Новая система управления крупными проектами внедрения «1С», которую мы разработали и назвали «АиБ:Управление проектами», создана на базе «1С:Документооборот КОРП 3» («1С:ДО»).
! Система позволяет заказчику обойти проблему «одного окна» или «узкого горлышка» – ситуацию, при которой все движения по проекту проходят через одного-двух ключевых сотрудников.
Подход «одно окно» может быть удобен интегратору, но заказчик получает вместе с ним сразу несколько отрицательных последствий. Так, на одного из ключевых специалистов предприятия, часто на генерального или финансового директора, ложится чрезмерный объём дополнительной работы.
Стоит отметить, что контролировать и координировать проект, следить за постановкой задач, выполнением всех решений, активно участвовать в формулировке целей проекта, его направлении и корректировке единолично – нетривиальная задача даже для самых энергичных и талантливых руководителей.
Решение «АиБ:Управление проектами» позволяет распределить задачи по внедрению систем «1С» по сотрудникам более равномерно: снизить нагрузку на ключевых специалистов и привлечь к участию в развитии проекта более широкий круг причастных лиц, непосредственных пользователей системы.
При этом управление проектом становится только прозрачнее, позволяет отслеживать историю развития проекта, лиц, принявших те или иные решения по развитию системы, причины, по которым были приняты те или иные решения, видеть решения, которыми покрываются те или иные задачи проекта, планировать кастомизацию, составлять маршрутную карту развития проекта в пределах ведущегося проекта и после его завершения.
В инструменте фиксируются все требования к проекту и комментарии заказчика и исполнителя по каждому пункту. Записываются начальные требования технического задания, уточненные требования по итогам обследования, результатам функционального моделирования, итогам испытаний системы и обучения пользователей, требования, возникающие в процессе ввода в эксплуатацию. «АиБ:Управление проектами» разворачивается на сервере заказчика.
Первым испытал решение поставщик электротехнической продукции предприятие ООО «ЭлекКом Логистик» на проекте внедрения «1С:ERP Управление предприятием 2».
«Совокупность согласованных проектных решений – это будущая функциональная модель системы. И предприятие, и подрядчик получают мощный инструмент контроля решений еще на стадии их формирования и согласования, а не на финальной, когда функциональная модель полностью написана, и выдается заказчику, как один большой документ, который надо согласовать, как правило, в короткие сроки. Использование «АиБ:Управление проектами» помогает заказчику получить время для принятия взвешенного решения, сотворчества и пространство для маневра», – отметил генеральный директор «АиБ Цифровизации» Дмитрий Смирнов.
Система сохраняет в структурированном виде историю формирования решений и сохраняет банк идей по дальнейшей автоматизации.
Задача инструмента – не упустить ни одно требование, когда бы оно не было выявлено, отследить по нему все движения, отметить инициатора требования.
В «АиБ:Управление проектами» настраиваются маршруты согласования в соответствии с матрицей коммуникаций, проходят согласования требования проекта, начиная с обследования.
«Мы пользуемся возможностями «1С:ДО» для автоматизации сразу трех процессов: ознакомления, согласования и исполнения, что дает руководителям проекта и со стороны заказчика, и со стороны исполнителя мощный инструмент управления коммуникациями», – считает Дмитрий Смирнов.
Инструмент позволяет фиксировать все проектные решения по нормативно-справочной информации, настройке системы, бизнес-процессам и хозяйственным операциям с привязкой к действиям в системе, решения по интеграциям и загрузке исходных данных (справочников и остатков). По всем решениям регистрируются функциональные разрывы, т.е. требования по доработкам.
Алина Николаева, финансовый директор ООО «ЭлекКом Логистик»: «Как руководитель проекта от заказчика я вижу, как возникают требования к системе, кто из сотрудников компании – владельцев бизнес-процессов – инициировал появление требования. Я легко могу перечитать текст протокола или обратиться к тексту регламента соответствующего процесса. Когда мы согласуем протокол, он проходит согласование всех сотрудников, мнение которых мне важно.
Когда у нас возникают требования к новой системе, у нас параллельно на каждое требование возникает решение. И мы видим наглядно, из чего состоит решение.
Решение может быть в рамках стандартной системы, может создавать функциональный разрыв. В этом решении прописывается новая сетка бизнес-процесса, как должно быть. И там же, если в этом бизнес-процессе у нас возникает функциональный разрыв, он также описывается».