В Уфе проводится цикл лекций по современным надпрофессиональным навыкам для сотрудников органов исполнительной власти и подведомственных учреждений. Организатором выступает российское общество «Знание».
Лекции будут проводиться раз в месяц. Первая состоялась 17 июля в Национальной библиотеке имени А.З. Валиди. Бизнес-тренер Московского центра новых технологий и телекоммуникаций Оксана Султанова рассказала о принципах делегирования и на живых примерах показала, как руководителям следует правильно передавать задачи подчиненным.
Лектор разъяснила, что такое делегирование, показала преимущества правильного делегирования, объяснила, почему некоторые руководители боятся делегировать, выделила типичные ошибки делегирования.
По словам Оксаны Султановой, делегирование позволяет меньше делать самому, но получать при этом лучшие результаты. Делегирование заключается в передаче некоторых задач или функций руководителя другим сотрудникам. Главное при этом помнить, что ответственность за выполнение делегированной задачи несет все равно руководитель.
Делегирование можно использовать для оптимизации работы руководителя, развития сотрудников, повышения мотивации сотрудников и улучшения эффективности работы всей команды.
Лектор обратила внимание на то, что некоторые задачи делегировать подчиненным нельзя. Среди них она назвала стратегическое планирование, задачи с повышенной ответственностью и высокой степенью риска, руководство сотрудниками и их мотивацию (взыскания, вознаграждение, контроль, оценку), а также работу с конфиденциальной информацией и личные поручения руководства.
Можно делегировать рутинную работу, которая не требует особых навыков; аналитическую работу, связанную с поиском и структурированием информации; узкоспециализированную деятельность, которая требует специальных знаний; функции, которые самому руководителю не нравятся. Оксана Султанова подчеркнула, что, зная своих подчиненных, грамотный руководитель сможет определить, кто с удовольствием выполнит функции, вызывающие у него самого негативную реакцию. Также можно давать подчиненным задания, добавляющие разнообразия в их работу, повышая таким образом мотивацию сотрудников. Можно поручать задания, которые дадут им возможность раскрыть свои творческие таланты.
Бизнес-тренер отметила, что, согласно опросам, 58 процентов российских управленцев испытывают недостаток личного времени, а 73 процента признались, что на них завязано большинство бизнес-процессов. При этом 31 процент руководителей не могут перестать контролировать своих сотрудников, 19 процентов — не знают, как объяснить подчиненному суть задачи, 17 процентов — не понимают, какие свои обязанности можно переложить на других, 13 процентов — уверены, что никто не справится с работой, кроме них.
Отвечая на вопрос, почему руководители не желают делегировать, спикер отметила, что в большинстве случаев они сомневаются в знаниях, опыте и компетенциях своих сотрудников, уверены, что рядовой сотрудник не замотивирован на качественное выполнение обязанностей, считают, что проще сделать работу самостоятельно, а каждый пятый руководитель беспокоится о ментальном здоровье подчиненных и боится, что может их перегрузить.
При делегировании руководитель может допустить ошибки. Например, дать нереалистичные сроки и требования, передать задачу специалисту, у которого мало опыта, чрезмерно контролировать каждый шаг команды, делегировать обязанности, которые качественно может выполнить только он сам, не оставить дополнительное время на доработку и исправление ошибок.
Важно при делегировании учитывать факт, что подчиненному нужны полномочия для принятия решений и ресурсы для их реализации, в том числе вся исчерпывающая информация. Необходимо организовать сопровождение сотрудника, ведь вся ответственность за результаты все равно остается за руководителем. Лектор добавила, что, прежде всего, руководитель должен обучить подчиненного и убедиться в том, что тот не только может, но и хочет выполнить порученное задание.