Здравствуйте. Это Классфинанс, мы делаем современный прозрачный онлайн-учёт для родительских комитетов вместо табличек и тетрадок, и регулярно делимся знаниями и опытом решения задач родкома, чтобы сделать жизнь родителей проще.
Сегодня расскажем о новой функциональности сайта, которая позволила многим нашим клиентам упростить учёт в группе, если в неё не хочет вступать кто-то из родителей.
Проблема
Пример: у нас есть группа "5Б школы № 21", там мы завели, как положено, главу, пару администраторов-помощников, и в группу вошли все родители, кроме двух, которые по каким-то причинам не могут или не хотят присоединяться, но при этом они активны и оплачивают дополнительные дидактические материалы и экскурсии детям.
Собственно, проблема: у многих наших клиентов возникал вопрос: как правильнее и удобнее учитывать взнос человека, которого нет в группе? Регистрировать дополнительный взнос от имени администратора - неудобно и быстро забывается, от кого именно пришла сумма. Заставлять родителя идти в группу - затея бесполезная. Так что очевидного решения не было.
Дополнительный вопрос: а что делать, если человек в итоге пришёл по ссылке-приглашению в группу, в отчётах получится, что он ничего не сдавал, хотя это не так.
Решение
Сначала думали сделать комментарии к взносам, мол, это за того родителя, это за этого. Но это не решает вопроса о том, что после присоединения родителя история его взносов будет пустой. И мы сделали виртуальных пользователей.
Как работают обычные пользователи: родители получают в родительском чате ссылку-приглашение в группу от администратора, логинятся на сайт удобным им способом, после чего присоединяются к группе, где для них создаётся некий аватар, которого они называют "мама Семёна" или как-то ещё, чтобы идентифицировать, кого именно представляет родитель. Таким образом, аватар в группе привязан к конкретному живому человеку на сайте. А сам живой человек может участвовать в нескольких группах, например, если несколько детей или есть не только школа, но и спортивные секции.
Виртуального пользователя создаёт администратор. Например, есть условный папа Марины, который пока не умеет пользоваться интернетом, но родительский чат уже освоил и покупает Марине дополнительные рабочие тетради по английскому. Тогда администратор заходит в профиль бюджета, нажимает "пригласить в группу" и выбирает "Создать пользователя". Таким образом, он создаёт "анонимного" аватара и называет его "Папа Марины".
Виртуальный пользователь появляется в группе в общем списке всех родителей и почти ничем не отличается от остальных - только специальной картинкой и отсутствием имени реального человека. Таким образом, администраторы могут "доукомплектовать" группу теми людьми, которые в неё пока не вошли.
Как отмечать взнос
Если в группе нет виртуальных пользователей - сбор средств в бюджет класса проходит как и раньше, никаких изменений никто не увидит.
Если такие пользователи есть, то любой администратор группы при попытке отметить взнос в конкретный сбор получит окошко с выбором, за кого именно он хочет отметить перевод - за себя или кого-то из виртуальных товарищей. Дальше следует обычное окошко с суммой и возможностью приложить скриншот перевода, тут без изменений.
Все взносы, и от имени администратора и от имени виртуальных пользователей, требуют явного подтверждения, как и раньше, т.к. администраторов может быть несколько, а лицо, собирающее средства - одно, поэтому админ, в общем случае, является обычным родителем в контексте школьного сбора.
То есть, процесс регистрации взноса от имени отсутствующего родителя - практически идентичен обычному процессу регистрации взносов за себя, только с шагом выбора, от имени кого регистрируем взнос.
Как виртуального сделать реальным
В какой-то момент папа Марины освоит интернет и захочет присоединиться к группе, чтобы снять нагрузку с администратора, а также самому видеть отчёты о тратах и баланс бюджета. И тут есть два пути, как могут развиваться события:
- Папа Марины не присоединялся к группе, а пришёл к администратору сообщить, что он морально готов. Это "хороший" вариант.
- Папа Марины нашёл ссылку-приглашение в чате и присоединился к группе, а на радостях ещё и поучаствовал в текущем сборе, отметив свой взнос самостоятельно. Этот вариант уже не очень хороший, т.к. в группе оказались два папы Марины (это не про экстремизм согласно законам РФ, если что) с разной историей взносов.
Что нужно сделать администратору в обоих случаях: в списке группы нажать на виртуального пользователя, которого мы хотим заместить реальным человеком, в появившемся окошке нажать "Пригласить родителя": появится ссылка-приглашение конкретного родителя. Администратор копирует ссылку-приглашение и отправляет её папе Марины в личные сообщения.
ВАЖНО: это ссылка для замещения виртуального пользователя. Любой, кто пройдёт по ней и завершит процесс присоединения - удалит виртуального пользователя навсегда без возможности восстановления даже через специалистов поддержки.
Что делает папа Марины: получает ссылку, проходит по ней. Если он не был зарегистрирован на сайте - сначала он пройдёт процесс регистрации, а затем сайт ему предложит заместить виртуального пользователя. Тут, конечно, папе надо будет прочитать и убедиться, что он замещает верного аватара и согласиться, если всё ок (либо сделать скриншот, показать его администратору, если что-то пошло не так, чтобы не напортачить). После этого папа Марины появится в списке группы как обычный пользователь, в его историю взносов переедут все взносы, зарегистрированные ранее администратором от его имени. Если до этого папа Марины сам регистрировал взносы - они также появятся в истории, т.е., активность и живого и виртуального пользователей будет совмещена в одном аватаре.
Какие ограничения
Про тариф: деньги это важно, поэтому сразу: виртуальный пользователь занимает место в группе наравне с обычными. Поэтому, при достижении размера группы в пять пользователей, добавление новых в бесплатную группу будет невозможно - нужно будет оплатить тариф для удаления лимитов на размер группы и добавления произвольного числа участников группы на год. Помните, что удаление участника из группы не освобождает место в группе, т.к. к участнику привязаны события группы и он остаётся в её истории активности.
Про ошибочные замещения: как было сказано ранее, замещение виртуального пользователя реальным - операция необратимая. Отправляйте ссылку-приглашение на замещение только в личные сообщения и только нужному человеку. Даже наши доблестные специалисты поддержки не смогут разъединить профили обратно.
Про ведение учёта за весь класс одним админом: это возможно и никаких ограничений нет. Но это будет не очень удобно, так как сайт изначально нацелен на прозрачность сборов и трат и рассчитан на работу с реальными людьми. Поэтому пожелания на упрощение функциональности виртуальных пользователей будут иметь минимальный приоритет в команде продукта.
Заключение
Точно знаем, что обновление уже помогло многим группам стать "полными" и решить описанную в начале проблему. Однако, функциональность новая и если будут возникать какие-то проблемы с её использованием - обязательно пишите в обратной связи с сайта, что можно улучшить, наши специалисты поддержки всегда стараются помочь.