Один из наших крупных клиентов — масштабная ритейл-сеть, работающая в России под брендами Calzedonia, Tezenis, Intimissimi и другими.
Компания уже давно использует систему кадрового электронного документооборота SmartКЭДО. И одна из новых задач, которую клиент поставил перед нами уже после внедрения основного продукта, — оптимизировать процесс оформления привлечения персонала к работе в выходные дни.
Контекст
В ритейле это частая практика: периодически возникают ситуации, когда просят выйти на работу в официальный выходной — подменить коллегу, помочь в проведении инвентаризации и т. д.
Но по закону такие выходы требуют полноценного набора документов: служебная записка о необходимости привлечения работника.к работе в выходной день, уведомление о праве отказаться для имеющих такое право, согласие на привлечение, приказ.
P.S: А при количестве сотрудников в несколько тысяч — оформление на бумаге превращается в кошмар, документы не составляются или не подписываются вовремя, "зависают" на согласовании у руководителей, что влечет за собой риски для управленческих процессов и головную боль для HR-специалистов.
Важно понимать
Большинство сотрудников — это молодые люди 18–25 лет без стационарных рабочих мест, которые работают со смартфонов в разных локациях, а кадровая служба одновременно обрабатывает до 1 000 таких ситуаций. Поэтому техническое решение должно быть максимально простым, понятным, быстрым и надёжным.
Мы предложили клиенту отдельный кастомный процесс внутри SmartКЭДО, и сделали все под ключ:
- разработали удобную форму заявления-согласия на привлечение к работе в выходной день;
- встроили календарь с заданной логикой, чтобы исключить ошибки человеческого фактора при выборе даты работы и даты последующего выходного дня;
- реализовали простой и быстрый процесс согласования: руководитель видит и может одобрить заявку прямо со смартфона;
- HR-отдел моментально получает все необходимые с точки зрения закона и управленческого процесса документы и может массово их обрабатывать.
А процесс направления различных уведомлений работникам отлично настроен в основном функционале SmartКЭДО.
Итог:
Компания в сжатые сроки получила решение, которое:
- сильно упростило и ускорило процесс;
- экономит время и силы всех вовлеченных в процесс сотрудников (от продавца до кадрового специалиста),
- защищает компанию от юридических рисков,
- работает в браузере любого устройства (ПК/смартфона) и легко масштабируется.
И при этом не стоит как крыло от самолета)
Почему все получилось быстро и с первого раза?
- Мы глубоко в теме трудовых отношений и кадрового администрирования и легко погружаемся в задачу клиента, при этом видим и знаем все "тонкие" места.
- Помогаем составить грамотное техническое задание, что способствует достижению лучших результатов.
- Подсказываем, как правильно юридически оформить процесс, чтобы все было “железобетонно” и легитимно
- Тестируем, обучаем пользователей и проверяем процесс вместе с HR-командой клиента на каждом шаге.
В SmartКЭДО исключительно индивидуальный подход к каждому клиенту и мы делаем все возможное, чтоб обеспечить вам положительный опыт сотрудничества!