Организация детских праздников требует эффективного управления базой гостей. На отправку приглашений вручную уходит много времени, что снижает продуктивность. В этой статье мы расскажем, как автоматизировать выгрузку базы гостей из Remarked в Google Sheets и Битрикс24, разделяя данные на родителей и детей по дате рождения для удобной рассылки приглашений.
1. Проблема: сбор базы гостей в Remarked и ее сегментация
Наш клиент — компания, специализирующаяся на организации детских праздников, — накопила обширную базу данных гостей через платформы iiko, R-Keeper и Remarked, а менеджеры клиента работают в CRM Битрикс24.
Основная задача заключалась в автоматизации рассылки приглашений на мероприятия через WhatsApp и Telegram для родителей, чьи дети скоро празднуют день рождения.
Так как интеграции между этими системами у заказчика не было, он решил выгрузить базу гостей из Remarked в Битрикс24 с помощью штатной выгрузки в таблицы Excel. Но и такой вариант не решил задачу...
Проблемы клиента:
- База гостей хранится в Remarked, где данные о детях (имя, дата рождения, возраст) находятся в поле «Комментарий» в одной строке.
- При выгрузке данных в Битрикс24 через Excel вид карточки гостя не устраивал заказчика — нужна сегментация базы по взрослым гостям и по их детям с возможностью фильтрации по дате рождения. Данные не сегментировались, что затрудняло фильтрацию по датам рождения.
- Менеджерам сложно быстро находить родителей и детей для подготовки персонализированных рассылок.
Если вас интересует передача бронирований из Remarked в смарт-процессы Битрикс24 для ресторана, готовый шаблон кейса есть по ссылке.
Решение: автоматизация через интеграцию
Мы предложили решение на платформе Пинкит, которое позволяет корректно перенести данные из Remarked через Google Sheets в Битрикс24 с разделением на родителей и детей. Это упростило работу менеджеров и автоматизировало рассылку приглашений.
Технически решение выглядит следующим образом:
1.1. Разнести информацию о детях из карточки родителей в Битрикс24
- Возьмем существующую выгруженную базу из Remarked по контактам в Битрикс24 и поле «Дети» UF_CRM_***.
- Из выбранного поля разнесем информацию на отдельные контакты, т.е. каждый ребенок - это отдельная карточка в Битрикс24.
- Поля к заполнению для детей: ФИО, День рождения, Возраст, Родители.
- Из карточки родителя можно будет открыть карточку ребенка и наоборот.
Для этого настроим интеграцию:
1.2. Интеграция «Разнести информацию о детях»
- Шаг 1 – Контакт – создан.
- Шаг 2 – Разбиваем информацию.
- Шаг 2 – На каждого ребенка создаем отдельный контакт.
- Шаг 3 – Обновить контакт.
- Шаг 4 – Сопоставление полей (Связываем между собой Детей и Родителей).
Преимущества решения
- Экономия времени: автоматизация исключает ручную обработку данных, что сокращает время на подготовку данных.
- Точность: сегментация по родителям и детям упрощает поиск и фильтрацию.
- Удобство: связанные карточки в Битрикс24 позволяют быстро переключаться между данными родителей и детей.
- Гибкость: интеграция легко адаптируется под другие задачи, например, для бронирований в ресторанах.
Готовый шаблон
Хотите настроить такую же интеграцию? Скачайте готовый шаблон по ссылке и настройте его под ваши задачи. Если понадобится помощь — эксперты Пинкит готовы помочь (настроим одну интеграцию бесплатно).
Далее покажем пример настройки.
2. Перенос данных из Google Sheets в Битрикс24
2.1. Шаг 1: Откуда
Выбираем событие добавления новой строки в Google Sheets.
2.2. Шаг 2: Инструменты
- Пол
Используем Сопоставление данных в поле source.data.5. Сопоставляем пол:
- Проверить, что дата не 0000-00-00 00:00:00
Используем тип шага Если-Иначе в полях source.data.6, source.data.7, source.data.15, source.data.4. Условие - (Текст) Полностью совпадает, Сравниваемое значение - 0000-00-00 00:00:00, Результат при успешной проверке = 0, Результат при неуспешной проверке = 1.
- Первое обращение
Используем Форматирование даты/времени в поле source.data.6. Условие выполнения - step3.source_data_6.
- Последнее обращение
Используем Форматирование даты/времени в поле source.data.7. Условие выполнения - step3.source_data_7.
- Дата регистрации
Используем Форматирование даты/времени в поле source.data.15. Условие выполнения - step3.source_data_15.
