Недавно мой клиент — человек деловой, вечно в разъездах и с чемоданом у двери — спросил:
«Виктория, а вот если сотрудник вернулся из командировки в 7 утра — надо платить командировочные за этот день или уже нет? Он ведь дома завтракал!»
Ах, если бы всё решалось по принципу «поел дома — не платим»… Но нет, законодательство на завтрак сотрудника внимания не обращает. А вот на даты — очень даже. Разбираемся, как правильно платить командировочные и не влететь на штраф или судебный спор.
Основы: что говорит Трудовой кодекс и постановления
Для начала — база. Командировка — это служебная поездка по распоряжению работодателя в другую местность, на определённый срок и для выполнения трудовой задачи.
ТК РФ, статья 166: «Служебной командировкой признаётся поездка работника по распоряжению работодателя на определённый срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы».
Командировочные расходы включают:
- суточные;
- проезд;
- наём жилья;
- иные обоснованные расходы (в пределах норм).
Все это оформляется по Положению о служебных командировках № 749 от 13.10.2008.
Как рассчитываются суточные по России
Суточные — это «карманные» командировочные, которые работодатель выплачивает за каждый день отсутствия работника дома. Но не для отдыха, а за служебное задание вдали от родного кулера и кофе-машины.
Размер суточных по России — не установлен законодательно. Но с 2015 года в НК РФ есть лимиты, до которых суточные не облагаются НДФЛ:
- по России — 700 рублей в день (п. 3 ст. 217 НК РФ);
- за границу — 2500 рублей.
Можно платить и больше, но всё сверх — с НДФЛ и взносами.
Как считать дни: отъезд в 23:59 и прибытие в 00:10
А вот здесь начинается веселье.
Ситуация 1: сотрудник уехал в 23:59, поезд отправился буквально в последнюю минуту календарного дня. Нужно ли начислять суточные за этот день?
Да! По пункту 4 Постановления № 749:
Суточные выплачиваются за каждый день нахождения в командировке, включая дни проезда к месту командировки и обратно.
То есть даже если он ехал полдня на такси в аэропорт, потом сидел 6 часов в ожидании, а вылетел под самый Новый год — всё равно этот день считается командировочным. Служба началась.
Ситуация 2: возвращение в 00:10.
Здесь тоже день возвращения включается в число дней командировки. Даже если сотрудник добрался до квартиры и рухнул в кровать уже через 15 минут после прибытия, это всё еще командировка, а не выходной.
Главное правило: командировка = календарный день
Неважно, сколько часов сотрудник реально был в поездке. Важна дата отъезда и дата возвращения. Даже если он отработал день в офисе, а в 22:00 прыгнул в поезд — этот день считается первым днём командировки.
📌 Пример:
- Поезд отправляется 10 июня в 23:50 — считаем 10 июня первым днем командировки.
- Прибытие 15 июня в 05:30 — 15 июня тоже оплачивается как командировочный день.
А если командировка однодневная?
Вот тут у многих начинается легкое недоумение.
Письмо Минфина № 03-03-06/1/300 от 10.06.2016:
Суточные за однодневные командировки не выплачиваются.
То есть, если человек уехал утром и вернулся вечером того же дня, суточные ему не положены, даже если он весь день голодал в поезде и забыл дома бутерброды.
Как быть? Решается через Учетную политику и локальные акты. Можно установить компенсацию за ранний отъезд или поздний приезд. Особенно если у сотрудника не было возможности нормально позавтракать/пообедать/поужинать. Главное — закрепить это на бумаге.
Моя рекомендация: учетная политика рулит
Если вы хотите быть справедливыми (и избежать лишних вопросов от сотрудников), включите в Учетную политику и/или Положение о командировках:
- Компенсацию за:
Ранний отъезд (например, до 6 утра);
Позднее возвращение (например, после 22 часов); - Возможность выплат фиксированной суммы за однодневные командировки — как компенсацию расходов, а не как суточные (иначе налоги).
📎 Пример формулировки:
При служебных поездках, начинающихся до 6:00 или завершающихся после 22:00, сотруднику компенсируются дополнительные расходы в размере 500 рублей, на основании подтверждающих документов (билеты и пр.).
📎 Пример 2:
При однодневных командировках сотруднику выплачивается компенсация расходов на питание в размере 400 рублей.
Что говорят суды?
Судебная практика подтверждает: если день — командировочный, значит суточные положены. Вот примеры:
Постановление АС МО от 06.10.2020 № Ф05-15409/2020:
Компания пыталась не платить суточные за день возвращения — суд признал действия неправомерными. День возвращения — часть командировки.
Постановление АС СЗО от 12.04.2021 № Ф07-2575/2021:
Работодатель не выплатил суточные за день выезда после 20:00 — суд снова встал на сторону работника.
Советы бывалого бухгалтера:
- Фиксируйте даты командировки по приказу. Даже если поезд отправляется ночью — в приказе ставьте день выезда.
- Не забывайте про билеты. Они — основной доказательный инструмент.
- Отдельно оформляйте однодневные поездки. Без фанатизма: можно указать, что это не командировка, а разъездной характер работы.
- Если что-то непонятно — прописывайте в локальных актах. Закон не запрещает вам быть щедрыми и справедливыми.
А если человек возвращается в 7 утра?
Вот тот самый случай моего клиента. Поезд прибыл в 07:10, сотрудник сразу поехал домой. Некоторые считают: «Ну раз он уже дома утром, зачем платить за целый день?»
А вот надо платить. Это день возвращения из командировки, он в учёте есть, значит — суточные положены.
А если перелёт в 2 ночи, и весь день человек дома?
Опять же — этот день считается днём отъезда или днём возвращения, если вы всё правильно оформили. Не важно, что он успел поспать дома или поработать — главное, что он в дороге.
А если работник выехал в 5 утра и приехал в 23 вечера?
Да, это однодневка. По общему правилу — суточные не положены. Но вы же не из камня, правда? Вот тут и пригодится ваша учетная политика: установите разумную компенсацию. Налоговая за это не накажет, а работнику будет приятно.
Итог
Ситуация Суточные платим? Отъезд в 23:59 Да Прибытие в 00:10 Да
Однодневная командировка Нет Уехал в 5:00, вернулся в 23:00 Только если прописано в локалке
Возвращение в 7 утраДа
Законы и письма, которые вам пригодятся:
- ТК РФ, ст. 166–168
- Постановление Правительства РФ № 749 от 13.10.2008
- Письмо Минфина № 03-03-06/1/300 от 10.06.2016
- НК РФ, п. 3 ст. 217
- Судебная практика: Ф05-15409/2020, Ф07-2575/2021
А теперь расскажите: а у вас как считается?
Не буду вас просить ставить лайки или оставлять комментарии, но… любопытно, конечно: как в вашей организации решают вопрос с суточными? Может, у кого-то ещё и ночёвка в офисе считается командировкой?