Что делать, если у ООО на УСН Доходы-расходы на остатках в балансе числятся товары на 3 млн

Что делать, если у ООО на УСН Доходы-расходы на остатках в балансе числятся товары на 3 млн. руб., которых реально нет в наличии? ООО собирается закрываться и будет сдавать ликвидационный баланс.

Для выявления расхождений учетных данных с фактическими необходимо провести инвентаризацию товаров и выявить точную сумму недостачи. С 1 апреля 2025 года действует новый ФСБУ 28/2023 “Инвентаризация”.

Итак, что делаем?❓

Оформляем все необходимые документы:➡️приказ о проведении, инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей, сличительная ведомость, ведомость учета результатов, фиксируем недостачу, составляем протокол комиссии, если таковая имеется на предприятии и приказом руководителя утверждаем результаты инвентаризации. В нашем случае, это недостача товаров в сумме 3 млн. руб.

Очень внимательно относимся к оформлению всех документов: даты, расписки от МОЛ, подписи членов комиссии, подпись МОЛ, ознакомление МОЛ с результатами инвентаризации под роспись и т.д., так как именно они будут основанием для отражения результатов в учете и взыскания недостачи с виновного лица.

Далее возможны варианты как отразить недостачу в учете.

1️⃣Отнести на виновное лицо. Это может быть кладовщик, либо в маленьких организациях его функции исполняет сам же директор. В учете организации делаются следующие записи:

⭕️Дт 94 Кт 41 - выявлена недостача;

⭕️Дт 73 Кт 94 - недостача отнесена на виновное лицо;

⭕️Дт 70 Кт 73 - недостача удержана из заработной платы.

Если с кладовщиком заключен договор о полной ответственности, то взыскать можно будет всю сумму недостачи (ст. 244 ТК РФ). 🦞Если такого договора нет — его ответственность ограничена его месячной зарплатой (ст. 241 ТК РФ). При этом сумма удержаний не должна превышать 20 % от всей зарплаты за минусом НДФЛ.

Важный момент! Поступления от виновных лиц в качестве возмещения ущерба признается при расчете УСН внереализационным доходом на дату возмещения ущерба виновным лицом.

2️⃣Если виновное лицо не найдено, то всю сумму недостачи списать на расходы (Дт 91.02 Кт 94). При этом в налоговом учете, например, при расчете УСН Д-Р, данные расходы не принимаются.

3️⃣Организация может отказаться от удержания суммы недостачи с работника (ст. 240 ТК РФ). Такое решение оформляется приказом об освобождении работника от материальной ответственности. Отражение в учете в этом случае аналогично пункту 2.

Кроме того, есть и другая возможность списания товаров - это потери от недостачи и (или) порчи при хранении и транспортировке товаров в пределах норм естественной убыли, утвержденных в порядке, установленном Правительством РФ от 12.11.2002 № 814.

📌Расчеты естественной убыли обязательно оформляются бухгалтерской справкой.

Здесь есть хорошая новость - согласно п.5 ст. 346.16 недостачу товаров в пределах норм естественной убыли, утвержденных Правительством РФ, можно списать на расходы при УСН. Все, что сверх норм - в расходы не идет.

Потери от стихийных бедствий, пожаров, аварий и других чрезвычайных ситуаций также могут стать еще одной причиной списания товаров. Но только в бухгалтерском учете и только при наличии подтверждающих документов. Например, справки из противопожарной службы, акт о пожаре и протокол осмотра места происшествия. В расходы на УСН такие списания включать нельзя (Письмо Минфина РФ №03-03-06/1/7801 от 30.01.2025).

Резюмируя вышесказанное, есть три варианта списания несуществующих товаров:

1️⃣По результатам инвентаризации с отнесением на виновное лицо или если оно не найдено, то списание в прочие расходы в бухгалтерском учете. В расходы при расчете УСН брать нельзя.

2️⃣В пределах норм естественной убыли в порядке, утвержденным Правительством РФ от 12.11.2002 № 814. В данном случае в расходы по упрощенке такие списания можем взять.

3️⃣Потери от стихийных бедствий, пожаров, аварий и других чрезвычайных ситуаций. Берем в расходы только в бухгалтерском учете.