Контроль сотрудников позволяет вовремя выявлять и решать возможные проблемы или нарушения, предотвращая их негативное влияние на компанию. Без контроля хромает трудовая дисциплина и качество работы. Поэтому необходимо заранее продумать различные уровни доступа для эффективного управления ресурсами.
Контроль рабочего времени
Для чего нужно:
- помогает выявлять неэффективные участки в рабочем процессе и оптимизировать распределение задач;
- повышает ответственность сотрудников и улучшает общий результат компании;
- оценить, требуется ли привлечение дополнительных сотрудников.
Что ставится под контроль:
- промежуточные итоги по задачам для отслеживания прогресса и своевременного внесения корректировок;
- время начала и окончания рабочего дня, а также перерывы для учета рабочего графика;
- время закрытия дедлайнов.
В офисе можно использовать системы пропусков, видеонаблюдение и учет времени с помощью программных решений, таких как тайм-трекеры или системы учета рабочего времени. Для удаленных сотрудников эффективны онлайн-программы для отслеживания времени работы, такие как Toggl, а также регулярные отчеты и видеоконференции для контроля выполнения задач. Важно устанавливать четкие правила и ожидания, а также поддерживать доверительные отношения, чтобы контроль не воспринимался как давление, а как инструмент повышения эффективности.
Полный контроль
Систему мониторинга на персональный компьютер или гаджет можно реализовать с помощью специальных программных решений, таких как тайм-трекеры и программы для контроля активности. Эти инструменты позволяют отслеживать время работы, посещаемые сайты, использованные приложения и выполнение заданий в реальном времени. Например, программы типа Time Doctor предоставляют подробные отчеты о деятельности пользователя и помогают управлять продуктивностью.
Максимальный контроль создает атмосферу недоверия и стресс, ухудшая рабочий климат и снижая удовлетворенность сотрудников. Кроме того, чрезмерное наблюдение может привести к уменьшению креативности и самостоятельности, а также вызвать ощущение постоянного давления, что негативно влияет на продуктивность и качество работы.
Оптимальный контроль
Адекватные меры контроля:
- определение четких сроков выполнения задач и контроля их соблюдения;
- мониторинг активности в электронной почте и системах баз данных для удаленных работников;
- регистрация времени начала и окончания рабочего дня сотрудников, работающих в офисе.
Эти меры устранят возможные задержки, улучшат планирование задач и повысят общую продуктивность команды.
Важно находить баланс между контролем и предоставлением автономии в зависимости от компетенций сотрудников. Абсолютный контроль означает зачастую большие затраты для самой компании, так что приоритет лучше отдать контролю в форме отчетов, когда сотрудник предоставляет их специалистам среднего и высшего звена.
Контроль соблюдения требований безопасности
Проверка при найме сотрудника:
- что он постит в социальных сетях;
- на какие группы и канала подписан потенциальный работник;
- оценка профилей в социальных сетях в РФ.
Что можно предпринять? Антивирусные программы способствуют предотвращению ситуаций, когда сотрудник случайно открывает письмо с вредоносной программой, скачивает файл или документ с опасного сайта, что помогает защитить корпоративную сеть и данные компании от угроз и снизить риск кибератак.
Ключевые моменты:
- какие сайты посещает сотрудник во время рабочего процесса;
- как использует социальные сети;
- что смотрит на YouTube и что скачивает с сайтов.
На рабочие компьютеры офисных сотрудников можно внедрить программные решения для контроля деятельности, обеспечения кибербезопасности и ограничения доступа к социальным сетям и другим нежелательным ресурсам. Для удаленных сотрудников рекомендуется предоставлять доступ к облачным сервисам с ограниченными правами, что позволяет контролировать их действия и предотвращать случайное скачивание вредоносных файлов.
Тотальный контроль:
- ручное отслеживание использования социальных сетей в рабочее время для контроля соблюдения корпоративных правил и повышения продуктивности;
- блокировка всех интернет-ресурсов, не связанных с профессиональной деятельностью.
Оптимальный контроль:
- ограничение доступа к внутренним базам данных компании для обеспечения безопасности конфиденциальной информации;
- мониторинг и контроль активности корпоративных компьютеров с целью выявления неэффективного использования ресурсов;
- отслеживание деятельности при работе в облачных сервисах, CRM-системах и электронной почте для обеспечения безопасности данных.
Финансовый контроль
Руководствуйтесь таблицей ниже:
Решения для разных отделов:
- отдела продаж — P&L-отчет (PnL — от Profit and loss statement, доходы и расходы), отчет продаж по сегментам;
- бухгалтерии - сроки сдачи отчетов по ФНС;
- логистики и склада - контроль закупок в сравнении с прошлыми периодами. Анализируя масштабы приобретения материальных ресурсов, а также расходы на логистику и другие сопутствующие услуги, можно выявить существенные колебания в объемах закупок или ценовых показателях. Такие резкие отклонения служат важными индикаторами, требующими проведения углубленных проверок для выявления возможных нарушений или аномалий.
Полный контроль:
- Ежедневный отчет руководству о всех финансовых операция. Предоставление краткого, но информативного отчета, включающего сведения о поступлениях, расходах, платежах и других важных транзакциях за прошедший день.
- Процедура согласования закупок. Все закупочные операции должны проходить обязательное согласование с генеральным директором или владельцем бизнеса.
Такой подход затормаживает бизнес-процессы, поэтому актуален не для всех компаний.
Оптимальный уровень:
- ежемесячный бухгалтерский и управленческий отчет;
- еженедельный отчет по продажам и P&L-отчет;
- ежедневный отчет о движении денежных средств — руководитель может самостоятельно получить его в системе;
- установка лимитов на расходы по бизнес-картам. Другими словами, это означает определять максимально допустимые суммы для каждой карты в зависимости от уровня ответственности сотрудника, характера его деятельности и бюджета отдела или проекта.
Итог
Контроль рабочего времени, требований безопасности и финансовых расходов - меры, которые повышают эффективность работы, снижают риски и укрепляют корпоративную ответственность. Важно выбрать инструменты, какие легко интегрируются конкретно в ваши бизнес-процессы и позволяют своевременно выявлять отклонения.