Выбор площадки — один из самых важных аспектов подготовки любого корпоративного мероприятия. Ошибка на этапе выбора площадки может обернуться для специалиста не только серьезными финансовыми рисками, но и ухудшением отношений с заказчиком, ведь первое впечатление о том или ином событии у гостей складывается как раз таки при знакомстве с площадкой.
Считается, что от выбора площадки зависит 50% успеха при реализации проекта. Общая атмосфера на мероприятии, удобство и техническая оснащённость помещения оказывают воздействие на настроение участников и имидж самой компании среди целевой аудитории. Чтобы избежать каких-либо негативных последствий, при выборе локации для деловой конференции или выездного тимбилдинга необходимо учитывать целый ряд моментов.
Рассмотрим наиболее значимые критерии, на которые стоит обращать внимание как начинающим event-менеджерам, так и продвинутым организаторам в сфере MICE.
1. Определите цель мероприятия
Прежде чем обращаться к сотрудникам конкретного выставочного зала или популярного отеля, сформулируйте четкий ответ на следующий вопрос о запланированном мероприятии:
«Что это за мероприятие и какую задачу оно решает?»
Цель и формат события может повлиять абсолютно на все: тип и расположение площадки, рассадка гостей и даже интерьер. Так, если деловая встреча требует спокойной обстановки переговорных комнат, для тимбилдинга больше подойдет туристическая база на природе с размещением в загородной гостиницы. Для семинаров рекомендуется выбирать коворкинги или учебные центры, а вечернее корпоративное торжество лучше проводить в колоритном ресторане или известном клубе.
Отсутствие цели влечет за собой низкую эффективность мероприятия для развития бизнеса. Грамотно подобранная площадка совпадает с основной идеей события, а не мешает ее реализации.
2. Оцените удобство расположения площадки
Географическое расположение площадки особенно важно в случаях, когда мероприятие рассчитано на взаимодействие с аудиторией из других городов или стран. Нельзя допустить ситуаций долгого перемещения участников между местом их проживания и точкой проведения мероприятия. Подумайте также и о логистике оборудования, декора и инвентаря для кейтеринга.
Следовательно, при выборе локации надо в обязательном порядке учитывать ее близость к метро и иным транспортным маршрутам. Обратите внимание на наличие возможности проезда трансфера на территорию площадки и доступность парковки. Если клиент рассчитывает на мероприятие длительностью целый день или больше, не забудьте предусмотреть организацию зон отдыха либо предложите ему забронировать места в гостиничном комплексе.
3. Проверьте техническое оснащение площадки
За исключением встроенных систем кондиционирования и отопления на площадке должно присутствовать оборудование, соответствующее требованиям сценария мероприятия. Для разных корпоративных событий могут пригодиться и компактные микрофоны, и громоздкий проектор с экраном, о чем тоже важно помнить. Далеко не каждая локация имеет доступ Wi-Fi, а иногда даже поиск розеток вызывает проблемы.
⚠️ Уточняйте заранее, входит ли услуга пользования оборудованием в базовую стоимость аренды площадки!
4. Поработайте с зонированием
Неправильный расчет вместимости помещения для мероприятий зачастую становится фатальной ошибкой начинающих организаторов. Эту деталь следует всегда обсуждать с подрядчиком, отвечающим за предоставление площадки.
В маленьком зале большому количеству гостей, скорее всего, будет неудобно находиться, особенно в условиях душного микроклимата. Огромная территория тоже указывает на низкое качество подготовки, формирует впечатление о некомпетентном подходе MICE-менеджера к выбору площадки. В таких помещениях, как правило, ощущается пустота, убивающая всю атмосферу.
Для вычисления комфортной вместимости ориентируйтесь на то, что на одного человека при грамотной планировке обычно требуется 1,5-2 квадратных метра, и отталкивайтесь от количества гостей. Возможно, в техническом задании заказчика указаны пожелания по зонированию помещения. Не забудьте включить в проект планировки места для регистрации участников, сцены, танцпола, фуршета, гримёрок приглашённых артистов.
5. Подумайте про оформление
Говоря об интерьере, необходимо отметить, что визуальная составляющая любого мероприятия выступает основой для восприятия бренда компании. В том числе от того, как менеджер проектов отнесется к общему оформлению и дополнительным декорациям площадки, зависит уровень доверия гостей к заказчику этого события. В подобных ситуациях мы обычно задаемся следующим вопросом:
«Передает ли выбранная площадка ценности бренда и нужные эмоции?»
Исходя из типа мероприятия, специалисты MICE Market тщательно анализируют варианты локаций. Для креативных проектов мы предлагаем клиентам современные площадки в стиле лофт, открытые арт-пространства либо шатры, при работе с VIP-мероприятиями предпочитаем винтажные особняки или бутик-отели, а для небольших деловых конференций — конференц-залы с нейтральным дизайнерским оформлением, но в то же время качественным технологичным потенциалом.
🎨 Лайфхак: Подберите для заказчика невероятно популярное и модное в регионе место. Так можно сэкономить на установке фотозоны, не жертвуя красивыми снимками для социальных сетей.
6. Убедитесь в прозрачности условий подрядчика
Цена аренды может включать (или не включать!) множество позиций. Обсудите услуги клининга до и после мероприятий, стоимость мебели и техники, о чем уже говорилось ранее. Иногда мероприятие может затянуться по разным причинам. Предупредите подрядчика о подобных форс-мажорах и узнайте об оплате труда охранников и администраторов площадки за переработку.
Так или иначе, всегда просите полную смету с расшифровками, чтобы избежать скрытых платежей. Постарайтесь максимально подробно обговорить условия бронирования локации, отталкиваясь от наших советов или собственных вопросов, возникающих в ходе диалога с подрядчиком.
7. Проверьте репутацию площадки
Благодаря обратной связи пользователей Интернета или других внешних источников сегодня продвинутые менеджеры самостоятельно оценивают различные локации, опираясь на собственный опыт, кейсы коллег и отзывы, опубликованные на специализированных платформах (не только на официальном сайте площадки!). По возможности мы лично выезжаем на площадку, отправляем представителя агентства или в крайнем случае просим подрядчика предоставить видеообзор.
Правильный выбор площадки для проведения мероприятия не ограничивается параметрами «красиво» и «удобно». Для MICE-менеджера поиск локации для реализации полученного запроса предполагает принятие по-настоящему важного стратегического решения. Выбор конкретной площадки может как положительно, так и отрицательно сказаться на восприятии бренда компании заказчика, вовлечённости участников мероприятия и их общем впечатлении.
Мы всегда открыты к тому, чтобы делиться накопленной экспертизой. В статье рассказали про «идеальную площадку». Она оснащена необходимым оборудованием, отвечает бизнес-задачам нашего клиента и представляется комфортной для транспортировки гостей, а все услуги подрядчика при этом четко вписываются в имеющийся бюджет.
Мы рекомендуем не пренебрегать личными посещениями локаций. «Живой» обзор места — лучший способ сделать объективные выводы. Чтобы минимизировать риски и сократить временные затраты, мы и вовсе советуем обращаться в профессиональные MICE-агентства вроде MICE Market. Мы точно знаем, как работают качественные площадки вашего региона.
Обратиться к менеджерам MICE Market и выбрать локацию для проведения вашего мероприятия