Подписание документов между компанией и сотрудником онлайн, без бумаги и личных встреч.
- КЭДО значительно экономит время
Вместо двухнедельного путешествия документа подписание в течение дня.
- Экономит силы кадровой службы
Отправить и отследить подписание документа на компанию в несколько тысяч человек теперь может один сотрудник.
- КЭДО экономит деньги компании
Не требует печати на бумаге и хранения. Исключены расходы на почтовые и курьерские отправления, экономим ресурсы кадровой службы.
- КЭДО позитивно влияет на имидж компании
Вы еще более современны и идеально подходите дистанционным сотрудникам. Больше не нужно ждать курьера или идти на почту.
В этой статье поговорим о важных вопросах:
1. Как работает КЭДО
2. Правовое регулирование КЭДО
3. Какие кадровые документы можно подписывать электронно
4. Как подписывать документы по КЭДО?
5. Документы для перехода на КЭДО
6. Где находится КЭДО в Битрикс 24
7. Автоматизация КЭДО в Битрикс 24
8. Безопасность
9. Битрикс 24 КЭДО соответствует всем требованиям закона
10. Обсудим внедрение КЭДО Битрикс24 в вашу компанию
1. Как это работает
1) Кадровый специалист загружает и отправляет документ на подпись.
2) Руководитель получает уведомление и подписывает документ электронной подписью.
3) Сотрудник получает уведомление и подписывает документ электронной подписью.
4) Кадровый специалист получает уведомление о подписании. Процесс завершен, документ доступен для скачивания.
Документ, подписанный в КЭДО обладает такой же юридической силой, как и бумажный. Дублировать его на бумаге не нужно.
2. Правовое регулирование КЭДО
ФЗ-377 внес изменения в ТК РФ, в части ЭДО в сфере трудовых отношений, ввел ст. 22.1-22.3 ТК РФ - ст. 22.1-22.3 ТК РФ основные статьи, устанавливающие отношения между работодателем и сотрудником в части КЭДО
ФЗ-63 «Об электронной подписи» установил понятие электронной подписи, ее типы и области применения
Приказ Минтруда 578н установил форматы кадровых документов в электронном виде
3. Какие кадровые документы можно подписывать электронно
В КЭДО можно подписывать практически все кадровые документы, включая трудовой договор.
Исключение касается только 4 документов, пока они подписываются на бумаге:
1) приказ (распоряжение) об увольнении сотрудника;
2) акт о несчастном случае на производстве;
3) документы (листы ознакомления), подтверждающие прохождение инструктажей по охране труда;
4) трудовая книжка (если работник выразил желание вести ее на бумаге).
4. Как подписывать документы по КЭДО?
Подпись для организации:
Руководитель организации может подписывать кадровые документы УНЭП и УКЭП. Он может доверить право подписи кадровых электронных документов от лица компании ответственному сотруднику, например, кадровому специалисту или бухгалтеру. Для подписания ему понадобится УКЭП и машиночитаемая доверенность (МЧД). МЧД оформляют на портале ФНС России. Чтобы оформить МЧД, нужна УКЭП руководителя.
Подпись для сотрудников:
Сотрудники могут подписывать документы ПЭП, УНЭП и УКЭП
Провайдеры:
1. Битрикс24 КЭДО
2. Госключ
3. Такском-Ручка
Маршрут документа:
Маршрут настраивается при отправке нового документа. По умолчанию:
- Маршрут от компании документа включает следующие этапы:
Отправитель - Согласующий - Заполняющий - Представитель компании - Сотрудник. - Маршрут от сотрудника:
Сотрудник отправитель - Согласующий - Представитель компании.
5. Документы для перехода на КЭДО
Подготовить и подписать ряд документов (ст. 22.2 ТК РФ):
1) Положение о КЭДО
2) Приказ о введении КЭДО
3) Уведомление о переходе на КЭДО
4) Согласие на применение КЭДО
6. Где КЭДО находится в Битрикс24
Инструмент для работы с кадровыми документами доступен в главном меню Битрикс24, пункт «КЭДО + Госключ».
Работать HR специалисту с документами можно в режимах просмотра Канбан и Cписок. Сотрудник видит все свои документы в личной карточке сотрудника - удобное единое пространство.
