Сегодня расскажу о том, какие правила я внедрил внутри своей команды и как они сделали наше корпоративное общение проще, быстрее и чего уж там - гораздо приятнее. Кому-то они покажутся очевидными, но, увы, даже при своей простоте, выполняются далеко не всеми. Цель этой статьи - напомнить, что маленькие шаги приводят нас к большому результату. А еще позволяют избежать дисбаланса в работе и четко следовать проектным планам.
Автор Сергей Прыкин
Правило первое: переводишь задачу на коллегу - поставь в известность руководителя проекта
Часто требуется подключить к задаче другого исполнителя (исправить ошибки, сделать доработки или выполнить подзадачу). Разработчику нужна помощь аналитика, фронт обращается к бэку, бэк переводит вопрос на БД, а тестировщику не обойтись без поддержки разработчика. И если вопрос выглядит как комментарий к задаче (даже с тегом @!) - считайте, он не был задан. Новый адресат может быть занят, может пропустить уведомление от CRM-системы. И вот задача подвисла на пару дней, а то и на неделю. А у РП на балансе 20 проектов и физической возможности оперативно отслеживать статус каждого (включая внутренние подзадачи) нет.
Знакомо?
При этом планирование всегда плотное и сдвиг по одному проекту влечет за собой непредвиденные задержки в других и сбивает с ритма команду. Поэтому я ввел правило: при необходимости подключить к задаче нового специалиста или переназначить ее, помимо собственно перевода/упоминания исполнителя в CRM, постановщик/исполнитель направляет письмо и новому специалисту, и руководителю проекта. Это позволяет им включаться максимально оперативно, изменить приоритетность и скорректировать сроки при необходимости.
Правило второе - не игнорировать коллег в переписке
А еще - быть максимально открытым. Это означает, что мы не отвечаем на запрос, который касается всей команды проекта, В ЛИЧКУ руководителя проекта, не стесняемся добавлять к переписке нужных коллег. Иначе, как они узнают, что нужны?
Как правило, в процессе реализации проекта, ведется несколько параллельных веток коммуникации (проектная команда=ИТ, ИТ+КБ, взаимодействие со смежными ИС и т.д.). Мы договорились на такие письма отвечать максимально оперативно, если вопрос затрагивает зону ответственности адресата. А если вопрос очень-очень важный и срочный, то собираемся духом и делаем контрольный звонок адресату с просьбой посмотреть письмо при первой возможности.
Важно: не ждем, что руководитель проекта первый откликнется на письмо фразой типа "Саша, (Антон, Максим, Катя... ), подключись, пожалуйста, к задаче...". Такой микроменеджмент усложняет работу РП и может привести к потере важных вопросов на длительный срок.
Рекомендую – отвечать в переписке всем, а не только адресату или РП. Ходят легенды, что раньше наши РП частенько получали письма с содержанием типа "меня там спросили, и я думаю, что…" или "здесь нужно подключить Петра Петровича (Максима, Татьяну, экзорциста…). Теперь, когда мы все стараемся соблюдать правила хорошего тона, такие ситуации сведены к минимуму и решаются инициатором или другими участниками самостоятельно (без вынужденного вмешательства РП и перепасовки подобных писем "копипастом").
Да, и еще. В диалоге желательно отвечать на последнее сообщение. Это позволит не плодить ответвления одной и той же переписки, не путать коллег и не терять вопросы/ответы.
Правило третье: обратная связь по встречам
Обязательно. Нет, ОБЯЗАТЕЛЬНО давать обратную связь на приглашения (созвоны, митинги, совещания и другие взаимодействия). Да, даже если ваш ответ отрицательный. Все участники команды знают, что собираемся мы не погоду обсуждать. И что инициаторы этого сбора ждут фитбэк.
Придут ли те, без кого встреча теряет смысл? Сможем ли мы обсудить и решить насущную проблему? Оставлять коллег в неведении – дурной тон. Поэтому ЛЮБАЯ обратная связь очень важна. Это позволит держать календарь в актуальном состоянии, максимально продуктивно планировать свой день (неделю и даже месяц). И вообще, человеку спокойнее, когда события развиваются по предсказуемому сценарию.
Ещё несколько важных моментов кратко
- Подключая к коммуникации стороннего участника, помните, что логика вашего сообщения выстраивается в зависимости от его направления. Вниз – уделите внимание деталям, это упростит жизнь исполнителю и минимизирует количество возможных вопросов. Вверх – будьте краткими и сфокусируйтесь на сути проблемы/задачи.
- Сохраняйте структуру исходного запроса. Как в запросе, так и в ответе на него, начинайте с результата, а затем раскрывайте детали. Это позволит участникам переписки не потерять нить в процессе изучения информации.
- Учитывайте специфику коллектива. Строгие рамки приживаются там, где изначально акцент сделан на пунктуальности, следованию инструкциям и фиксации каждого шага. В команде, где практикуется "творческий" подход, лучше поискать менее формальные способы отладить коммуникации. Спойлер – они точно есть и точно работают.
- Избыток коммуникации может навредить проекту. Делите информацию на срочную и не очень, важную и формальную. Формализм может сжирать кучу времени при нулевой эффективности, поэтому собирать ежедневные совещания и плодить бесконечные переписки "для прикрытия" (ну вы поняли, чего) – не стоит. Иногда личный звонок или пара слов у кофемашины способны сделать для проекта гораздо больше. Этот пункт – про ситуативность и уместность.
В каждой избушке свои трудности в коммуникациях
С этими моментами сталкиваются абсолютно все РП. Конечно, в каждой команде свои нюансы, правила и традиции. Взгляд "сверху" помогает найти слабые места в коммуникации, усилить их и, в конечном итоге, повысить эффективность работы команды. Такие простые штуки минимизируют вероятность горящих задниц сроков и положительно влияют на микроклимат внутри проекта.
С удовольствием поделюсь опытом и помогу найти те самые мелочи, которые мешают реализовать ваши проекты в срок. Разработаю индивидуальный план решения и помогу настроить логику коммуникаций с учетом специфики коллектива.
И помните: смысл коммуникации – не просто передача сообщения. Смысл в том, чтобы получатель информацию принял и понял. А как наладить этот процесс – расскажу и покажу простыми словами.