С 30 мая 2025 года в России вступают в силу новые и более строгие требования для операторов персональных данных. Компании, работающие с личной информацией, должны подать уведомление в Роскомнадзор, чтобы избежать штрафов, которые могут достигать до 6 000 000 рублей. В статье от команды проекта 42Clouds детально рассмотрено, кто является оператором персональных данных, как правильно подать уведомление и какие документы для этого понадобятся.
Кто является оператором персональных данных в 2025 году?
Немало предпринимателей ошибочно полагают, что новые требования касаются только крупных компаний. Однако это далеко от истины. Операторами персональных данных становятся все организации, предприниматели, самозанятые и даже лица, не зарегистрированные как индивидуальные предприниматели, которые занимаются коммерческой деятельностью и работают с персональной информацией.
Кто именно считается оператором? Это те, кто собирает, хранит или обрабатывает информацию, позволяющую идентифицировать личность: ФИО, телефонные номера, адреса, электронные почты и другие личные данные. Иными словами, как только вы начинаете работать с персональными данными клиентов, вы автоматически становитесь оператором этих данных. Это происходит автоматически и не требует дополнительной регистрации или подтверждения.
Однако важно понимать, что для обработки данных необходимо использовать технические средства. Это значит, что сохранение контактов в электронных таблицах, работа с клиентами через мессенджеры или использование программ на компьютерах уже будет считаться автоматизированной обработкой персональных данных.
Кто может не подавать уведомление в Роскомнадзор?
Законодательство устанавливает несколько исключений, когда подача уведомления в Роскомнадзор не требуется. К этим исключениям можно отнести:
- Работа только с бумажными документами. Если вы не используете технические средства для обработки данных и работаете исключительно с бумажными носителями, то уведомление подавать не нужно.
- Государственные системы. Сюда относятся системы, которые действуют в рамках силовых ведомств или спецслужб.
- Транспортная безопасность. Это исключение, которое касается только организаций, работающих в сфере транспортной безопасности.
Однако на практике подавляющее большинство предпринимателей должны подать уведомление в Роскомнадзор, поскольку даже малые компании и самозанятые люди зачастую используют технические средства для работы с клиентскими данными.
Подготовка документов: что нужно сделать заранее
Прежде чем приступить к подаче уведомления в Роскомнадзор, крайне важно подготовить всю необходимую документацию, которая будет сопровождать обработку персональных данных. Отправка уведомления без соответствующего документооборота может привести к проблемам при проверках.
- Политика обработки персональных данных. Это главный документ, который описывает цели обработки данных, виды данных и методы их использования. Он должен быть доступен для всех клиентов через сайт вашей компании. Обязательно создайте форму согласия для каждого вида обработки информации. Например, для рекламы, маркетинга или выполнения гражданско-правовых договоров.
- Хранение данных в России. Все персональные данные должны быть размещены на серверах в России. Использование зарубежных сервисов, таких как Google Forms или другие международные платформы, может привести к штрафам.
- Меры безопасности. Для защиты данных потребуется установить лицензионное антивирусное ПО и надежную парольную защиту. Также важным аспектом является создание внутренней документации, которая регулирует действия сотрудников при работе с персональными данными.
Если у вас нет специальных программ для документооборота, это может привести к значительным трудозатратам и ошибкам. Для эффективного управления персональными данными стоит обратить внимание на автоматизацию процессов.
Пошаговая инструкция по подаче уведомления
Для подачи уведомления в Роскомнадзор необходимо следовать нескольким важным шагам.
- Перейдите на официальный сайт Роскомнадзора. Важно убедиться, что вы заходите именно на официальный сайт, поскольку случаи создания поддельных сайтов становятся все более частыми. Подделки могут быть использованы мошенниками для кражи персональных данных и документов предпринимателей.
- Используйте электронную форму через портал Госуслуг. Это самый безопасный и удобный способ подачи уведомления. Альтернативой может быть подача документов в бумажном виде или в формате PDF с квалифицированной электронной подписью.
Заполнение данных об операторе
После авторизации через портал Госуслуг, информация о вас будет автоматически подставлена в форму. Однако нужно внимательно заполнить следующие разделы:
- Регионы обработки данных. Для бизнеса, который работает в одном регионе, нужно указать этот регион. Если ваша деятельность охватывает всю страну, укажите, что данные обрабатываются по всей территории Российской Федерации.
Подробное описание целей обработки персональных данных
Это важнейший раздел уведомления. Каждая цель обработки должна быть детально описана.
- Стандартная цель для большинства бизнесов: "Подготовка, заключение и исполнение гражданско-правовых договоров с контрагентами". В рамках этой цели обычно используются персональные данные клиентов, такие как ФИО, контактные данные, электронная почта.
- Указание категорий данных: Отметьте только те сведения, которые реально используются в вашей деятельности. Если вам не нужно собирать данные о семейном положении или профессии клиентов, не включайте эти пункты в обработку.
Меры защиты персональных данных
Этот раздел требует максимальной точности. Все меры защиты, которые вы укажете в уведомлении, должны соответствовать реальной ситуации в вашей компании.
- Типичные меры защиты: использование паролей, антивирусных программ, обучение сотрудников безопасности данных и т.д.
- Обучение сотрудников. Важно, чтобы все, кто работает с персональными данными, прошли обучение и были осведомлены о правилах работы с личной информацией.
- Технические средства защиты: Параметры, такие как антивирусы, ограничение доступа, защита от несанкционированного проникновения, обязательно должны быть указаны в разделе.
Сведения о местонахождении баз данных
Этот раздел представляет собой важную часть уведомления, поскольку все персональные данные российских граждан должны храниться в России.
- Если вы работаете с данными на своем компьютере, укажите ваш домашний адрес и выберите "собственный ЦОД".
- Для использования облачных сервисов российских компаний (например, Яндекс.Диск) укажите серверы этих компаний. Эти данные можно запросить у службы поддержки.
Работа с разрозненными системами не только усложняет соблюдение требований по персональным данным, но и увеличивает риски утечек. Если вы устали жонглировать между Excel-таблицами, отдельной CRM и бухгалтерской программой, рассмотрите комплексное решение.
Например, решение «1С:Управление нашей фирмой» объединяет все бизнес-процессы в одной системе: CRM с базой клиентов, складской учет, зарплату и регламентированную отчетность. При этом все данные надежно защищены, провайдер выполняет ежедневное резервное копирование, а серверы расположены в России, что соответствует требованиям закона о персональных данных.
Описание сроков обработки данных
Укажите дату начала обработки персональных данных и период их хранения. Часто дата начала обработки совпадает с регистрацией компании, однако если данные начали собираться позже, укажите фактическую дату.
Завершение подачи уведомления
Когда все данные будут правильно заполнены, нужно отправить уведомление в Роскомнадзор. После отправки система присвоит вашему документу номер и ключ, который необходимо сохранить для возможных дальнейших обращений.
Роскомнадзор имеет 30 дней на рассмотрение уведомления, после чего на ваш электронный адрес поступит уведомление о внесении в реестр операторов персональных данных.
Практические рекомендации по соблюдению требований
- Создайте систему работы с персональными данными: ведите учет всех разрешений на использование данных от клиентов.
- Регулярно проверяйте свои системы безопасности и хранения данных.
- Обучение сотрудников: это должно быть постоянной практикой, а не одноразовой процедурой.
Таким образом, подача уведомления и соответствие требованиям Роскомнадзора — это важный шаг для защиты персональных данных и обеспечения стабильности вашего бизнеса. Правильное соблюдение законодательства поможет избежать штрафов и обеспечит безопасность данных ваших клиентов.