Введение
Успех и прибыльность компании во многом зависят от эффективности работы её руководителя, который ежедневно несёт большую ответственность за принятие всех решений, при этом располагает ограниченным свободным временем.
Для того, чтобы эффективно управлять большими объёмами дел и избежать хаоса, крайне важно осуществлять планирование или формирование рабочего графика руководителя.
Формирование рабочего графика позволяет руководителю иметь ясное представление о предстоящих задачах и обязанностях в течение дня, недели или месяца. Это способствует избежанию стресса и суеты, а также позволяет прогнозировать возможные проблемы или задержки при выполнении задач, принимать меры для их минимизации.
Применение рабочего графика руководителя помогает эффективно решать большинство задач без каких-либо дополнительных усилий. Нужно всего лишь разработать механизм формирования и правила составления графика рабочего времени руководителя.
Механизм формирования и правила составления графика рабочего времени
Рассмотрим как и по каким правилам формируется и составляется недельный график рабочего времени руководителя компании.
Кстати, почему только недельный? Принцип планирования один и то же, а разница лишь в том, что месячный график = 4 * недельный график 😀
Я предлагаю вам свой простой механизм формирования графика рабочего времени, включающий также правила составления данного руководительского плана.
🗓️ Механизм формирования недельного графика
✅ Формируем таблицу графика рабочего времени - "шахматку".
✅ По вертикали таблицы перечисляем рабочее время с шагом 30 минут.
✅ По горизонтали таблицы перечисляем только рабочие дни недели (Пн-Пт).
Что проще заполнять и удобнее использовать: 4 недельных графика или 1 месячный график?! Пусть каждый выбирает сам.
✅ На пересечении вертикали и горизонтали таблицы, в соответствующие свободные ячейки вносим планируемые мероприятия.
В случае необходимости одно мероприятие может охватывать не только 1, но и 2, а также более шагов времени (ячеек).
✅ Для мероприятия длительностью более 30 минут, объединяем нужное количество ячеек.
✅ Заполнение графика рабочего времени осуществляем в соответствии с внутренними правилами планирования - правилами составления графика.
📝 8 правил составления графика
✅ График рабочего времени необходимо начинать с приоритетных (регулярных) мероприятий, постепенно заполняя его менее приоритетными.
Например: проведение еженедельных совещаний, проведение индивидуальных встреч с линейными руководителями, рассмотрение и подписание документов, рассмотрение и подписание реестра платежей.
✅ В графике рабочего времени должны быть регулярные мероприятия не только с жестко закрепленным временем, но и с гибким (плавающим) временем.
Например: совещание по понедельникам в 9:00 - 9:30 - это "жесткая" регулярная задача, а выделение определенного диапазона времени (14:00 - 16:00) под возможные собеседования с кандидатом или встречи с контрагентами – это "гибкая" задача (неизвестно точное время мероприятия и состоится ли оно).
Регулярные мероприятия с жестко установленным временем должны вноситься в график в первую очередь и иметь свое постоянное место и время.
✅ Необходимо выделять в работе и учитывать в графике плановые и внеплановые мероприятия.
Одной из главных задач планирования является перевод максимального количества внеплановых мероприятий в разряд плановых. Для этого крайне необходимо первое время (после внедрения графика рабочего времени) фиксировать все неплановые мероприятия и если они повторяются, то их нужно сразу же включать в новый график.
✅ Необходимо в графике руководителя учитывать разделение рабочего дня на 2 половины, т.е. «половинить» рабочий день.
Это позволит более четко планировать и использовать рабочий день, как вариант, первую половину дня можно использовать преимущественно на внутренние встречи, а вторую половину дня – на внешние. Соответственно выезды на обед или с работы можно синхронизировать с выездом на встречу, сэкономив время.
✅ В графике рабочего времени необходимо закладывать резерв времени или жестко планировать только 60-70% времени, оставляя 30-40% времени на единичные внеплановые задачи.
Руководитель с большим (положительным) опытом планирования должен постоянно резервировать 30% времени в графике, а "новичок" в планировании должен оставлять на внеплановые задачи 40% (можно начать с 50%) свободного времени, постепенно сокращая данную "цифру" до 30%.
⚠️ В каждой половине рабочего дня руководитель должен оставлять не менее 1 часа свободного времени на "внеплан".
Если планировать график на 80-100% загрузки, то планируемые мероприятия обязательно будут «слетать» или в лучшем случае - переноситься.
✅ В графике рабочего времени необходимо стараться устанавливать максимально реалистичное время для выполнения мероприятия.
Не нужно занижать длительность мероприятия, лучше установить время с небольшим запасом. Одно неправильно спланированное мероприятие может сломать весь дневной график, а дневной график - недельный и т. д.!
Например: если вы обычно проводите плановую встречу со своим заместителем около 1 часа, то не нужно в графике устанавливать 30-45 минут; если выезд на обед у вас занимает 1,5 часа, то не закладывайте в график 1 час.
✅ График рабочего времени руководителя должен учитывать разделение задач (встреч, вопросов) также на внутренние и внешние.
Внутренние задачи - с сотрудниками, руководителями и учредителями, внешние - с соискателями, клиентами, инвесторами, представителями госорганов.
✅ График рабочего времени должен учитывать общие и индивидуальные особенности руководителя (биоритмы и продуктивность).
Например: сложные задачи можно планировать на первую половину дня, а менее важные - на вторую.
Заключение
Планирование рабочего времени руководителя является важным инструментом для успешного управления бизнесом и достижения поставленных целей. Регулярное и систематическое использование графика рабочего времени помогает руководителю быть более организованным, продуктивным и эффективным, что в конечном итоге приводит компанию к достижению целей и даже успеху.
График рабочего времени руководителя является отличным примером планирования и организации работы для всех сотрудников компании.
Рекомендую подборку для руководителей:
Подпишитесь на мой канал и читайте больше управленческих статей!
С уважением и благодарностью к своим читателям,
Азат Хабибуллин
#управление#компания
#руководитель#график
#план#задача#мероприятие
#встреча#тайминг#дедлайн
#эффективность#продуктивность
#планирование#организация#8