Что произошло
В начале 2025 года в учёте НДФЛ появилась новая налоговая база - по районным коэффициентам и северным надбавкам (далее в тексте - РК/СН).
Сразу же возник вопрос - а как считать отпуска, командировки и увольнения, ведь РК/СН входит в средний заработок? Тогда ФНС выпустила письмо 28.01.2025 № БС-4-11/739@, в котором разъяснила, что средний нужно делить на две части - основной заработок и РК/СН. Соответственно, и налог поделился на две части.
Однако, уже в июне Минфин проконсультировался с Минтрудом и пришел к выводу, что к среднему заработку положения пункта 6.2 статьи 210 НК РФ неприменимы, и отменил январское письмо.
Письмо ФНС от 19.06.2025 № БС-4-11/5967@ отменяет предыдущее разъяснение, а письмо Письмо ФНС от 26.06.2025 N БС-4-11/6142@ обязывает пересчитать налог и подать корректировку 6-НДФЛ за первый квартал. При этом ФНС обещает, что пени и штрафы в связи с корректировками начисляться не будут.
Как это исправить в программе ЗУП 3.1
Общий план исправлений
Обозначим общий план действий, которые нужно выполнить в программе ЗУП 3.1:
- Определиться с периодом регистрации исправлений;
- Вернуть "старые" начисления и проверить их формулы;
- Перенести доходы с налоговой базы "РК/СН" на основную налоговую базу;
- Пересчитать начисленный НДФЛ по итогам каждого квартала налогового периода;
- Исправить удержанный НДФЛ (только если это необходимо!);
- Сформировать корректировку 6-НДФЛ за 1 квартал;
- Если пересчеты выполнены июлем и исходный отчет за полугодие сдан - откорректировать полугодовой отчет;
- По запросу сотрудников перевыдать справки 2-НДФЛ.
Некоторые действия (начиная с пункта 2 и заканчивая пунктом 5) можно автоматизировать, и внешние отчеты/обработки для ЗУП 3.1 я выложу в телеграм-канале, ссылка на который будет в конце статьи.
Сначала напишу, как все исправления сделать вручную.
1. Период регистрации исправлений
Так как сроки исправления в письмах ФНС не указаны, мы можем заниматься пересчетами и исправления в текущем периоде. Если у вас еще не закрыт июнь - идеально исправить всё в июне, чтобы сдать корректировку 6-НДФЛ только за первый квартал, а за полугодие подать исходный отчет.
Но в некоторых организациях придется подать исправления в июле - либо из-за большого количества сотрудников, либо из-за того, что зарплату уже посчитали и выплатили, а период закрыли.
Итак, определяемся с месяцем - июнь или июль. Этим месяцем исправления будут зарегистрированы в бухучете, и начисленный исправленный НДФЛ уйдет в проводку этого месяца.
2.1. Возвращаем "старые" начисления
Чтобы новые начисления по среднему считались без деления заработка на основной и РК/СН, вернем "старые" начисления.
Здесь все относительно просто. Открываем список начислений из раздела "Настройки", и включаем флажок "Отображать в списке начисления, которые больше не используются" - так мы увидим "старые" начисления.
Чтобы видеть только те начисления, которые относятся ко среднему заработку, применим отбор по категории начисления: нажимаем кнопку "Еще" - "Настроить список", и на вкладке "Отбор" добавляем фильтр по "Категории начисления и неоплаченного времени". Эта категория будет отражаться над списком начислений. Смотрите ниже галерею картинок.
Теперь над списком начислений у нас есть отбор по категории. Устанавливаем отбор сначала по категории "Оплата доли районного к-та в среднем заработке", потом по категории "Оплата доли северной надбавки в среднем заработке".
Открываем каждый вид начисления и устанавливаем флажок "Начисление больше не используется". Записываем начисление. Но это еще не все.
Точно так же нужно пометить неиспользуемыми начисления, которые являются "основными" для долей РК/СН. Основное начисление легко открыть прямо из формы начисления, которое отвечает за "долю РК/СН". Ниже на картинке кнопка открытия такого начисления выделена красным цветом:
С долями и их "основными" начислениями разобрались. Теперь нужно вернуть в расчет "старые" начисления. Для этого устанавливаем отбор последовательно по категориям "Оплата отпуска", "Компенсация отпуска", "Оплата командировки" и так далее - выбирайте все категории, которые относятся к оплате по среднему заработку (кроме больничных).