- Категории
Используем Сопоставление данных в поле source.data.21. Сопоставляем поле в контакте Битрикс24 для кэшбэка.
- День рождения
Используем Форматирование даты/времени в поле source.data.4. Условие выполнения - step3.source_data_4.
2.3. Шаг 3: Куда
Создаем контакт в Битрикс24.
2.4. Шаг 4: Сопоставление данных
Сопоставляем столбцы таблицы и поля контакта:
Имя - {{source.data.1|default(ФИО отсутствует)}}
Email - {{source.data.2}}
Телефон - {{source.data.3}}
Дата рождения - {{step1}}
Комментарии - {{source.data.22}}
И добавляем пользовательские сопоставления:
Пол
Тип: Тело
Название параметра: fields.UF_CRM_1749203152
Значение параметра: {{step2|default()}}
Первое обращение
Тип: Тело
Название параметра: fields.UF_CRM_1749203178
Значение параметра: {{step4|default()}}
Последнее обращение
Тип: Тело
Название параметра: fields.UF_CRM_1749203192
Значение параметра: {{step5|default()}}
Общая сумма покупок
Тип: Тело
Название параметра: fields.UF_CRM_1749203205
Значение параметра: {{source.data.8}}
Количество броней
Тип: Тело
Название параметра: fields.UF_CRM_1749203216
Значение параметра: {{source.data.9|default()}}
Количество отменённых броней
Тип: Тело
Название параметра: fields.UF_CRM_1749203242
Значение параметра: {{source.data.10|default()}}
Общее кол-во покупок
Тип: Тело
Название параметра: fields.UF_CRM_1749203295
Значение параметра: {{source.data.11|default()}}
Средний чек
Тип: Тело
Название параметра: fields.UF_CRM_1749203314
Значение параметра: {{source.data.12|default()}}
Сумма бонусов
Тип: Тело
Название параметра: fields.UF_CRM_1749203325
Значение параметра: {{source.data.13|default()}}
Карта лояльности
Тип: Тело
Название параметра: fields.UF_CRM_1749203336
Значение параметра: {{source.data.14}}
Дата регистрации
Тип: Тело
Название параметра: fields.UF_CRM_1749203356
Значение параметра: {{step6|default()}}
Уровень скидки
Тип: Тело
Название параметра: fields.UF_CRM_1749203369
Значение параметра: {{source.data.16|default()}}
Автоматические тэги
Тип: Тело
Название параметра: fields.UF_CRM_1749203380
Значение параметра: {{source.data.17|default()}}
Индивидуальные тэги
Тип: Тело
Название параметра: fields.UF_CRM_1749203390
Значение параметра: {{source.data.18|default()}}
Аллергия
Тип: Тело
Название параметра: fields.UF_CRM_1749203396
Значение параметра: {{source.data.19}}
Предпочтения
Тип: Тело
Название параметра: fields.UF_CRM_1749203407
Значение параметра: {{source.data.20}}
Категории
Тип: Тело
Название параметра: fields.UF_CRM_1749203476
Значение параметра: {{step7|default()}}
Дети
Тип: Тело
Название параметра: fields.UF_CRM_1749208229
Значение параметра: {{source.data.23|default()}}
2.5. Шаг 5: Запуск
Запускаем интеграцию.
3. Итог
Автоматизация управления базой гостей через связку Remarked, Google Sheets и Битрикс24 позволяет оптимизировать работу с клиентами и повысить эффективность рассылок. Это решение идеально подходит для компаний, организующих детские праздники, и может быть адаптировано под другие задачи.
Контакты можно отфильтровать по типу "Дети" и далее выполнить сортировку по дате рождения, а затем связаться с их родителями заранее и согласовать повторное мероприятие.
Готовый шаблон интеграции можно установить по ссылке. Если понадобиться помощь — эксперты Пинкит готовы помочь (настроим одну интеграцию бесплатно).
Напишите нам в Телеграм или WhatsApp и расскажите о вашем бизнес-сценарии.
Если вам нужна интеграция с сервисом, которого в Пинкит нет, или приватное событие/действие, через Пинкитбилдер вы можете самостоятельно добавить авторизацию, необходимые события и действия без разработки.
Подберите свой шаблон интеграции без регистрации здесь.
Алексей Окара, продакт-менеджер Пинкит
#пинол #пинкит #pinall #pinkit #bitrix24 #битрикс24 #amo #amocrm #амо #амоцрм #crm #црм #црмсистема #црм_система #внедрениецрм #интеграция #миграция #обмен #remarked #пинкит_remarked_битрикс24 #googlesheets #пинкит_googlesheets_битрикс24