Для регистрации машиночитаемой доверенности (МЧД) в распределенном реестре ФНС необходимо понимать, требуется ли ручная загрузка файлов. В большинстве случаев операторы ЭДО выполняют эту задачу автоматически.
Данная статья поможет определить, нужно ли вам загружать МЧД в реестр ФНС России, и предоставит четкую инструкцию для случаев, когда это необходимо.
Создавать МЧД удобно с сервисом Астрал Доверенность. Решение позволяет формировать доверенности для любых контролирующих органов и управлять выпущенными МЧД в одном месте.
Требуется ли ручная загрузка МЧД в реестр? Проверка ситуации
Перед началом регистрации важно установить, относится ли ваш случай к тем редким ситуациям, когда ручная загрузка необходима. В большинстве случаев операторы ЭДО выполняют эту задачу за вас.
ЭДО
Доверенность на подписание документов в ЭДО
Сергей Феоктистов
Случаи, когда загрузка не требуется
- Создание МЧД через оператора ЭДО: Если доверенность сформирована в сервисе, таком как Астрал Доверенность, она автоматически регистрируется в реестре ФНС, так как операторы являются узлами распределенного реестра.
- Наличие GUID: Если у МЧД уже есть глобальный уникальный идентификатор (GUID), она зарегистрирована. Проверить это можно на портале ФНС в разделе «Проверить статус доверенности».
- Подтверждение оператора: Если ваш сервис ЭДО уведомил о создании МЧД, регистрация уже выполнена.
Важно. Если МЧД создана через аккредитованный сервис ЭДО, ручная загрузка не требуется. Проверьте статус доверенности в личном кабинете оператора.
Случаи, когда загрузка необходима
Ручная регистрация требуется в следующих ситуациях:
- Использование стороннего конструктора: МЧД создана через программу, не подключенную к реестру ФНС, XML-файл необходимо зарегистрировать вручную.
- Получение МЧД от партнера: контрагент передал вам XML-файл МЧД для регистрации от вашего имени, это требует загрузки. Однако такой сценарий редок и может быть некорректным — уточните у партнера детали.
Пример для понимания: Регистрация МЧД аналогична постановке автомобиля на учет. Если вы приобрели машину у официального дилера, он оформляет номер. Если же вы собрали автомобиль самостоятельно, вам нужно зарегистрировать его в ГИБДД. Аналогично операторы ЭДО регистрируют МЧД, а «самодельные» файлы требуют ручной загрузки.
Инструкция по загрузке МЧД в реестр ФНС
Для тех, кому требуется ручная регистрация, ниже приведено пошаговое руководство по загрузке МЧД на портал ФНС https://m4d.nalog.gov.ru/emchd/upload.
ЭДО
Как заполнить МЧД
Команда Астрал
Шаг 1. Подготовка необходимых файлов
Для регистрации потребуются два файла:
1. XML-файл МЧД — содержит данные о доверителе, представителе и полномочиях. Оформить можно только доверенность версии формата EMСHD_1 и размером не более 1 Мб.
2. SIG-файл подписи — отсоединенная электронная подпись руководителя, подтверждающая подлинность доверенности. Формат КЭП должен быть SIG, P7S или SGN, а максимальный размер — 29 Мб.
Рекомендуем сертификаты квалифицированных электронных подписей от «Калуга Астрал». В каталоге представлены тарифы для физлиц. Индивидуальные предприниматели и руководители юрлица могут воспользоваться услугой Получение КЭП в ФНС под ключ.
Важно. Убедитесь, что оба файла корректны. Если SIG-файл отсутствует, обратитесь к создателю МЧД для его восстановления.
Шаг 2. Доступ к сервису загрузки ФНС
1. Перейдите на портал ФНС по адресу: https://m4d.nalog.gov.ru/emchd/upload.
2. Авторизуйтесь с использованием квалифицированной электронной подписи.
Рекомендация: Проверьте, что КЭП действительна и соответствует данным доверителя, указанным в XML-файле.
Шаг 3. Загрузка файлов МЧД и подписи
1. На странице загрузки найдите поля «Файл доверенности» и «Файл подписи».
2. В поле «Файл доверенности» выберите XML-файл МЧД.
3. В поле «Файл подписи» загрузите SIG-файл или другого разрешенного формата.
4. Нажмите кнопку «Отправить».
