Для ИП и компаний, использующих транспорт в коммерческих и служебных целях, организация работы транспортного отдела напрямую зависит от правильного документооборота. Законодательство приравнивает ИП в этом вопросе к юридическим лицам.
Рассмотрим необходимые документы системно.
1. Основы структуры и кадры
Положение о транспортной службе - это фундамент. Документ определяет назначение, структуру, функции службы и ее взаимодействие с другими подразделениями. Без него неизбежны споры о зонах ответственности и подчинении.
Трудовые договоры и инструкции
С каждым работником заключается трудовой договор. Сотрудника обязательно знакомят под подпись с:
* Должностной инструкцией (права и обязанности).
* Правилами внутреннего трудового распорядка.
* Положениями предприятия и транспортной службы (условия работы, отдых, форма одежды и т.д.).
Инструктажи по охране труда (ОТ)
Проводятся вводный, на рабочем месте, по работе с оборудованием (включая офисную технику). Разработайте полный комплект инструкций, соберите их в папку с ведомостью и обеспечьте ознакомление под подпись для каждой.
2. Стажировка водителей – обязательный этап!
Приказ о стажировке
Издается в день приема или на следующий день. Закрепляет наставника.
Программа стажировки
Определяет срок (обычно – не менее 3 смен по 8 часов, по решению руководителя), включает теорию, практику и доврачебную помощь при ДТП, в последний день стажировки обязателен самостоятельный пробный выезд.
Стажировочный лист
Оформляется вместе с Приказом. Фиксирует проведение инструктажей:
◊ Безопасность дорожного движения (БДД).
◊ Транспортная безопасность.
◊ Перевозка опасных грузов/пассажиров.
◊ Пожарная безопасность.
◊ Специфические инструкции (если предприятие – опасный производственный объект).
Экзамен и допуск
По итогам стажировки возможен экзамен на знание требований охраны труда. После успешного прохождения издается Приказ о допуске к самостоятельной работе и закреплении транспортного средства за работником. Передачу транспортного средства лучше проводить с составлением Акта приема-передачи.
ВАЖНО
Работа водителей без стажировки ЗАПРЕЩЕНА!
Приказы о стажировке и допуске со стажировочным листом хранятся не менее 5 лет (Приказ Минтранса РФ №59 от 11.03.2016).
3. Текущие инструктажи и обучение БДД
Регулярные инструктажи
Предрейсовые, повторные, сезонные, внеплановые (по приказу руководителя).
Ежегодное обучение по БДД (20 часов)
Обязательно для водителей: международных перевозок, опасных грузов, ТС со спецсигналами (Письмо Минтранса № ДЗ-511-ПГ от 12.03.2020).
Рекомендовано для всех остальных водителей компании. Организация вправе сама определить формат (учебный центр или внутреннее обучение).
Организация внутреннего обучения БДД
1. Приказ об утверждении учебно-тематического плана.
2. Журнал учета занятий по БДД.
3. Приказ о создании комиссии по проверке знаний (минимум 3 человека: председатель + 2 члена). В комиссию могут входить руководитель, специалист по БДД, опытные механики/водители-наставники, медработники.
4. Протокол заседания комиссии по проверке знаний БДД (фиксирует ФИО водителя, результат, основание проверки). Является приложением к Приказу о комиссии.
4. Обязательные журналы транспортного участка
1. Журнал стажировок водителей
2. Журнал учета выхода автомобиля на линию и возврата с линии (Основной! Требования: Приказ Минтранса России от 15.01.2021 №9).
3. Журнал инструктажей по безопасности дорожного движения Обязательный, ведётся специалистом ответственным за БДД назначенным руководителем предприятия
3. Путевой лист Обязателен, если компания сама занимается перевозками (пассажиры, грузы) или сдает ТС в аренду с экипажем. При аренде без экипажа лист оформляет арендатор. Необходим для:
○ Внутреннего учета.
○ Контроля расхода ГСМ.
○ Подтверждения цели поездки для полиции.
○ Обоснования расходов в бухучете.
○ С 01.06.2024 Обязателен в электронном виде при перевозке алкоголя/спирта (ФЗ №108-ФЗ от 03.04.2023).
4. Журнал регистрации предрейсовых/предсменных медосмотров
5. Журнал регистрации послерейсовых/послесменных медосмотров (Требования: Приказ Минздрава №835н от 15.12.2014). Ведется медучреждением по договору или с использованием дистанционных интернет-сервисов с регистрацией на «Госуслугах» (актуальный тренд).
6. Журнал сверки сведений о ДТП с МВД (Обязанность по ст. 20 ФЗ №196-ФЗ "О БДД"). Фиксирует факт сверки данных о ДТП с сайтом ГИБДД (либо Карточка ДТП, либо скриншот об отсутствии ДТП).
7. Журнал учета нарушений ПДД водителями (Учет и анализ по ст. 20 ФЗ №196-ФЗ "О БДД").
5. Рекомендуемые и специализированные журналы
Журнал технического обслуживания и ремонта ТС (Не обязателен по закону, но крайне важен для контроля).
Журнал учета движения путевых листов (Унифицированная форма утратила обязательность с 2013 г., но полезна для учета).
Журналы учета списания АКБ и автошин (Для учета ТМЦ и утилизации отходов, актуально для бюджетных/специализированных организаций).
Карточка транспортного средства / Бортовой журнал (История ТО и ремонта конкретного ТС).
Журнал учета микротравм (Обязателен для всех работодателей с 01.03.2022 по Приказу Минтруда №632н от 15.09.2021).
Журнал учета противопожарных инструктажей (Обязателен, Приказ МЧС, регламентирующий порядок).
Журнал учета огнетушителей (Ведется ответственным лицом по Приказу руководителя).
Оптимизируйте документооборот вашего транспорта!
Создание полного комплекта локальных документов с нуля требует времени и экспертных знаний, но можно заказать готовое решение отправив заявку на почту v577@mail.ru:
✅ Электронные типовые формы документов транспортного участка (Положения, Приказы, Программы, Журналы и т.д.).
✅ Готовые шаблоны для всех ключевых процессов.
Цена комплекта: 2000 рублей
Нужна экспертная поддержка?
Предоставляю дистанционные услуги аттестованного специалиста:
● Специалист по безопасности дорожного движения (БДД).
● Специалист по транспортной безопасности.
● Консультант по перевозке опасных грузов (ДОПОГ).
● Специалист по обращению с опасными отходами
Отправьте запрос на консультацию или услуги на email: v577@mail.ru