Говорят, деньги лучше раскладывать «по разным корзинам».
С информацией так поступать рискованно.
Например, менеджер по ошибке или по привычке сохранил документ в две разные папки. Одна версия устарела, про новую забыли — контрагент получает невыверенный договор. Компания работает себе в убыток. С кем не бывало чего-то похожего?
С календарями — та же история. Ниже мы расскажем, как возникают нестыковки и разночтения в календарях деловых людей. И как эту проблему решает модуль «Синхронизация календаря 1С:Документооборот и MS Outlook», разработанный нашей командой.
«Всё врут календари»
Многие руководители и специалисты часто ведут несколько рабочих календарей одновременно:
- Старый добрый MS Outlook, в котором привыкли планировать встречи, события, собрания.
- Корпоративный календарь, внедренный в компании вместе с тем же 1С:Документооборотом.
- Мобильный планировщик «для себя».
В итоге часть встреч планируется здесь, часть там — а про перенос забывают. Или до него не доходят руки.
Календарь, открытый на экране, показывает одну картину — а реальный день может сложиться иначе. Внезапно приходят напоминания о событиях из других календарей. Приходится бросать начатые дела, переносить одни встречи, пытаться успеть на другие.
Типичный пример: директор договорился о встрече с клиентом в Outlook, но не перенёс её в корпоративный календарь. Помощник не видит этот блок времени в 1С:Документообороте — и ставит туда совещание с командой. В итоге — либо срыв переговоров, либо перенос важного обсуждения.
Другой случай: разработчик управляет своим графиком в Outlook, а менеджер проекта — в 1С:Документообороте. Чтобы встретиться, им приходится перезванивать друг другу: «Ты точно будешь свободен?» А могли бы прозрачно отслеживать график друг друга в своем любимом календаре. Если бы он был синхронизирован с любимым календарем коллеги.
Вести рабочее время в нескольких несвязанных календарях — всё равно что писать одновременно левой и правой рукой. Можно, но зачем?
Один график — ноль накладок
Модуль «Синхронизация календаря 1С:Документооборот и MS Outlook» снимает проблему в корне. Всё, что вы добавляете, меняете или удаляете в одном календаре, автоматически появляется либо исчезает и во втором.
Два календаря — один график — ноль накладок.
Как это устроено на практике?
Модуль устанавливается локально на компьютер каждого сотрудника, который использует Outlook. В настройках пользователь выбирает, какой именно календарь Outlook синхронизировать (сделать выбор важно, если календарей несколько: для работы, семьи, учёбы). Можно указать в минутах, как часто запускать автоматическую синхронизацию. Если не задавать — она срабатывает при открытии «Моего календаря» в 1С:Документообороте или при каждом изменении событий.
Синхронизация календарей в модуле — двухсторонняя и зеркальная. Любое действие в календаре 1С:Документооборота (создать событие, изменить время встречи, отменить совещание и т.д.) автоматически отразится и в Outlook. И наоборот.
Это касается не только одиночных, но и повторяющихся событий. Еженедельные планерки, ежемесячные отчеты, ежегодные аудиты, запланированные в одном календаре, зеркально отражаются и в другом.
Больше никаких переключений между окнами, двойного ввода информации, ручной сверки календарей, забытых и просроченных дел. Больше не нужно уточнять у коллег, когда у них свободное «окно», и извиняться за собственные накладки и нарушения договоренностей.
Один раз настроили синхронизацию — и получили удобный для себя и прозрачный для коллег единый график работы. Назначаете, переносите, отменяете события там, где находитесь. Или там, где вам удобнее работать со временем.
Руководители видят реальную загрузку сотрудников. Команда избегает провалов и срывов встреч. А компания получает единое пространство событий, работа в котором экономит время, снижает стресс, повышает эффективность бизнеса.