Эта статья входит в цикл материалов о кадровых документах, связанных с приёмом и увольнением сотрудников.
Карточка Т-2 — это не кулинарный рецепт и не шпионское досье. Это один из базовых документов кадрового учёта, который оформляется на каждого сотрудника, принятых по трудовому договору. И хотя сегодня кадровый документооборот активно переходит в цифру, бумажные Т-2 до сих пор живы (и здоровы) во многих компаниях — и к ним есть вполне официальные требования.
Важно понимать, что помимо формы Т-2, есть карточка Т-2ГС, она отличается от стандартной унифицированной формы и заполняется в государственных учреждениях для лиц, замещающих должности государственной (муниципальной) гражданской службы.
Сегодня разбираемся, что это за карточка, зачем она нужна, кто её ведёт, как заполнять и какие ошибки встречаются чаще всего.
🧾 Что такое форма Т-2
Карточка Т-2 — это персонифицированная учётная форма, содержащая сведения о работнике:
- личные данные,
- образование,
- трудовая деятельность,
- движения по должности,
- отпуска, и другие кадровые события.
Эта форма утверждена Постановлением Госкомстата РФ № 1 от 05.01.2004. Она не обязательна, но широко используется как унифицированная форма кадрового учёта (особенно в бумажном формате).
Обычно она хранится вместе с экземпляром трудового договора, всеми соглашениями, взятыми у сотрудника и прочими документами, которые хранятся у работодателя.
🔍 Когда и зачем ведётся карточка Т-2
Карточка Т-2 заводится на каждого сотрудника, принятого по трудовому договору. Она позволяет в одном документе отследить:
- даты приёмов, переводов, увольнений;
- образование и повышение квалификации;
- трудовой стаж;
- отпуска, командировки и прочие перемещения.
Всё это важно для:
- внутреннего контроля (в том числе при кадровых проверках);
- подготовки справок;
- ведения личных дел;
- сдачи отчётности в контролирующие органы.
📌 Кто заполняет и где хранится
Заполняет: кадровик (специалист по кадрам) на основе документов, предоставленных работником (паспорт, диплом, трудовая книжка, СНИЛС и пр.).
Хранится: в личном деле работника или в отдельной папке, по алфавиту или табельным номерам. По завершении трудовых отношений — в архиве организации.
📋 Из чего состоит карточка Т-2
Форма Т-2 состоит из нескольких разделов:
- Общие сведения
ФИО, дата рождения, пол, гражданство, ИНН, СНИЛС, семейное положение, адрес, паспортные данные. - Образование
Уровень образования, учебное заведение, квалификация, год окончания. - Повышение квалификации
Информация о курсах, семинарах, тренингах. - Трудовая деятельность
Сведения о приёмах, переводах, увольнении. Указываются даты, должности, структурные подразделения, основания (приказ № и дата). - Отпуска
Все виды отпусков с указанием дат и оснований (приказов). - Воинский учёт
Этот пункт заполняется только для военнообязанных — категория, звание, состав, годность, военкомат. - Дополнительные сведения
Квалификационные разряды, категории, допуски, поощрения и взыскания и т.д.
✍️ Как правильно заполнять
- Чёрной или синей ручкой, печатными буквами, без сокращений (кроме принятых).
- В графах указывать точные формулировки из приказов (например, "принят в отдел логистики на должность менеджера по логистике").
- Каждая запись — с основанием: номер и дата приказа.
- Если произошли изменения (например, смена фамилии или должности) — вносится новая запись, а старая не зачеркивается.
- Не допускается использование корректоров, замазывания, стирания.
🧯 Частые ошибки
❌ Указание неполных данных (например, пропущен СНИЛС, нет отметки о повышении квалификации).
❌ Ошибки в формулировках (должность указана не по штатному расписанию).
❌ Несвоевременное внесение данных (заполнение задним числом).
❌ Отсутствие подписи работника при ознакомлении.
❌ Хранение карточек без соблюдения конфиденциальности.
📁 А можно не вести Т-2?
📌 Да, можно. Форма не обязательна по закону. Но если компания использует бумажные личные дела и ведёт кадровый учёт на бумаге — форма Т-2 остаётся удобной и понятной, особенно для проверок и аудита.
Если же ведётся электронный кадровый документооборот, карточка Т-2, как правило, заменяется электронным профилем сотрудника в системе (например, 1С, СБИС, Контур и др.).
📌 В чём разница между карточкой Т-2 и Т-2ГС(МС)?
Основное отличие этих карточек в том, что Т-2 — необязательный кадровый документ, который можно не вести. В то время как карточка Т-2ГС(МС) обязательна для государственных и муниципальных органов.
Важно отметить, что Т-2ГС(МС) — это более детализированная версия стандартной карточки Т-2. Она включает данные о стаже государственной службы, классных чинах, квалификации и других профессиональных аспектах.
📎 Подводим итоги
📌 Карточка Т-2 — это не формальность, а рабочий инструмент кадровика. Она помогает фиксировать все важные события в трудовой жизни сотрудника и быть уверенным: ничего не забыто и всё оформлено корректно.
📌 Даже если вы переходите в цифру — знать структуру и правила карточки Т-2 нужно каждому кадровику. Особенно на проверках: инспекторы часто просят именно её.
__________________________________________
А в вашей компании ещё ведут Т-2 на бумаге? Или всё уже в цифре? Делитесь в комментариях!
📌 Подписывайтесь на «Блокнот кадровика», чтобы не пропустить важные разборы и практические советы из нашей профессии.