Сегодня выставляла счёт на оплату и подумала, что такие небольшие задачи тоже требуют объяснения.
Давайте сделаю небольшой пост (по итогу получилась большая статья) про Счета на оплату, думаю, будет полезно начинающим бизнесменам знать что это и с чем это едят.
Пройдемся как обычно по основной информации.
- Счет на оплату – что это?
Это документ, которым продавец или подрядчик сообщает покупателю, сколько, за что и куда платить.
В жизни он нужен для удобства: чтобы у покупателя была «шпаргалка» по оплате, а у продавца — спокойствие и прозрачность расчетов.
Закон напрямую не требует выставлять такие счета, но в бизнесе их любят за простоту и порядок.
- Можно ли обойтись без счета на оплату?
Юридически выставлять счет не обязательно.
Так как все основные условия (сколько, когда и куда платить) стороны могут сразу прописать в договоре. Тогда отдельный счет можно вообще не выставлять — платеж спокойно пройдет по договору, и проблем с учетом оплаты не возникнет.
- Когда счет на оплату необходим?
Счет нужен, если условия договора обязывают оплачивать только по счету, или сам заказчик на этом настаивает.
Например, в договоре прописано «оплата после выставления счета» — тут никуда не денешься, договор обязывает выставить счёт. В крупных компаниях это стандартная процедура, чтобы не было путаницы и споров по платежам.
- Когда счет заменяет договор?
Бывает, что счет на оплату содержит все важные условия сделки: сколько товаров, по какой цене, сроки, реквизиты и т.д. В этом случае сам счет становится «мини-договором», официальной офертой (предложением), а оплата по такому счету — это акцепт (согласие). Сделка считается заключенной, даже если нет отдельной бумажки с названием «договор».
- Срок действия счета.
Обычно этот срок указывают в самом счете или договоре, например, «действителен в течение 5 рабочих дней». За это время покупатель должен оплатить — иначе счет аннулируется, а сумма или условия могут поменяться. Если срок просрочен — продавец вправе начислить пени, если это прописано в договоре.
- Инструкция по заполнению счета на оплату.
Законодательно состав счета на оплату никак не регулируется. Но, чтобы счет был удобным и понятным, в нем стоит указать:
- Дату и номер счета;
- Срок действия (если надо);
- Названия обеих сторон сделки;
- ИНН обеих сторон сделки;
- КПП, если есть;
- Банковские реквизиты получателя (БИК, корреспондентский счёт, расчётный счёт, наименование банка получателя;
- Подробный список товаров/услуг: что именно, сколько, по какой цене. Если товаров или услуг много, то можно указать одно наименование, например: Оплата за товары или услуги по договору № (номер договора) от (дата договора)
- Итоговую сумму к оплате. Если выставляете счёт на предоплату, то так и подписывайте в наименовании услуги: Предоплата по договору №(номер договора) от (дата договора)
- Ставку и сумму НДС. Если вы работаете без НДС, то указать обязательно этот момент. Можно прописать " Без НДС" и указать статью, которая освобождает вас от уплаты НДС. К примеру для ИП на УСН с доходом до 60 млн, подходит статья 145 НК РФ и 346.11 НК РФ. В полном виде будет звучать так: "НДС не облагается в связи с применением УСН на основании статьи 346.11 НК РФ "
- ФИО и должность человека, кто составил счет;
- Печать, можно ставить, а можно не ставить, вас никто не обязывает. Поэтому делайте так, как удобно вам. К примеру для ИП печать вовсе не является обязательным атрибутом.
- Подпись Бухгалтера и Директора/ИП либо только Директора/ИП
- Где можно составить счёт на оплату?
- Можно самостоятельно скачать пустой бланк из интернета в формате Word или Excel и заполнить на своем ПК.
- Зачастую, в приложениях банков так же можно сформировать счет на оплату. Либо написать в поддержку банка с такой просьбой. Как правило, банки таким занимаются. Говорю по собственному опыту. Поэтому если отказали в поддержке банка в составлении счета на оплату, то не пытайте бедных сотрудников, возможно в этом банке нет такой услуги. В Т-банке, к примеру, такая услуга бесплатная - https://www.tbank.ru/business/bill/ (это не реклама, просто про Т-банк я точно в курсе)
- Можно составить счёт на оплату в бесплатных онлайн сервисах, таких как: Транзаптор https://tranzaptor.com/, Regberry.ru - https://www.regberry.ru/schet-na-oplatu-online, Выставить счет.Рф, Контур-Экстерн - https://www.b-kontur.ru/profi/invoicing, ФиолентКонсалт - https://fiogarant.ru/schet-onlayn/. Это то, чем пользуюсь я, когда без своей программы на чужом ПК. Быстро, бесплатно, просто. Пробуйте. Можете так же сами в интернете поискать, может найдёте ещё такие ресурсы. В таком случае пишите их в комментариях, соберём базу)
- Если пользуетесь Программой для ЭДО, наподобие Сбисе, Контура, 1С, Такском, КалугаАстрал и другие. Можно составить в них счёт на оплату.
- Если сами не хотите заморачиваться со счетами, то можно нанять бухгалтера на постоянку или купить услугу бухгалтера чётко на составление счёта. Тут в помощь Авито, Kwork и другие сервисы подбора персонала.
- Можно ли использовать счет-фактуру вместо счета на оплату?
Да. Если в счет-фактуре есть все необходимые для оплаты сведения, она может использоваться вместо счета на оплату.
- Как отправить счет на оплату контрагенту?
Можно передать счет лично, по почте или, что легче всего, отправить по электронной почте.
- Сколько хранить счет на оплату?
Счета на оплату, как и другие первичные бухгалтерские документы, следует хранить не менее 5 лет после окончания отчетного года, в котором они были использованы для составления отчетности, уплаты налогов, получения вычетов по НДС, или подтверждения доходов/расходов. Срок хранения может быть увеличен, если это предусмотрено внутренними правилами организации или, если документы имеют отношение к налоговым проверкам или судебным разбирательствам.
Вот вся основная информация про счета на оплату.