Скорее всего, "старые" начисления в наименовании содержат слова "до 2025", и перечеркнуты (сданы в архив). Открывайте такие начисления и снимайте флажок "Начисление больше не используется".
Что в итоге: старые начисления вы вернули из архива, новые сданы в архив. Все новые документы будут считаться "по-старому", без разделения на доли РК/СН.
Можно ли сделать это автоматически? Да! Выложу в телеграм-канале обработку "ОтменитьРазделениеСреднегоРКСН_КромеБольничных.epf", которая проделает все то же самое сама. Все, что нужно сделать - открыть обработку из внешнего файла и нажать кнопку "Отменить настройку".
При желании можно снять флажки с категорий, которые вы перенастраивать не будете.
2.2 Проверяем формулы "старых" начислений
В 2024 году фирма "1С" сменила подход к учету среднего заработка - теперь заработок делится на индексируемую часть и неиндексируемую. Формулы расчета также поменялись. Рекомендуется установить актуальные для 2025 года формулы расчёта.
Понять, что у вас старая формула, очень просто - в формуле есть показатель "СреднийЗаработокОбщий", но нет показателей "СреднийЗаработокИндексируемый" и "СреднийЗаработокНеиндексируемый".
Эталонные формулы были опубликованы на сайте "Бухэксперт8", подписчиком которого я и сам являюсь (и рекомендую).
Формулы для отпуска, компенсации отпуска, командировки несколько отличаются, но их основная часть практически неизменна. Посмотрим на примере формулы для отпуска:
Макс ((СреднийЗаработокИндексируемый * КоэффициентИндексацииСреднегоЗаработка + СреднийЗаработокНеиндексируемый) * КалендарныеДниМесяцаБезПраздников, УчитыватьМРОТ * МРОТ) / КалендарныеДниМесяцаБезПраздников * КоличествоДнейОтпуска
На первый взгляд выглядит сложно, но все не так страшно. Разберем формулу на части.
В первой части вычисляется сумма за полный месяц: средний заработок умножается на количество дней в месяце. Обратите внимание, что эта сумма состоит из двух сумм: индексируемый средний умножается на коэффициент индексации, а неиндексируемый просто добавляется.
Во второй части вычисляется минимальный размер оплаты труда, меньше которого не может быть сумма начисления отпуска за полный месяц.
Из этих двух сумм выбирается максимальная сумма - либо фактический средний заработок, либо МОТ, и уже исходя из максимума считается заработок за один календарный день, а затем умножается на количество дней отпуска.
Если в организации допускается работа не неполную ставку, а также есть районные коэффициенты и северные надбавки, то оплата за полный месяц должна быть рассчитана в размере не меньшем, чем МРОТ с учетом этих коэффициентов. Это значит, что МРОТ надо умножить на показатели ДоляНеполногоРабочегоВремени, "РайонныйКоэффициент + ПроцентСевернойНадбавки/100".
Однако, указанные особенности в программе подключены не всегда, а это значит, что и показатели расчета тоже не всегда есть в базе данных. Поэтому необходимо донастроить формулы с учетом ваших особенностей вручную.
Перейдите по этой ссылке, чтобы увидеть эталонные формулы на сайте "Бухэксперт", и использовать их у себя в программе.
Чтобы сделать проверку и установку эталонных формул автоматически, я создал обработку "УстановитьЭталонныеФормулыРасчетаОтпускаКомандировки.epf", которую также выложу в телеграм-канале (ссылка будет в конце статьи). Работает она также очень просто: указываем нужные категории и нажимаем кнопку "Установить формулы". Обработка сама проверит, задействованы ли у вас показатели неполной ставки, РК и СН, и добавит их в формулу расчета.
3. Перенос доходов с налоговой базы "РК/СН" на основную налоговую базу
Первое, что приходит в голову - пересчитать исходные документы с задействованием механизма исправлений. При этом исходный документ не меняется, а создается копия исходного документа, в ней считаем новые суммы, а при проведении такого документа "зачитываются" суммы исходного.
Так вот - так делать не надо! Такой подход не гарантирует перенос дохода между налоговыми базами на ту же самую дату получения дохода в налоговом учете, что была в исходном документе.
Кроме того, исчисленный налог тоже может не посчитаться в пределах того же квартала.
Правильный способ - найти сумму дохода, которая "легла" на базу РК/СН, отминусовать ее в налоговом учете и добавить точно такую же сумму на основную налоговую базу и на ту же дату получения дохода.
