С 1 марта 2025 года вступили очередные изменения в предоставлении кассовых чеков покупателям. Есть нововведения, которые затрагивают всех пользователей онлайн-касс: например, упрощен процесс регистрации и перерегистрации кассы в ФНС. Самое заметное изменение коснулось ресторанов, кафе и столовых. Разбираем новые требования для общепита и предлагаем неочевидный путь адаптации к ним с помощью системы лояльности.
Что изменилось для общепита
Сотрудник кафе, бара, ресторана или столовой теперь обязан сформировать до оплаты гостем счета не «пречек», а именно кассовый фискальный чек, а потом принять оплату (п.5.11 статьи 1.2 54-ФЗ).
Раньше можно было отбивать чеки «по-старому» и «по-новому», но с 1 июля 2025 года закон вступил в силу, и работать в общепите законно теперь только по новой схеме.
Чем пречек отличается от фискального чека
Раньше официанты выдавали пречек (предварительный счет), брали оплату и только после этого выдавали кассовый чек. Теперь закон установил, что кассовый чек должен быть выдан клиенту до платежа.
Пречек — это простой расчетный документ с указанием наименований блюд и общей стоимости заказа. Он не несет статуса официального документа и не фиксируется в системе налогообложения. Фискальный чек, напротив, пробивается на кассе и подтверждает сделку купли-продажи и служит основанием для учета налогооблагаемого дохода организации.
Заведения могли получить оплату от клиента, но чек не всегда пробивали по кассе. Оформление фискального чека гарантирует отсутствие претензий со стороны контролирующих органов.
Как теперь выдавать чек в общепите
Нововведение требует от предпринимателей пересмотреть процессы работы с клиентами. По новым требованиям при оказании услуг общественного питания теперь необходимо оформлять сразу два кассовых чека:
- Первый чек выдается до момента расчета с покупателей и подтверждает сумму предстоящего заказа.
- После оплаты формируется второй чек, подтверждающий зачисление суммы предоплаты.
Печатать 2 чека неудобно, это увеличивает административную нагрузку на персонал. Поэтому в некоторых случаях оптимальнее печатать один чек. Главное сделать это до оплаты гостем.
Рекомендации, как работать по новым правилам:
- Точка питания со столами и официантами. Официант запрашивает согласие клиента на оплату, уточняет способ оплаты: наличными или картой, формирует бумажный чек до оплаты, приносит гостю и принимает оплату.
Если клиент ушел, не заплатив, надо сделать возврат а кассе.
Если решил оплатить наличными вместо оплаты картой, надо сделать возврат или чек коррекции. И сделать новый чек.
- Расчет у стойки или прилавка. Сотрудник называет сумму к оплате, печатает чек и принимает оплату.
Такой сценарий подойдет там, где клиент расплачивается за заказ сразу на кассе (столовая, кофейня, бар, предприятия быстрого питания).
- Самообслуживание. При заказе через автоматические устройства без участия продавца покупатель получает чек после оплаты заказа. Здесь порядок не меняется, продажа через торговые (вендинговые) автоматы не попадает под норму п.5.11 статьи 1.2 54-ФЗ.
- Корпоративные столовые и питание сотрудников. В столовых для персонала часто процесс организован так: оплата за питание списывается из зарплаты сотрудника в конце месяца.
ФНС рекомендует следующий алгоритм для оформления питания сотрудников с вычетом из зарплаты в конце месяца. Необходимо сформировать 2 чека:
- Сотрудник получает первый чек с типом оплаты «кредит».
- А второй чек на оплату кредита — при списании из зарплаты.
Новая схема с формированием двух чеков в столовых для сотрудников выглядит слишком громоздкой. И потребует пересмотра процессов организации питания сотрудников, а значит нужно выделять дополнительные затраты на обучение персонала и обновление программного обеспечения.
Сэкономить можно. С системой лояльности, к примеру kilbil, можно автоматизировать процесс работы с чеками для корпоративной столовой. Решение — начисление ежемесячного бюджета на обеды в виде бонусов.
Сотрудники могут пользоваться привилегиями по карте или по номеру телефона. К примеру, сотрудник может потратить на питание 200 бонусов = 200 рублей в день. Бонусы начисляются на карту лояльности сотрудника в начале месяца с учётом рабочих дней и лимитом на списывание 200 бонусов в день.
В конце месяца формируется отчет о потраченных бонусах на питание. На основе него бухгалтерия рассчитывает списание из зарплаты.
Такая система снижает нагрузку на бухгалтерию и экономит рабочее время персонала. Сотрудникам удобно оплачивать обед, а вам не надо печатать дополнительные чеки.
Подводя итог, новые изменения требуют адаптации обработки кассовых операций, но использование современных инструментов автоматизации способно облегчить их выполнение и обеспечить удобство как работодателя, так и работников.
В условиях постоянно меняющегося рынка и высоких потребительских ожиданий, мы в kilbil предлагаем платформу лояльности для магазинов, сетей и франшиз. Свяжитесь с нами, чтобы обсудить, как мы можем помочь вашему бизнесу достичь новых высот в области клиентской лояльности и сделать взаимодействие с клиентами более эффективным и приятным.
Программа лояльности kilbil не требует замены касс и внедряется за 1 день.