и другие специалисты каждый день тратят часы на рутинный поиск: деталей, компонентов, параметров, нормативных ссылок. Эти задачи стали настолько обыденными, что воспринимаются как часть профессии. Но на деле — это не просто потеря времени. Это системная неэффективность, которая стоит компаниям миллионов.
Опрос компании Cadenas в 2022 году показал: более 50% инженеров и конструкторов тратят не меньше часа в день только на поиск деталей. А если учесть поиск информации в других справочниках, цифры резко вырастают. Согласно данным Zippia (2023), американские специалисты в среднем расходуют до половины рабочего времени на ручной ввод и поиск информации.
И речь здесь не только о конструкторах. С теми же проблемами сталкиваются закупщики, логисты, технологи, сотрудники складов. Учитывая сломанные цепочки поставок, необходимость поиска аналогов и нестабильность предложений, работа с товарной номенклатурой становится хаотичной и непредсказуемой.
Где теряются деньги: издержки ручного поиска
Нарушенная работа с нормативно-справочной информацией (НСИ) приводит к ощутимым финансовым потерям:
Простои оборудования — до 3–5% годовых, из-за отсутствия или невыявленного наличия нужной детали.
Неликвиды на складах — до 15–20% товарных остатков.
Избыточные закупки — до 15%, потому что специалист не знает, что позиция уже есть в системе.
Затраты времени — инженер вручную перебирает сотни строк в поисках аналога, устаёт, ошибается — и всё начинается по кругу.
РБК сообщает: 72% российских компаний теряют деньги из-за плохого качества данных. Причины — банальные и повсеместные: разные системы, разные стандарты, разное время заполнения. Часто одни и те же позиции записаны десятками разных способов: без характеристик, с ошибками, устаревшими ГОСТами и в свободной форме. Найти нужную — почти квест.
MDM-системы не решают проблему
Даже в крупных компаниях, использующих MDM-системы (Master Data Management), хаос остается. Почему? Потому что MDM умеет хранить и агрегировать данные, но не понимает их смысл.
Она видит строчки, но не может интерпретировать: разные ГОСТы, нетипичные обозначения, дубли с мелкими отличиями — все это требует ручной проверки.
Классификация, сопоставление, валидация — все равно ложатся на плечи человека.
А люди устают. От рутины. От повторяющихся задач. И делают ошибки, которые потом обходятся дорого — через складские завалы, пересчёты, закупки лишнего и затянувшиеся проекты.
Искусственный интеллект: когда справочник начинает «думать»
А теперь представим другую картину. Справочник, который не просто хранит позиции, а понимает, что они значат.
Система с ИИ:
- Подключается ко всем источникам НСИ или дополняет MDM-систему,
- Автоматически классифицирует позиции — даже если ГОСТа нет или наименование указано свободно,
- Извлекает характеристики: диаметр, марку стали, метод производства, норматив,
- Работает с «грязными» данными: без единиц измерения, с опечатками, с нетипичными обозначениями.
Все это превращается в структурированную карточку, готовую к аналитике. Можно:
- найти все позиции из стали определенной марки,
- сопоставить справочники между филиалами,
- выловить дубли — даже если названия отличаются,
- подобрать аналоги без участия инженера,
- и автоматически нормализовать вновь поступающие позиции.
От рутинной загрузки — к настоящей работе
У одного из наших заказчиков мы сравнили эффективность:
- специалист обрабатывает вручную 100–150 позиций в день.
- ИИ-сервис — до 100 тысяч за то же время.
И что особенно важно — это не про увольнения. Освобождённые часы позволяют специалистам делать то, ради чего они и нанимались: анализировать, принимать решения, оптимизировать процессы. А не гоняться по Excel’ям в поисках правильного ГОСТа.
Все начинается с мелочи. С гвоздя
Работа с НСИ редко воспринимается как стратегическая задача. Но на самом деле, именно она закладывает фундамент для всех процессов — от проектирования до закупок, от снабжения до исполнения контрактов.
Ручной ввод, дубли, отсутствие нормализации, человеческий фактор — всё это кажется «текущими проблемами». Но именно они запускают цепочку сбоев: простоев, перерасходов, задержек, потерь клиентов.
Чтобы подчеркнуть, насколько хрупка система, если не уделять внимания основам — лучше всего подойдет старое английское стихотворение в переводе С.Я. Маршака, которое мы помним с детства. В нем — вся суть:
Не было гвоздя —
Подкова пропала.
Не было подковы —
Лошадь захромала.
Лошадь захромала —
Командир убит.
Конница разбита —
Армия бежит.
Враг вступает в город,
Пленных не щадя,
Оттого, что в кузнице
Не было гвоздя.
Пора найти свой «гвоздь», прежде чем система начнет хромать.