Как аренда печатной техники с оплатой за копию упрощает бюджетное планирование в вузе

Финансовым службам вузов ежегодно приходится балансировать между растущими потребностями в печатных ресурсах и ограниченным бюджетом. Традиционная модель содержания собственного парка техники приводит к непредсказуемым расходам, тогда как аренда оборудования с оплатой за копию предлагает принципиально иной подход к планированию. Разберём, как это решение помогает финансовым службам вузов добиться прозрачности и стабильности в расходах.

1. Фиксированная стоимость против непредвиденных расходов

Проблема при содержании собственного парка:

• Сезонные колебания – резкий рост потребления тонера в период сессий и приёмной кампании.
• Скрытые затраты – внеплановые ремонты, преждевременный износ дорогостоящих узлов.
• Ценовые скачки – зависимость от рыночных цен на расходные материалы.

Решение с арендой:

1. Плата только за фактическое использование (количество копий).
2. Все сопутствующие расходы включены в тариф:

• Заправка картриджей.
• Техническое обслуживание.
• Замена изношенных деталей.

3. Финансовая дисциплина – ежемесячные платежи легко прогнозировать.

Пример:

Вуз печатает 200 000 страниц в год:

• При собственном парке: 800 000 руб. (техника) + 300 000 руб. (расходники) + 150 000 руб. (ремонты) = 1 250 000 руб.
• При аренде (0,5 руб./стр.): 200 000 × 0,5 = 100 000 руб./год.

2. Упрощение бюджетного процесса

Типичные сложности при самостоятельном содержании техники:

• Необходимость резервирования средств на непредвиденный ремонт.
• Сложности в распределении затрат между подразделениями.
• Трудоёмкий учёт списания материалов.

Преимущества арендной модели:

• Единый платёж – все затраты объединены в одном акте.
• Гибкое масштабирование – можно увеличивать/уменьшать количество устройств без пересмотра бюджета.
• Автоматизированный учёт – большинство поставщиков предоставляют детализированные отчёты по печати.

Кейс:

Технический университет перешёл на аренду 15 МФУ. Результат:

• Сокращение статей бюджета на печать на 40%.
• Уменьшение документооборота по учёту оргтехники на 70%.

3. Долгосрочная финансовая выгода

Сравнение за 5 лет (средний срок эксплуатации техники):

Важно: Для бюджетных учреждений аренда часто предпочтительнее, так как:

• Не требует крупных единовременных затрат (соответствует принципам госзакупок).
• Позволяет перераспределить сэкономленные средства на другие нужды.

4. Интеграция с системой госзакупок

Как правильно оформить аренду:

1. Провести анализ рынка – сравнить предложения по стоимости копии
2. Заключить долгосрочный договор (3-5 лет) через электронный аукцион
3. Прописать в контракте:

• Порядок изменения тарифов
• Условия замены оборудования
• Ответственность за несвоевременное обслуживание

Подсказка: Используйте категорию "Услуги по предоставлению в аренду копировально-множительной техники" (ОКПД2 77.33.19.130).

Вывод: 3 причины пересмотреть подход к печати

1. Контроль расходов – вместо десятков статей бюджета одна предсказуемая строка.
2. Снижение нагрузки на бухгалтерию – минимум документов по списанию и учёту.
3. Свобода манёвра – возможность оперативно адаптироваться к изменениям нагрузки.

Что делать дальше?

1. Провести аудит текущих затрат на печать.
2. Запросить коммерческие предложения от арендодателей.
3. Сравнить полную стоимость владения за 3-5 лет.