И сделать это можно двумя видами документов - "Операция налогового учета НДФЛ" или "Перенос данных". У каждого вида документа свои достоинства и недостатки.
Если у вас много сотрудников, то вам будет неудобно пользоваться "Операцией", так как она рассчитана только на одного сотрудника. К тому же, в операции можно указать только обособленное подразделение и нельзя указать регистрацию в налоговом органе.
Этого недостатка лишен документ "Перенос данных" - в нем можно указать сразу всех сотрудников и заполнить все поля, которые используются в налоговом учете, без ограничений. Единственный недостаток - количество полей в регистре, и в них легко запутаться.
Но прежде, чем переносить суммы дохода, их нужно найти. Покажу, как это сделать вручную (и вы поймете, почему мне пришлось сделать для ЗУП обработку автоматического переноса).
Доходы для НДФЛ хранятся в регистре "Учет доходов для исчисления НДФЛ", его можно открыть в программе, нажав комбинацию клавиш Shift+F11 и указав ссылку e1cib/list/РегистрНакопления.СведенияОДоходахНДФЛ
Чтобы отобрать суммы начислений, которые относятся к доле РК/СН среднего, нажмите кнопку "Еще" - "Настроить список" - и добавьте отбор по виду начисления, указав условие "В списке". В список начислений подберите доли РК в среднем.
Обратите внимание, сколько полей в этом регистре. И их почти все придется указать в документе переноса доходов. Исключениями являются поля:
"Период" - его я рекомендую указать таким же, как дата получения дохода;
"Зарегистрировано при начислении аванса" - оставлять пустым;
Также не учитывать строки, у которых регистратором является ведомость на выплату.
Каждую из записей придется продублировать в документе "Перенос доходов" дважды - первый раз с обратной суммой и теми же полями, во второй раз с положительной суммой, но заменяя вид начисления, код дохода, категорию дохода на те, которые соответствуют основной налоговой базе. Это не зависит от вида документа, который вы выберете для корректировки.
Если у вас много сотрудников, которых нужно пересчитать - ручной ввод вам не подойдет. Зайдите на телеграм-канал (ссылка будет в конце статьи), скачайте обработку автоматического переноса таких доходов, она бесплатная для подписчиков канала.
Обработка умеет показывать еще не закрытые доходы по среднему, которые приходятся на РК/СН (с разворотом по регистраторам), а также умеет создавать документ "Перенос данных" на сумму остатка. Пользоваться очень просто, там всего две кнопки - для формирования отчета и для создания документа.
Может возникнуть вопрос - почему обработка не переносит сразу же и НДФЛ? И на это есть сразу две причины.
Первая причина - регистры программы устроены так, что нет возможности отличить НДФЛ от среднего по РК/СН от налога РК/СН с заработной планы. Можно было бы опереться на категорию дохода (прочие доходы от трудовой деятельности), но и это не гарантия того, что сумма налога там верная. Программа считает налог в разрезе налоговых баз, а как он распределяется по категориям - не всегда можно предсказать.
Вторая причина - в связи с тем, что доход по основной налоговой базе увеличивается, исчисленный налог необязательно увеличивается настолько же, насколько уменьшается по базе РК/СН. Возможно, с момента расчета внесены вычеты на детей или имущественные - тогда налог может даже обнулиться. Либо доход превысит предел 450 тысяч и вычет, который применяли первоначально, будет отменен.
В итоге правильный подход - пересчитать исчисленный налог заново с учетом дат получения дохода, но все изменения в бухучете зарегистрировать выбранным месяцем (июнем или июлем). В налоговом учете при этом сумма налога должна быть отражена тем же кварталом, в котормо была исходная дата получения дохода (выплаты отпуска, командировки, и так далее).
4.1. Пересчет НДФЛ в программе ЗУП 3.1.
Если у вас не ведется учет по статьям финансирования, используйте документ "Перерасчет НДФЛ". Укажите налоговый период - 2025 год и месяц перерасчета - июнь или июль (выбранный вами месяц). Нажмите кнопку "Заполнить".
Этот документ сработает и в том случае, если вы ведете учёт по статьям финансирования - но вот управлять статьями вы не сможете. Куда упадёт налог при проведении, там и останется, а для бюджетников правильное указание статьи очень важно.
Бюджетникам лучше воспользоваться документом "Начисление зарплаты и взносов" - создать документ, указать месяц и на вкладке "НДФЛ" нажать кнопку "Пересчитать НДФЛ". Заполнять документ полностью при этом не надо!