Не нужно отдельно оплачивать выпуск электронных подписей для сотрудников: ПЭП уже доступна, УНЭП сотрудник получает самостоятельно и удаленно.
7. Автоматизация КЭДО в Битрикс 24
- Автоматическая отправка уведомлений
Специальный HR-бот сообщает о новых документах, изменении их статуса и отправляет напоминания в чат, откуда можно сразу перейти к подписанию. Роботы отслеживают действия сотрудников с документом, такие как согласование, заполнение и подписание, и автоматически перемещают карточку документа на соответствующую стадию в Канбане. Что позволит всегда быть в курсе текущих статусов документа.
- Шаблоны документов
Упрощают создание типовых документов, сокращают время на подготовку и исключают вероятность ошибок.
- Массовое подписание документов
Документ можно подписать одновременно с группой сотрудников, численностью до 10 000 человек. Это значительно упрощает процесс и экономит ваше время.
- Групповые чаты
в пару кликов объединяют участников подписания для обсуждения и обмена информацией. Например, можно быстро собрать всех, кто еще не подписал документ.
- Цифровые рабочие места
Можно добавить работу любого отдела, например, HR или бухгалтерии, — создать для них единое рабочее пространство, со своими настройками и инструментами.
- Интеграция КЭДО + 1С
— Подписывать кадровые документы в Битрикс24 с мгновенной передачей в 1С.
— Автоматически заполнять документы данными из 1С во время подписания.
— Создавать шаблоны документов и наполнять их данными из 1С.
— Синхронизировать расчетные листки и остатки отпусков, предоставляя сотрудникам доступ к нужной информации прямо в Битрикс24.
8. Безопасность
- Защищенные соединения
Сотрудники могут безопасно использовать Битрикс24 в общественных местах через WiFi или мобильные сети, так как злоумышленники не смогут перехватить их пароли. - Двухэтапная авторизация
Для защиты данных используется двухэтапная авторизация, включающая пароль и одноразовый код, получаемый через мобильный телефон. - Датацентры — на территории России
В соответствии с п. 5 ст. 18 Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ «О персональных данных», компания 1С-Битрикс хранит данные на серверах в РФ. Это гарантирует не только безопасность, но и соблюдение законодательства. - Бесперебойная работа 24/7
Для стабильной работы Битрикс24 используются два независимых датацентра в России. Оснащены системами бесперебойного электроснабжения, безопасности и круглосуточного наблюдения, что обеспечивает надежную и быструю работу сервиса. Ежедневно выполняется резервное копирование на нескольких уровнях с различными сценариями восстановления, а также непрерывное онлайн-резервирование в два датацентра. - Гарантия безопасности документов
Сервис создает резервные копии всех рабочих файлов и сохраняет их в облачном хранилище под надежной защитой. Если ваш компьютер или компьютеры коллег заражены вирусом и файлы не поддаются лечению антивирусом, вы сможете в любой момент восстановить утраченные копии документов.
9. Битрикс 24 КЭДО соответствует всем требованиям закона
С ноября 2021 года (ТК РФ, ФЗ № 377-ФЗ) можно вести кадровые документы в электронном виде.
Подписанные документы соответствуют требованиям Приказа Минтруда № 578н и доступны в Битрикс24 в виде ZIP-архива. Архив включает документ в формате PDF/A-1А, электронные подписи работодателя и сотрудника для подтверждения юридической целостности, а также описание в формате XML, соответствующее перечню, установленному приказом Минтруда. (перечень по приказу Минтруда).
- Соответствие требованиям 152-ФЗ
- Отсутствует трансграничная передача данных
- Размещение данных на территории РФ
- Комплекс мер безопасности
10. Давайте обсудим внедрение КЭДО Битрикс24 в вашу компанию
Обычно, процесс перехода на КЭДО включает следующие шаги:
- Решите, какие кадровые процессы хотите оцифровать
- Подготовить сотрудников (настройка подписания)
- Подготовьте внутренние документы для запуска КЭДО
- Сделать необходимые настройки (провайдера подписи, интеграция 1С, шаблоны документов)
- Сформировать пилотную группу сотрудников и протестировать
- Масштабирование на всех сотрудников.
Продолжений в статье на сайте или приложенной методичке. Скачивайте!
Мы поможем вам в этом пути:
Подробнее на сайте zenova.pro
Позвонить +79129817800
Написать WhasApp, Телеграмм