Примечание: Убедитесь, что файлы загружены в правильные поля, чтобы избежать ошибок.
Электронная подпись
УКЭП – усиленная квалифицированная электронная подпись
Сергей Феоктистов
Шаг 4. Получение результата регистрации
При успешной загрузке на экране появится сообщение: «Доверенность зарегистрирована». Система выдаст GUID — уникальный идентификатор МЧД в реестре ФНС. Сохраните этот номер, так как он необходим для проверки доверенности и передачи контрагентам.
GUID МЧД: что это и как его использовать?
GUID (глобальный уникальный идентификатор) — это уникальный код, присваиваемый МЧД при регистрации в реестре ФНС, например, 123e4567-e89b-12d3-a456-426614174000. Он подтверждает, что доверенность официально зарегистрирована и имеет юридическую силу.
Как использовать GUID?
- Передача контрагентам: сообщите GUID для проверки МЧД на портале ФНС https://m4d.nalog.gov.ru.
- Хранение: сохраните GUID для учета и поиска доверенности в реестре.
- Интеграция с ЭДО: в сервисах, таких как Астрал Доверенность, GUID автоматически привязывается к документам.
После регистрации GUID становится основным идентификатором МЧД, а XML-файл нужен только для первоначальной загрузки.
Устранение ошибок при загрузке МЧД
Ошибки при регистрации МЧД могут возникать по разным причинам. Ниже приведены типичные проблемы и способы их решения:
Текст ошибки - Причина - Решение
Ошибка валидации XML - XML-файл не соответствует формату ФНС. - Проверьте файл в конструкторе МЧД или создайте новый. Обратитесь к разработчику файла.
Подпись недействительна - SIG-файл поврежден или неверного формата. - Убедитесь, что подпись соответствует КЭП доверителя. Перевыпустите SIG-файл.
Доверитель и владелец подписи не совпадают - КЭП в SIG-файле не соответствует данным доверителя в XML. - Проверьте ИНН доверителя и КЭП. Создайте новую подпись.
Доверенность уже зарегистрирована - МЧД уже есть в реестре. - Проверьте GUID на портале ФНС. Повторная загрузка не требуется.
Часто задаваемые вопросы о загрузке МЧД
Где найти список всех зарегистрированных МЧД?
Перейдите на портал ФНС https://m4d.nalog.gov.ru, в раздел «Реестр доверенностей». После авторизации с КЭП вы увидите список МЧД по ИНН организации.
Можно ли загрузить МЧД в формате PDF или Word?
Нет, реестр ФНС принимает только XML-файл МЧД с SIG-подписью. Форматы PDF и Word не имеют юридической силы.
Что будет, если загрузить одну МЧД дважды?
Система не допустит дублирования. Вы получите ошибку «Доверенность уже зарегистрирована» и существующий GUID.
Нужно ли повторно загружать МЧД, если оператор подтвердил регистрацию?
Нет, если оператор, например, Астрал Доверенность, зарегистрировал МЧД, повторная загрузка не нужна. Проверьте GUID на портале ФНС.
Что такое отсоединенная подпись (.sig)?
SIG-файл — это электронная подпись, подтверждающая подлинность МЧД. Без нее регистрация невозможна.
Можно ли загрузить заявление на отзыв МЧД через портал ФНС?
Да, на портале https://m4d.nalog.gov.ru в разделе «Отзыв МЧД» можно загрузить XML-файл заявления и его SIG-подпись.
Почему проверка GUID выдает ошибку через час после загрузки?
Возможна задержка в обновлении реестра. Проверьте снова через 1–2 часа. Если проблема сохраняется, обратитесь в поддержку ФНС или Астрал Доверенность
Влияет ли ручная загрузка на юридическую силу МЧД?
Нет, юридическая сила зависит от корректности XML, SIG и факта регистрации. Способ загрузки (ручной или автоматический) не влияет на статус.
Выводы и рекомендации
Регистрация МЧД в реестре ФНС требуется только в редких случаях, когда доверенность создана вне аккредитованного оператора ЭДО. В большинстве ситуаций сервисы, такие как Астрал Доверенность, автоматически регистрируют МЧД и предоставляют GUID. Если ручная загрузка необходима, следуйте нашей инструкции и сохраните GUID — это ключевой идентификатор доверенности.