На картинке вы можете видеть результат перерасчета в идеальном случае - когда не поплыли вычеты, и суммы налога просто переехали между налоговыми базами, причем в налоговом учете дата получения дохода верная - пятое марта.
Обратите внимание, что вид дохода - "Оплата труда". Это не является ошибкой, главное, что выбрана правильная налоговая база (основная).
4.2. Проверка исчисленного налога после перерасчета
Проверяем налог для того, чтобы понять, сможем ли мы сдать корректировку 6-НДФЛ за первый квартал.
А для этого нужно, чтобы исчисленный налог по каждому сотруднику был правильный не только по итогам налогового периода в целом, но и на конец каждого квартала.
По каждому сотруднику и каждой налоговой базе (и ставке налога) должно выполняться соотношение:
(Сумма дохода - Сумма вычетов) * Ставка_налога - Сумма_налога = 0±1
(допускается отклонение в 1 рубль)
Сумма дохода - это доход нарастающим итогом с начала года по конец квартала (по дате получения дохода в соответствии со статьей 223 НК РФ);
Сумма вычетов - это сумма фактически примененный вычетов на детей, имущественный, социальных и так далее;
Ставка_Налога - 13%, 15%, и так далее, зависит от налоговой базы и предельной величины по прогрессивной шкале НДФЛ;
Сумма_Налога - это сумма налога по регистрам учета в программе ЗУП 3.1.
Это то самое контрольное соотношение 1.3, которое проверяется в форме 6-НДФЛ для строки 140, но в отчете оно проверяется от общей суммы дохода в разделе 2. Нам же было бы идеально проверить по каждому сотруднику.
Вы можете провести упрощенную проверку начисленного налога, создав и заполнив корректировку отчета 6-НДФЛ за 1 квартал. Но есть нюанс!
На титульном листе установите дату 31.12.2025, чтобы отчет "увидел" все перерасчеты налога, которые вы сделали, это очень важно! Вы можете сделать верно все перерасчеты, но если отчет их не увидит - всё зря.
Для полной проверки вам придется пересчитать каждого сотрудника вручную, собирая данные в разрезе налоговых баз и ставок типовыми отчётами.
Можно ли как-то упростить? И снова да, вы можете скачать демо-версию отчета "Контроль НДФЛ" и проверить с ее помощью. Отчет умеет проверять каждого сотрудника, в разрезе налоговых баз и отчетных периодов.
Ссылка на демо-версию отчета по контролю НДФЛ также будет в конце статьи.
5.1. Надо ли исправить удержанный НДФЛ?
Надо ли исправлять удержанный налог после пересчета исчисленного - пожалуй, самый сложный из всех.
В пользу того, что исправлять не нужно, у меня есть два соображения:
- Согласно статье 226 НК РФ, налог удерживается при фактической выплате - и мы это сделали, когда выплачивали отпускные, командировки и так далее. Эту сумму уже зафиксировали в уведомлении по НДФЛ и в отчетности, и исправить ее по сотрудникам технически сложно;
- ФНС в письме 26.06.2025 N БС-4-11/6142@ сообщает, что начислять пени она не будет (а сумма налога по основной базе станет больше), так как организация ранее следовала предыдущим разъяснениям ФНС.
В большинстве случаев я бы не рекомендовал исправлять удержанный налог. Однако, есть ситуации, когда исправить все же придется, их не так много: закрывшиеся филиалы организации (и еще те, кто переехали в местность без РК/СН).
Возможно, нужно исправить налог и по уволенным сотрудникам. Можно не исправлять, но тогда в конце года придется передать в налоговую сумму дохода, с которой не удержан налог по основной налоговой базе, а также сумму излишне удержанного налога по базе РК/СН (что еще сложнее). Поэтому склоняюсь к мысли, что лучше все-же исправить.
5.2. Как исправить удержанный НДФЛ в программе ЗУП 3.1
Если вы все же решили исправить удержанный НДФЛ, то технически вы можете сделать это двумя способами:
- В ведомости на выплату зарплаты (предпочтительный вариант);
- Документом "Операция учета НДФЛ";
Документ "Перенос данных" использовать не рекомендую, так как сумма удержанного налога при проведении ведомости или операции учета НДФЛ отражается в нескольких регистрах, и вам придется её дублировать несколько раз, это неудобно.
Лучший вариант - исправлять прямо в ведомости, по кнопке "Изменить налог".
