Финансовым службам вузов ежегодно приходится балансировать между растущими потребностями в печатных ресурсах и ограниченным бюджетом. Традиционная модель содержания собственного парка техники приводит к непредсказуемым расходам, тогда как аренда оборудования с оплатой за копию предлагает принципиально иной подход к планированию. Разберём, как это решение помогает финансовым службам вузов добиться прозрачности и стабильности в расходах.
1. Фиксированная стоимость против непредвиденных расходов
Проблема при содержании собственного парка:
- Сезонные колебания – резкий рост потребления тонера в период сессий и приёмной кампании.
- Скрытые затраты – внеплановые ремонты, преждевременный износ дорогостоящих узлов.
- Ценовые скачки – зависимость от рыночных цен на расходные материалы.
Решение с арендой:
- Плата только за фактическое использование (количество копий).
- Все сопутствующие расходы включены в тариф:
- Заправка картриджей.
- Техническое обслуживание.
- Замена изношенных деталей.
3. Финансовая дисциплина – ежемесячные платежи легко прогнозировать.
Пример:
Вуз печатает 200 000 страниц в год:
- При собственном парке: 800 000 руб. (техника) + 300 000 руб. (расходники) + 150 000 руб. (ремонты) = 1 250 000 руб.
- При аренде (0,5 руб./стр.): 200 000 × 0,5 = 100 000 руб./год.
2. Упрощение бюджетного процесса
Типичные сложности при самостоятельном содержании техники:
- Необходимость резервирования средств на непредвиденный ремонт.
- Сложности в распределении затрат между подразделениями.
- Трудоёмкий учёт списания материалов.
Преимущества арендной модели:
- Единый платёж – все затраты объединены в одном акте.
- Гибкое масштабирование – можно увеличивать/уменьшать количество устройств без пересмотра бюджета.
- Автоматизированный учёт – большинство поставщиков предоставляют детализированные отчёты по печати.
Кейс:
Технический университет перешёл на аренду 15 МФУ. Результат:
- Сокращение статей бюджета на печать на 40%.
- Уменьшение документооборота по учёту оргтехники на 70%.
3. Долгосрочная финансовая выгода
Сравнение за 5 лет (средний срок эксплуатации техники):
Важно: Для бюджетных учреждений аренда часто предпочтительнее, так как:
- Не требует крупных единовременных затрат (соответствует принципам госзакупок).
- Позволяет перераспределить сэкономленные средства на другие нужды.
4. Интеграция с системой госзакупок
Как правильно оформить аренду:
- Провести анализ рынка – сравнить предложения по стоимости копии
- Заключить долгосрочный договор (3-5 лет) через электронный аукцион
- Прописать в контракте:
- Порядок изменения тарифов
- Условия замены оборудования
- Ответственность за несвоевременное обслуживание
Подсказка: Используйте категорию "Услуги по предоставлению в аренду копировально-множительной техники" (ОКПД2 77.33.19.130).
Вывод: 3 причины пересмотреть подход к печати
- Контроль расходов – вместо десятков статей бюджета одна предсказуемая строка.
- Снижение нагрузки на бухгалтерию – минимум документов по списанию и учёту.
- Свобода манёвра – возможность оперативно адаптироваться к изменениям нагрузки.
Что делать дальше?
- Провести аудит текущих затрат на печать.
- Запросить коммерческие предложения от арендодателей.
- Сравнить полную стоимость владения за 3-5 лет.
