Меня зовут Топалов Игорь, я руководитель компании Topalov Group.
В любой компании, работающей с клиентами на регулярной основе, рано или поздно встает вопрос об автоматизации выставления счетов. Ручное выставление счетов – это трудоемкий процесс, подверженный ошибкам и отнимающий ценное время у сотрудников.
В нашей компании мы столкнулись с этой проблемой при выставлении счетов за доработки, которые необходимо было выставлять 25-го числа каждого месяца. Чтобы избавить менеджеров от рутины и исключить пропуски, мы разработали систему автоматизации на базе Битрикс24. В этой статье мы подробно расскажем, как работает наша автоматизированная задача на выставление счетов, и поделимся кодом бизнес-процесса.
В случае возникновения вопросов, звоните: 8 962 510-49-14
▌Проблема:
Наша основная задача заключалась в автоматическом создании задач для менеджеров по продажам, напоминая о необходимости выставить счета за доработки клиентам 25-го числа каждого месяца. Трудности заключались в:
• забывчивости менеджеров;
• трудоемкости процесса;
• рисках ошибок.
▌Решение: Автоматизация на базе Битрикс24
Мы использовали функционал бизнес-процессов Битрикс24 для автоматического создания задач для менеджеров по выставлению счетов. Вот как это работает:
1. Когда сделка переходит на этап «Новая сделка» (после ее создания из другой воронки), запускается бизнес-процесс.
2. Бизнес-процесс создает задачу с названием "Выставить счет за доработки с крайним сроком в ближайшее 25 число".
3. В задаче устанавливается крайний срок выполнения – ближайшее 25 число месяца.
4. После того, как счет за доработки выставлен и оплачен (сделка переходит на этап успеха), сделка копируется обратно на первую стадию, и процесс повторяется, обеспечивая автоматическое создание задач для ежемесячного выставления счетов.
▌Как отрабатывается изменение даты?
Гибкость бизнес-процесса позволяет учитывать изменения дат.
Если мы, к примеру, искусственно изменим дату в бизнес-процессе на 1 июля и создадим новую сделку, то задача будет выставлена с крайним сроком на 25 июля.
Это гарантирует, что счета будут выставляться в правильные сроки, даже если происходят изменения в датах сделок.
▌Разбор бизнес-процесса (код):
Для реализации этого бизнес-процесса мы использовали визуальный редактор бизнес-процессов Битрикс24 и создали пять переменных:
1. Сегодняшняя дата.
2. Число сегодняшней даты: Отделяет число от даты с помощью функции.
3. Вычисляет значение Переменная 2 - 1. Используется для расчета первого дня месяца.
4. Первый день текущего месяца.
5. Добавляет 24 дня к первому дню месяца, т.е., прибавляет 24 к Переменной 4 (первому дню месяца), чтобы получить 25 число.
▌Логика бизнес-процесса:
После заполнения переменных, мы используем условные блоки для определения, какой крайний срок необходимо установить для задачи:
• Условие: Если сегодняшняя дата (переменная 1) больше или равна расчетной дате (переменная 5), то к расчетной дате добавляется один месяц (чтобы установить крайний срок на 25 число следующего месяца).
• Иначе: Если сегодняшняя дата меньше расчетной даты, то техническому полю "Дата" (которое будет служить крайним сроком для задачи) присваивается значение переменной 5 (расчетная дата, то есть ближайшее 25 число).
▌Выставление задачи:
В конце бизнес-процесса используется элемент "Постановка задачи". В параметрах задачи указывается название задачи ("Выставить счет за доработки"), ответственный (менеджер по продажам), и, самое главное, крайний срок (берется из технического поля "Дата", которое мы заполнили на предыдущих этапах).
▌Заключение:
Автоматизация выставления счетов в Битрикс24 значительно упростила работу наших менеджеров, сократила количество пропущенных счетов и повысила эффективность работы в целом. Описанный бизнес-процесс является лишь примером, и его можно адаптировать под конкретные нужды любой компании. Надеемся, наш опыт поможет вам автоматизировать ваши бизнес-процессы и освободить время для решения более важных задач!
БЕСПЛАТНЫЙ АУДИТ ПО ВАШЕЙ СРМ-системе - https://b24-p97cdj.bitrix24.site/crm_form_ju5et/
Наш телеграмм канал, где мы выкладываем все статьи и видео. Там вы точно ничего не упустите -
TG: https://T.me/TopalovGroup_official
Rutube - https://rutube.ru/channel/59435194/
Youtube - https://www.youtube.com/@intoCRM1?ref=vc.ru
Связаться с нами: https://topalovgroup.ru/
Обращайтесь напрямую к нам по номеру или почте:
Телефон: +7 962 510-49-14 — Топалов Игорь
Почта: TopalovGroup@yandex.ru