Многие компании используют СБИС для подписания документов (договоров, счетов, приложений и т.д.) с контрагентами с помощью электронной цифровой подписи (ЭЦП). Однако процесс подготовки и согласования документов на стороне заказчика часто бывает сложным и многоступенчатым. Для автоматизации таких процессов часто выбирают Битрикс24, используя его бизнес-процессы и универсальные списки. Расскажем, как интегрировать Битрикс24 и СБИС для бесшовного обмена данными и автоматизации документооборота.
1. Подписание документов из Битрикс24 в СБИС. Проблема и решение
Один из наших клиентов — владелец федеральной сети — столкнулся с необходимостью оптимизировать процесс подготовки, согласования и подписания документов с контрагентами (одной из базовых задач в работе компании).
В компании действует сложный процесс согласования, включающий несколько этапов:
- Согласование документа руководителем направления.
- Проверка юридическим отделом.
- Проверка отделом финансового мониторинга.
- Утверждение заместителем директора.
- Нормоконтроль ответственным сотрудником.
Для этого в Битрикс24 настроен бизнес-процесс, который проводит документ через все этапы согласования и сохраняет утвержденный документ в архив на диске Битрикс24.
Проблема
После согласования документ регистрирует один сотрудник в Битрикс24, но доступ к СБИС имеет другой сотрудник (обычно бухгалтер). Для подписания документа ЭЦП в СБИС и отправки его контрагенту требуется ручная передача файла, что замедляет процесс и увеличивает вероятность ошибок.
Если вас интересует автоматизация передачи договоров клиентам из бизнес-процесса Битрикс24 в Контур.Диадок, готовый шаблон есть по ссылке.
Решение
Клиент хотел полностью автоматизировать процесс:
- Передачу согласованного документа из Битрикс24 в СБИС при обновлении бизнес-процесса.
- Возврат подписанного контрагентом документа из СБИС обратно в Битрикс24.
Решить задачу можно с помощью интеграции между SabyDocs и Битрикс24 на платформе Пинкит.
Мы предложили следующее техническое решение:
1.1. Добавили в Пинкит авторизацию со СБИС Saby Docs через Пинкитбилдер.
1.2. Настроили интеграцию "Подготовить к отправке и загрузить документы в Saby через API"
- Шаг 1 - Битрикс24 - Элемент списка обновлен.
- Шаг 2 – Инструменты
Ищем информацию о контрагенте, ИНН и КПП должны быть заполнены на стороне Битрикс24, чтобы была возможность найти контрагента на стороне СБИС. Обрабатываем вложение из Битрикс24 и преобразовываем его к base64. - Шаг 3 – СБИС ЭДО - Записываем документ
Указываем ID контрагента, которого мы получили через Шаг 2, и ID компании, от которой будем отправлять в дальнейшем документ. - Шаг 4 – Прописываем нужную информацию и помещаем файл в запрос.
- Шаг 5 – Интеграция отрабатывает.
1.3. Настроили интеграцию "Проверить состояние исходящих документов в СБИС"
- Шаг 1 – СБИС ЭДО – список изменений по документам (должен быть тариф: "Обмен с контрагентами" сервиса "Электронный документооборот").
- Шаг 2 – Проверяем, что это нужный полученный документ и ищем, из какого БП Битрикс24 он был выгружен.
- Шаг 3 – Битрикс24 – обновить элемент списка.
- Шаг 4 – Сопоставление полей при необходимости.
- Шаг 5 – Интервал опроса о статусе документов каждые 5 минут.
Готовый шаблон кейса можно найти по ссылке.
Далее покажем пример настройки первой интеграции.
2. Отправка документов из Битрикс24 в СБИС
2.1. Шаг 1: Откуда
Укажем событие Элемент списка - создание:
Либо событие Элемент списка - обновление:
2.2. Шаг 2: Инструменты
Получаем информацию о контрагенте по ИНН и КПП с помощью API-запроса методом GET с указанием URL = online.sbis.ru/service/?srv=1.
2.3. Шаг 3: Куда
Укажем событие Записать документ в СБИС. Команда «СБИС.ЗаписатьДокумент» создает редакцию документа, а также обновляет реквизиты или вложения. Событие настроили без разработки через Пинкитбилдер.
2.4. Шаг 4: Сопоставление данных
Сопоставляем поля при необходимости.
2.5. Запуск
Запускаем интеграцию.
3. Итог
Разработанные интеграции обеспечивают полный цикл автоматизации документооборота:
3.1. Согласованный в Битрикс24 документ автоматически отправляется в личный кабинет СБИС.
3.2. Документ подписывается ЭЦП компании, сопоставляется с контрагентом по ИНН и КПП.
3.3. Документ отправляется контрагенту, который подписывает его своей ЭЦП.
3.4. Подписанный документ возвращается в Битрикс24 с обеими подписями.
Автоматизация обмена документами между СБИС и Битрикс24 дает бизнесу следующие преимущества:
- Сокращение времени на обработку документов: исключение ручной передачи файлов между сотрудниками сокращает время на подписание и отправку документов в среднем на 50–70%, ускоряя взаимодействие с контрагентами.
- Снижение ошибок: автоматическое сопоставление контрагентов по ИНН и КПП и передача данных через API минимизируют вероятность ошибок, связанных с человеческим фактором.
- Экономия ресурсов: автоматизация позволяет сотрудникам сосредоточиться на более значимых задачах, таких как анализ или стратегическое планирование, вместо рутинной работы по перемещению файлов.
- Улучшение прозрачности процессов: все этапы документооборота отслеживаются в реальном времени, а статусы документов автоматически обновляются в Битрикс24, что упрощает контроль и отчетность.
- Повышение конкурентоспособности: быстрая и точная работа с документами укрепляет репутацию компании как надежного партнера, что особенно важно для федеральных сетей и крупных организаций.
Скачайте готовый шаблон интеграции (по ссылке), поправьте его под свою задачу и получите преимущества от автоматизации.
Возникли сложности с настройкой? Напишите нам в Телеграм или WhatsApp, расскажите о вашем бизнес-сценарии, и наши инженеры помогут настроить интеграцию без разработки.
Если вам нужна интеграция с сервисом, которого в Пинкит нет, или приватное событие/действие, через Пинкитбилдер вы можете самостоятельно настроить авторизацию, необходимые события и действия без разработки.
Подберите свой шаблон интеграции без регистрации здесь.
Алексей Окара, продакт-менеджер Пинкит
#bitrix24 #битрикс24 #amo #amocrm #амо #амоцрм #crm #црм #црмсистема #црм_система #внедрениецрм #интеграция #миграция #обмен #перенос #сбис #пинкит_сбис_битрикс24