Иногда ведомость может быть недоступна для редактирования, на это есть всего две причины:
- Закрыт период - откройте его (измените дату запрета редактирования);
- Вы используете директ-банк и после оплаты ведомости она заблокирована: нажмите кнопку "Еще" и сбросьте флажок "Передан для выплаты" (а после исправления ведомости верните обратно).
Откройте ведомость, найдите нужного сотрудника, нажмите кнопку "Изменить налог", и перенесите сумму налога с базы РК/СН на основную налоговую базу. В примере выше мы видели, что налог пересчитан на дату 05.03.2025, а сумма налога для переноса составила 47 рублей.
Находим ведомость от 5 марта, в ней открываем налог к перечислению по нужному сотруднику. Сумму налога по "РК/СН" на 47 рублей уменьшаем, а по основной базе увеличиваем:
Внимание!!!
Если суммы налога на "РК/СН" для уменьшения не хватает, не ставьте отрицательную сумму!
Когда вы смотрите одну ведомость, вы не знаете, хватает ли налога в целом за этот квартал для уменьшения. Поэтому отнимайте столько, сколько надо, но не больше имеющейся суммы.
Если не хватает - поставьте на РК/СН нулевую сумму и попробуйте найти другую ведомость в том же квартале, в которой можно уменьшить налог.
Ваша задача - уменьшить налог по РК/СН на сумму пересчета в пределах квартала. Если вам не хватило налога для уменьшения в одной ведомости - поищите другую и уменьшайте в ней. Главное, чтобы квартал был тот же самый.
Учитывая эту тонкость, я не рекомендую уменьшать налог по РК/СН документом "Операция учета НДФЛ" - не совсем понятно, как программа отреагирует на отрицательную сумму удержанного налога в регистрах налогового учета. В релизах программы начала года такие суммы не учитывались в документе "Отражение удержанного НДФЛ в бухучете".
Итак, рекомендации:
- Постарайтесь исправить удержанный налог в ведомостях на выплату;
- Добавлять налог в операциях учета НДФЛ - можно, убавлять - лучше не надо (последствия непредсказуемые).
5.3. Если решили удержанный налог не исправлять, какие особенности и последствия
Тема это очень объемная и тянет на полноценную статью (и затрагивает так называемые "корректировки выплаты" в программе), поэтому обозначу только основные моменты.
Если сотрудник не уволен, вы будете начислять по нему зарплату до конца года. По основной налоговой базе вы удержите налог при очередной выплате. А по базе РК/СН в ведомости налог не будет появляться до тех пор, пока не накопится достаточно исчисленного налога, чтобы закрыть излишне удержанный.
Если сотрудник уволен (либо филиал закрылся), то в приложении 1 в справке 6-НДФЛ вам будет необходимо указать сумму неудержанного налога и дохода, с которого не удержан налог. Чтобы не заполнять вручную, создайте документ "Операция налогового учета НДФЛ" и заполните эти сведения на вкладке "Передано в налоговый орган".
6. Сформировать корректировку 6-НДФЛ за 1 квартал.
Вот теперь вы готовы сдавать корректировки 6-НДФЛ за первый квартал (при условии, что все исправления проделали правильно).
7. Сформировать корректировку 6-НДФЛ за полугодие
Дождитесь, пока налоговая пришлет положительный протокол по корректировке 1 квартала. Не отправляйте отчеты за полугодие раньше этого!
Если вы еще не сдавали отчет за полугодие, сдайте первичный. Если уже сдавали - сдайте корректировку.
8. Справки 2-НДФЛ для сотрудников
Можно перевыдать справки уволенным. Но сначала решите, исправляете ли удержанный налог, и будете ли передавать сведения о неудержанном в ИФНС (см. пункт 5.3).
Подведем итоги
Нужно ли вообще вносить исправления и сдавать корректировки 6-НДФЛ? Да, нужно, это требует налоговая.
Как технически все это провести в программе ЗУП 3.1, постарался рассказать в этой статьей. У вас теперь есть чек-лист из 8 пунктов и даже инструменты, которые вам помогут это сделать.
Подписывайтесь на телеграм-канал https://t.me/ndfl_6 и скачивайте обработки оттуда, выложу их под ссылкой на эту статью. Для подписчиков канала обработки бесплатны. Буду рад, если они вам помогут.
Вы также можете обратиться за помощью к нам, в ООО Магистр, чтобы мы помогли вам проделать исправления - но работа специалиста будет не бесплатной. Обратиться можно через телеграм-бот @magistrzp_bot или в чате канала https://t.me/ndfl_6